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■概要
DocuSignで契約書への署名が完了した後、その内容をSmartsheetの管理シートへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、DocuSignとSmartsheetを連携させ、エンベロープの完了情報を自動でシートに追加します。面倒な転記作業から解放され、契約管理業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「DocuSignで契約が完了したら、その内容をSmartsheetに手入力している…」
「契約情報を転記する際に、入力ミスや更新漏れが発生してしまい、確認に手間がかかる…」
このように、DocuSignとSmartsheet間での手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、DocuSignでの契約完了をきっかけに、Smartsheetへ自動で情報を追加する仕組みがあれば、これらの定型的な悩みから解放され、入力ミスや確認の手間をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、日々の業務の効率化を図れるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはDocuSignとSmartsheetを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
DocuSignで契約書への署名が完了した後、その内容をSmartsheetの管理シートへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、DocuSignとSmartsheetを連携させ、エンベロープの完了情報を自動でシートに追加します。面倒な転記作業から解放され、契約管理業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DocuSignとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記作業を自動化し、業務の効率化を図ることが可能になります。例えば、DocuSignでの契約完了情報をタイムリーにSmartsheetに反映させるといった連携が実現できます。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約者名や契約日といった情報を手作業でSmartsheetの管理シートに転記していると、手間がかかるだけでなく入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
この連携を設定すれば、エンベロープの完了をトリガーに、必要な情報を自動でSmartsheetの指定したシートに行として追加できるため、手作業による転記業務をなくし、正確な情報に基づいたデータ管理を実現します。
■概要
DocuSignで契約書への署名が完了した後、その内容をSmartsheetの管理シートへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、DocuSignとSmartsheetを連携させ、エンベロープの完了情報を自動でシートに追加します。面倒な転記作業から解放され、契約管理業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
特定の大型契約やプロジェクトがDocuSignで完了した際に、都度Smartsheetで新しい管理用のシートを手動で作成する作業は、手間がかかり非効率ではないでしょうか。
この自動化を活用することで、契約完了と同時にSmartsheet上に新しいシートを自動で生成し、案件管理をすぐに開始できるため、プロジェクトの立ち上げを迅速化し、管理体制の標準化も図れます。
■概要
DocuSignで契約が締結された後、その内容をSmartsheetのプロジェクト管理に手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、DocuSignとSmartsheetを連携させ、エンベロープ完了の通知をきっかけに、契約情報を自動で取得しSmartsheet上にシートとして作成します。手作業による手間をなくし、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、実際にDocuSignとSmartsheetを連携したフローを作成する手順を解説していきます。
今回は、ノーコードで誰でも簡単に自動化フローを構築できるYoomを使用しますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「DocuSignでエンベロープが完了したら、情報を取得しSmartsheetに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
DocuSignで契約書への署名が完了した後、その内容をSmartsheetの管理シートへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、DocuSignとSmartsheetを連携させ、エンベロープの完了情報を自動でシートに追加します。面倒な転記作業から解放され、契約管理業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
DocuSignとSmartsheetをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓にDocuSignと入力し、検索結果からDocuSignのアイコンを選択します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
4.続いてSmartsheetをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSmartsheetを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
5.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
次の画面で、「許可」をクリックしてください。
マイアプリにDocuSignとSmartsheetが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
DocuSignで契約書への署名が完了した後、その内容をSmartsheetの管理シートへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、DocuSignとSmartsheetを連携させ、エンベロープの完了情報を自動でシートに追加します。面倒な転記作業から解放され、契約管理業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】DocuSignでエンベロープが完了したら、情報を取得しSmartsheetに追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、DocuSignの画面で設定を行います。
設定が完了したら、DocuSignでエンベロープを完了させましょう！
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
完了したら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ったら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「特定のエンベロープの情報を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、情報取得に成功したら「保存する」をクリックします。
※以下は、テスト前の状態です。テストが成功すると、各項目の横にDocuSignから取得した値が表示されます。
1.アプリと連携する「行を追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「シートID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
3.セル情報の各項目を設定していきましょう。
「カラムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「値」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSmartsheetにデータが追加されることを確認してください。
※今回は、DocuSignの取得した値が空白のため、設定で「取得した値を選択した部分」が空欄になっています。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はDocuSignからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからDocuSignへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで管理している案件リストに新しい行が追加された際、その情報をもとに手作業でDocuSignの契約書（エンベロープ）を作成するのは時間がかかり、情報の転記ミスも起こりがちです。
このテンプレートを使えばSmartsheetに新しい行が追加されると、その行の情報を利用してDocuSignのエンベロープを自動で作成し、送信することが可能になるため、契約業務を効率化し、ミスなく迅速な契約締結を実現できるはずです。
■概要
プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetをご利用の方で、契約書などの書類送付にDocuSignを使用している際、手動での情報転記や書類作成に手間を感じていませんか。特に、Smartsheetに新しい案件や情報が追加されるたびにDocuSignでエンベロープを作成する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローは、そうしたSmartsheetとDocuSign間の連携作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Smartsheet上で行が作成されたらDocuSignで書類のフィールドに値を作成する連携です。
この自動化を導入することで、Smartsheetへの行追加をトリガーにして、DocuSignで管理する書類のフィールドへ値を自動で追加できるため、契約プロセスのスピードアップや担当者の負担軽減に繋がります。
■概要
Smartsheetで管理している情報をもとに、DocuSignで契約書などの書類を作成する際、手作業による情報の転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとDocuSignをスムーズに連携させることができ、Smartsheet上で行が作成されるだけでDocuSignの書類のフィールドに自動で値が追加され、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DocuSignやSmartsheetのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のアプリと連携することで、契約書の送信を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で契約書を送信する工程を削減できるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方
・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報を手作業で追加するのは入力ミスに繋がる可能性があります。
DocuSignとGoogle スプレッドシートを連携することで、自動でDocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されます。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。
■注意事項
・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知をSlack上でチームメンバーへ迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてSlackに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でSlackへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
DocuSignとSlackを連携することでチーム全体の生産性向上のために手間を省くことが可能になります。
Slackへ契約完了した内容を自動通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上を図ることができます。
■注意事項
・DocuSign、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Googleフォームに回答された内容を用いて、Docusignで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の作成と送付を頻繁に行う必要がある方
2.契約書の送付プロセスを自動化し、手動作業を減らしたいと考えている方
3.GoogleフォームとDocuSignを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手入力によるミスが減り、契約書の正確性が向上します。
・テンプレートを使用することで、すべての契約書が一貫したフォーマットで作成されます。
■注意事項
・Googleフォーム、DocuSignそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他のデータベースやメールアプリと連携することで、Smartsheetに行が追加されたら、転記したり通知したりする業務を自動化できます。
手作業での転記や通知作業を削減できるため、人為的ミスを防ぎ、スムーズな情報共有を実現したいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、Smartsheetへ一つひとつ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。コピー＆ペーストによる単純作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに回答が送信されたタイミングで、Smartsheetへ自動で情報が登録されるため、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率を高めることに繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Meta広告で獲得したリード情報を、一件ずつSmartsheetに手作業で入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリードが登録されると、自動でSmartsheetの指定したシートに行が追加されます。手作業によるデータ転記の手間を省き、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetをご利用の際、新しいタスクや行が追加されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は重要な一方で、連絡漏れや遅延のリリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されると自動でOutlookからメールを送信できるため、smartsheetとoutlookを連携させた効率的な情報共有体制を構築し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、分析やレポート作成のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際に転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加されるたびに、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、こうしたデータ連携に伴う課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DocuSignとSmartsheetの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたDocuSignとSmartsheet間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:DocuSignの契約書PDFも連携できますか？
A:はい、連携可能です。
解説したフローに、DocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロード」アクションと「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクション、そしてSmartsheetの「行にファイルを添付」アクションを追加することで実現できます。
設定する際の構成は以下になります。
Q:連携が失敗した場合の通知方法は？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
Q:特定の条件で連携を制御できますか？
A:はい、可能です。
条件分岐のオペレーションを設定することで、特定のエンベロープ情報だけをSmartsheetに連携することもできます。
分岐処理については、こちらをご確認ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
