Smartsheetで行が作成されたら、DocuSignでエンベロープを作成する

■概要

プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetをご利用の方で、契約書などの書類送付にDocuSignを使用している際、手動での情報転記や書類作成に手間を感じていませんか。特に、Smartsheetに新しい案件や情報が追加されるたびにDocuSignでエンベロープを作成する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローは、そうしたSmartsheetとDocuSign間の連携作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Smartsheetで管理している情報をもとに、DocuSignで契約書などの書類を送付している方
• 手作業によるSmartsheetからDocuSignへの情報転記に、時間的な負担を感じている方
• 契約プロセスの自動化を検討しており、アプリ連携に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetに新しい行が作成されると、自動でDocuSignのエンベロープが作成されるため、手作業の時間を削減できます
• 手動での情報入力が不要になることで、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をマッピングします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetのトリガー設定で、監視対象としたいシートのIDを任意で設定してください
• DocuSignのオペレーション設定で、エンベロープを作成するアカウントIDを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Smartsheet、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。