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■概要
GoogleカレンダーとZoho CRMを併用していると、それぞれのツールに同じ予定を二重で入力する手間が発生しがちです。この手作業は時間を要するだけでなく、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、自動でZoho CRMにも予定と関連タスクが作成されます。GoogleカレンダーとZoho CRM間の連携を自動化し、日々のスケジュール管理と顧客管理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Googleカレンダーなどに入力した顧客とのアポイント情報を、Zoho CRMに手作業で転記するのが面倒…」
「カレンダーとCRMの情報が同期されておらず、営業活動の記録に漏れや重複が発生してしまう…」
このように、スケジュール管理ツールとCRMツールの間で発生する手作業でのデータ入力に、課題を感じていませんか？
もし、カレンダーに新しい予定を追加するだけで、その情報が自動でZoho CRMに顧客情報や活動履歴として登録される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや確認の手間をなくしながら、より価値の高い営業活動に集中できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomにはカレンダーの予定をZoho CRMに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
GoogleカレンダーとZoho CRMを併用していると、それぞれのツールに同じ予定を二重で入力する手間が発生しがちです。この手作業は時間を要するだけでなく、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、自動でZoho CRMにも予定と関連タスクが作成されます。GoogleカレンダーとZoho CRM間の連携を自動化し、日々のスケジュール管理と顧客管理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、ここから代表的な例として、Googleカレンダーに予定が登録された際に、Zoho CRMにレコードを自動で登録するフローを解説していきます。
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Zoho CRM
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
GoogleカレンダーとZoho CRMを併用していると、それぞれのツールに同じ予定を二重で入力する手間が発生しがちです。この手作業は時間を要するだけでなく、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、自動でZoho CRMにも予定と関連タスクが作成されます。GoogleカレンダーとZoho CRM間の連携を自動化し、日々のスケジュール管理と顧客管理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleカレンダーのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGoogleカレンダーを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので必要事項を確認し、「続行」を選択します。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録が完了です。
Zoho CRMのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
GoogleカレンダーとZoho CRMを併用していると、それぞれのツールに同じ予定を二重で入力する手間が発生しがちです。この手作業は時間を要するだけでなく、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、自動でZoho CRMにも予定と関連タスクが作成されます。GoogleカレンダーとZoho CRM間の連携を自動化し、日々のスケジュール管理と顧客管理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「予定が作成されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Googleカレンダーと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にGoogleカレンダーで予定を作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト会議」や「テストMT」など）でOKです。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「カレンダーID」は、注釈に沿って入力しましょう。
なお、「候補」から情報を選択することもできます。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「種別」には、検知対象の予定が管理されているカレンダーの種別をプルダウンから選択してください。
※未設定の場合、すべての種別が対象となります。
「検索キーワード」には、更新対象となる予定のキーワードを任意で設定できます。
今回のテストでは、【会議】を対象キーワードとしました。
すべての設定が完了したら「テスト」を実行します。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
予定情報が反映していればOKです。
「保存する」を押して次に進みましょう！
「予定の作成」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「イベントのタイトル」は、取得した値を活用し設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「詳細」も、取得した値を活用し設定しましょう。
固定値と組み合わせ、用途に合わせ自由に文章を作成してください。
「終日かどうか」は、プルダウンから選択可能です。
「開始日時」と「終了日時」は、取得した値から設定可能です。
「Zohoドメイン」は、Zoho CRMのURLから確認し入力しましょう。
設定が完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
確認をし「保存する」を押してください。
「タスクを作成」を、クリックしてください。
再度、Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「Zohoドメイン」は、ステップ4で入力したものと同様の設定をしてください。
「タスクのタイトル」は、取得した値を活用し設定しましょう。
今回は『予定のタイトル(変数)』＋『_事前準備(固定値)』でタイトルを作成しています。
「タスクの期日」は、「日付」を活用し設定できます。
日付の中から任意で選択してください。取得した値から予定の開始日時を設定することも可能です。
「タスクのステータス」は、テンプレートで「開始前」に設定されています。
必要に応じて変更しても、そのままご利用いただいても問題ありません。
「関連モジュール」は、タスクを紐づけるモジュールをプルダウンから選択してください。
以下の項目は、必要に応じて任意で設定可能です。
注釈を確認しながら入力してください。
最後に「タスクの詳細」を、取得した値と固定値を組み合わせて、自由に作成してください。
完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にタスクが作成されるので、Zoho CRMのタスクを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！
お疲れさまでした。
Yoomでは、Zoho CRMを使ったさまざまな業務を自動化することができます。
例えば、Zoho CRMで会議予定を登録したら、Googleカレンダーに予定を作成後、会議リンクを発行してGmailで送信する自動化が可能です。
簡単な設定だけで手作業による定型作業を省けるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは追加した内容がすぐに反映されるため、素早い情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を手動でZoho CRMに再入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
作業効率を上げるために手入力をなるべく減らしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに行が追加されたら、自動で追加された内容を引用してZoho CRMに取引先を追加するため、手作業を省くことができます。
また引用された内容を反映することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・無料セミナーの集客などを行っているマーケティング担当者
2.Zoho CRMを利用して顧客の登録を行っている方
・顧客の情報管理を行う営業担当や営業アシスタント
・関係企業の情報やデータを管理している総務担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
3.手入力の手間を削減し、自動化を考えている方
・業務効率化を目指すスタートアップ企業の経営者
・入力作業を多くこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でZoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
・Zoho CRMに見込み客を自動で登録することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定の登録と同時にZoho CRMに情報が入力されるため、予定開始までに十分な事前準備の時間を確保することが可能となり、質の高いマーケティングや営業を行うことができます。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
■注意事項
・Calendly、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで顧客との会議予定が作成されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoho CRMを営業活動に利用している方
・登録した会議情報を他のツールでも使用したい方
2. Googleカレンダーを業務に利用している方
・会議の予定登録ミスや抜け漏れを防ぎ、スケジュール管理の正確性向上を目指す方
3. Gmailで顧客との連絡を行っている方
・会議案内などの定型メールを自動送信することで業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMにオンライン会議の予定を登録した際、カレンダー登録から会議URLのメール送信までを自動化できるため、転記ミスや連絡漏れのリスクを最小限に抑えることができます。
また、顧客との連絡プロセスが標準化され、迅速かつ一貫性のある対応が可能になります。
■注意事項
・Zoho CRM、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐機能はミニプラン以上、AI機能はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoho CRMで管理しているタスクを、別途Googleカレンダーに手入力で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Zoho CRMのAPIを利用した連携などを検討しているものの、専門知識がなく実現できていないという課題を解決します。Zoho CRMに新しいタスクが作成されると、その情報が自動でGoogleカレンダーに登録され、タスク管理とスケジュール管理を一元化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMに新規見込み客が登録されたら、Microsoft Teamsに連携して指定のチャンネルにメッセージを通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み客を顧客化する業務の担当者
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
2.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Zoho CRMへの登録完了を自動で通知してくれるため、手作業での連絡の必要がなく業務効率化に繋がります。
・Microsoft Teamsへ完了通知することで、チーム全体への周知を行える為リード情報に関する情報共有などが活発になり、チーム全体の連携が強化されます。
・新規見込み客が登録されると、直ぐにMicrosoft Teamsの指定チャンネルに通知が届くことで、営業担当者はリード獲得を逃すことなく、迅速なフォローアップが可能に繋がります。
■注意事項
・Microsoft Teams、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Zoho CRMとGoogleカレンダーを併用していると、双方に同じ予定を二重で入力する手間が発生しがちです。また、手作業による入力では、登録漏れや内容の転記ミスが起こる可能性も否定できません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Zoho CRMにも自動で予定が作成されるため、こうした連携の手間やミスを解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でZoho CRMを活用する方
・取引先との間に発生したタスクを管理している方
・営業活動でZoho CRMを活用している営業チーム
2.Notionでタスク管理を行っている方
・チーム内のタスクをNotionで一元管理している方
・Zoho CRMに追加されたタスクをNotionにも連携している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報の管理や商談の追跡が行えるシステムで、営業活動に必要なタスクを登録でき、円滑に営業活動を進めることができます。
しかし、タスク管理において複数のツールを使い分けて管理している場合、毎回発生するデータ連携作業は手間です。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとNotionのレコードに自動でタスクを追加することができます。
Notionでチーム内のタスクを一元管理している場合、毎回Zoho CRMからタスク情報を転記する必要がなくなり、管理業務を効率化できます。
また、誤入力や登録漏れも防止できるため、タスク管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたびに、手作業でOneDriveにフォルダを作成していませんか？
こうした作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間になり、命名ミスや作成漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先を登録するだけで、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
定型業務の効率化を実現し、ヒューマンエラーを防ぎましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMで管理している顧客とのアポイントや社内会議の予定を、手作業でGoogleカレンダーに転記していませんか。この二重入力の手間や、転記ミスによるダブルブッキングは、業務効率を低下させる一因です。このワークフローは、Zoho CRMとGoogleカレンダーの連携を自動化し、こうした課題を解決します。Zoho CRMに新しい予定が登録されると、その情報が自動でGoogleカレンダーに反映されるため、手入力の手間とヒューマンエラーをなくし、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
カレンダーとZoho CRMの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた予定情報の転記作業の手間をなくし、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は更新された顧客情報に基づいて迅速なアプローチが可能となり、本来注力すべき商談や顧客との関係構築といったコア業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：予定の参加者や場所といった詳細情報も連携できますか？
A：はい、可能です。
Zoho CRMのアクション設定で、取得した値を活用することで、参加者や場所などの情報を連携できます。
Q：「社内会議」など特定の予定を連携対象から除外できますか？
A：可能です。
ミニプラン以上でご利用いただける分岐設定をトリガーの下に追加することで、条件に応じて連携の可否を分けることができます。
Q：チームで利用している共有カレンダーの予定も連携できますか？
A：共有カレンダーとも連携可能です。
参加している共有カレンダーがある場合は、対象カレンダーが候補として表示されるため、その中から選択できます。
