DocuSignでエンベロープが完了したら、情報を取得しSmartsheetに追加する

■概要

DocuSignで契約書への署名が完了した後、その内容をSmartsheetの管理シートへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、DocuSignとSmartsheetを連携させ、エンベロープの完了情報を自動でシートに追加します。面倒な転記作業から解放され、契約管理業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignでの契約締結後、Smartsheetへの情報転記を手作業で行っている方
• 契約管理プロセスを自動化し、ヒューマンエラーを削減したい法務・営業部門の方
• アプリ連携による業務フローの効率化を検討している管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでのエンベロープ完了を起点にSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた転記時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得」アクションを設定し、完了したエンベロープの詳細を取得します。
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を任意のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetの「行を追加」オペレーションにて、情報を追加したい対象シートのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍DocuSign、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。