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「Googleカレンダーなどに入力した顧客とのアポイント情報を、Zoho CRMに手作業で転記するのが面倒…」
「カレンダーとCRMの情報が同期されておらず、営業活動の記録に漏れや重複が発生してしまう…」
このように、スケジュール管理ツールとCRMツールの間で発生する手作業でのデータ入力に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">カレンダーに新しい予定を追加するだけで、その情報が自動でZoho CRMに顧客情報や活動履歴として登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや確認の手間をなくしながら、より価値の高い営業活動に集中できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">カレンダーの予定をZoho CRMに連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
それでは、ここから代表的な例として、Googleカレンダーに予定が登録された際に、Zoho CRMにレコードを自動で登録するフローを解説していきます。
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Zoho CRM
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleカレンダーのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGoogleカレンダーを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので必要事項を確認し、「続行」を選択します。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録が完了です。
Zoho CRMのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「予定が作成されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Googleカレンダーと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にGoogleカレンダーで予定を作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト会議」や「テストMT」など）でOKです。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「カレンダーID」は、注釈に沿って入力しましょう。
なお、「候補」から情報を選択することもできます。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「種別」には、検知対象の予定が管理されているカレンダーの種別をプルダウンから選択してください。
※未設定の場合、すべての種別が対象となります。
「検索キーワード」には、更新対象となる予定のキーワードを任意で設定できます。
今回のテストでは、【会議】を対象キーワードとしました。
すべての設定が完了したら「テスト」を実行します。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
予定情報が反映していればOKです。
「保存する」を押して次に進みましょう！
「予定の作成」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「イベントのタイトル」は、取得した値を活用し設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「詳細」も、取得した値を活用し設定しましょう。
固定値と組み合わせ、用途に合わせ自由に文章を作成してください。
「終日かどうか」は、プルダウンから選択可能です。
「開始日時」と「終了日時」は、取得した値から設定可能です。
「Zohoドメイン」は、Zoho CRMのURLから確認し入力しましょう。
設定が完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
確認をし「保存する」を押してください。
「タスクを作成」を、クリックしてください。
再度、Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「Zohoドメイン」は、ステップ4で入力したものと同様の設定をしてください。
「タスクのタイトル」は、取得した値を活用し設定しましょう。
今回は『予定のタイトル(変数)』＋『_事前準備(固定値)』でタイトルを作成しています。
「タスクの期日」は、「日付」を活用し設定できます。
日付の中から任意で選択してください。取得した値から予定の開始日時を設定することも可能です。
「タスクのステータス」は、テンプレートで「開始前」に設定されています。
必要に応じて変更しても、そのままご利用いただいても問題ありません。
「関連モジュール」は、タスクを紐づけるモジュールをプルダウンから選択してください。
以下の項目は、必要に応じて任意で設定可能です。
注釈を確認しながら入力してください。
最後に「タスクの詳細」を、取得した値と固定値を組み合わせて、自由に作成してください。
完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にタスクが作成されるので、Zoho CRMのタスクを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！
お疲れさまでした。
Yoomでは、Zoho CRMを使ったさまざまな業務を自動化することができます。
例えば、Zoho CRMで会議予定を登録したら、Googleカレンダーに予定を作成後、会議リンクを発行してGmailで送信する自動化が可能です。
簡単な設定だけで手作業による定型作業を省けるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
カレンダーとZoho CRMの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予定情報の転記作業の手間をなくし、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は更新された顧客情報に基づいて迅速なアプローチが可能となり、本来注力すべき商談や顧客との関係構築といったコア業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：予定の参加者や場所といった詳細情報も連携できますか？
A：はい、可能です。
Zoho CRMのアクション設定で、取得した値を活用することで、参加者や場所などの情報を連携できます。
Q：「社内会議」など特定の予定を連携対象から除外できますか？
A：可能です。
ミニプラン以上でご利用いただける分岐設定をトリガーの下に追加することで、条件に応じて連携の可否を分けることができます。
Q：チームで利用している共有カレンダーの予定も連携できますか？
A：共有カレンダーとも連携可能です。
参加している共有カレンダーがある場合は、対象カレンダーが候補として表示されるため、その中から選択できます。
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