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「DocuSignで契約が完了したら、その内容をSmartsheetに手入力している…」
「契約情報を転記する際に、入力ミスや更新漏れが発生してしまい、確認に手間がかかる…」
このように、DocuSignとSmartsheet間での手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">DocuSignでの契約完了をきっかけに、Smartsheetへ自動で情報を追加する仕組み</span>があれば、これらの定型的な悩みから解放され、入力ミスや確認の手間をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、日々の業務の効率化を図れるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DocuSignとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DocuSignとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記作業を自動化し、業務の効率化を図ることが可能になります。例えば、DocuSignでの契約完了情報をタイムリーにSmartsheetに反映させるといった連携が実現できます。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約者名や契約日といった情報を手作業でSmartsheetの管理シートに転記していると、手間がかかるだけでなく入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
この連携を設定すれば、<span class="mark-yellow">エンベロープの完了をトリガーに、必要な情報を自動でSmartsheetの指定したシートに行として追加</span>できるため、手作業による転記業務をなくし、正確な情報に基づいたデータ管理を実現します。
特定の大型契約やプロジェクトがDocuSignで完了した際に、都度Smartsheetで新しい管理用のシートを手動で作成する作業は、手間がかかり非効率ではないでしょうか。
この自動化を活用することで、<span class="mark-yellow">契約完了と同時にSmartsheet上に新しいシートを自動で生成し、案件管理をすぐに開始</span>できるため、プロジェクトの立ち上げを迅速化し、管理体制の標準化も図れます。
それでは、実際にDocuSignとSmartsheetを連携したフローを作成する手順を解説していきます。
今回は、ノーコードで誰でも簡単に自動化フローを構築できるYoomを使用しますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「DocuSignでエンベロープが完了したら、情報を取得しSmartsheetに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
DocuSignとSmartsheetをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓にDocuSignと入力し、検索結果からDocuSignのアイコンを選択します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
4.続いてSmartsheetをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSmartsheetを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
5.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
次の画面で、「許可」をクリックしてください。
マイアプリにDocuSignとSmartsheetが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】DocuSignでエンベロープが完了したら、情報を取得しSmartsheetに追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、DocuSignの画面で設定を行います。
設定が完了したら、DocuSignでエンベロープを完了させましょう！
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
完了したら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ったら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「特定のエンベロープの情報を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、情報取得に成功したら「保存する」をクリックします。
※以下は、テスト前の状態です。テストが成功すると、各項目の横にDocuSignから取得した値が表示されます。
1.アプリと連携する「行を追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「シートID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
3.セル情報の各項目を設定していきましょう。
「カラムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「値」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSmartsheetにデータが追加されることを確認してください。
※今回は、DocuSignの取得した値が空白のため、設定で「取得した値を選択した部分」が空欄になっています。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はDocuSignからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからDocuSignへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで管理している案件リストに新しい行が追加された際、その情報をもとに手作業でDocuSignの契約書（エンベロープ）を作成するのは時間がかかり、情報の転記ミスも起こりがちです。
このテンプレートを使えば<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されると、その行の情報を利用してDocuSignのエンベロープを自動で作成し、送信</span>することが可能になるため、契約業務を効率化し、ミスなく迅速な契約締結を実現できるはずです。
Smartsheet上で行が作成されたらDocuSignで書類のフィールドに値を作成する連携です。
この自動化を導入することで、<span class="mark-yellow">Smartsheetへの行追加をトリガーにして、DocuSignで管理する書類のフィールドへ値を自動で追加できるため、</span>契約プロセスのスピードアップや担当者の負担軽減に繋がります。
DocuSignやSmartsheetのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のアプリと連携することで、契約書の送信を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で契約書を送信する工程を削減できるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
他のデータベースやメールアプリと連携することで、Smartsheetに行が追加されたら、転記したり通知したりする業務を自動化できます。
手作業での転記や通知作業を削減できるため、人為的ミスを防ぎ、スムーズな情報共有を実現したいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
DocuSignとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたDocuSignとSmartsheet間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:DocuSignの契約書PDFも連携できますか？
A:はい、連携可能です。
解説したフローに、DocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロード」アクションと「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクション、そしてSmartsheetの「行にファイルを添付」アクションを追加することで実現できます。
設定する際の構成は以下になります。
Q:連携が失敗した場合の通知方法は？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
Q:特定の条件で連携を制御できますか？
A:はい、可能です。
条件分岐のオペレーションを設定することで、特定のエンベロープ情報だけをSmartsheetに連携することもできます。
分岐処理については、こちらをご確認ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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