DocuSignでエンベロープが完了したら、情報を取得しSmartsheetでシートを作成する

■概要

DocuSignで契約が締結された後、その内容をSmartsheetのプロジェクト管理に手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、DocuSignとSmartsheetを連携させ、エンベロープ完了の通知をきっかけに、契約情報を自動で取得しSmartsheet上にシートとして作成します。手作業による手間をなくし、迅速で正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignで締結した契約情報を、手作業でSmartsheetに転記している担当者の方
• DocuSignとSmartsheetを連携させ、契約後のタスク管理を自動化したいと考えている方
• 契約関連業務のヒューマンエラーを減らし、プロセスを標準化したいと考えている法務・営業部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでエンベロープが完了すると自動でSmartsheetにシートが作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を削減できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「シートを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとにシートを作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetでシートを作成するアクションを設定する際、シートが作成される場所を指定するため、親フォルダIDを任意で設定してください。
• シート作成の元となるテンプレートがある場合は、そのテンプレートIDを任意で設定してください。
• 作成するシートの名称は、固定のテキストやDocuSignから取得した情報を用いて任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍DocuSign、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。