■概要
DocuSignで契約が締結された後、その内容をSmartsheetのプロジェクト管理に手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、DocuSignとSmartsheetを連携させ、エンベロープ完了の通知をきっかけに、契約情報を自動で取得しSmartsheet上にシートとして作成します。手作業による手間をなくし、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約情報を、手作業でSmartsheetに転記している担当者の方
- DocuSignとSmartsheetを連携させ、契約後のタスク管理を自動化したいと考えている方
- 契約関連業務のヒューマンエラーを減らし、プロセスを標準化したいと考えている法務・営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでエンベロープが完了すると自動でSmartsheetにシートが作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「シートを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとにシートを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetでシートを作成するアクションを設定する際、シートが作成される場所を指定するため、親フォルダIDを任意で設定してください。
- シート作成の元となるテンプレートがある場合は、そのテンプレートIDを任意で設定してください。
- 作成するシートの名称は、固定のテキストやDocuSignから取得した情報を用いて任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
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