Smartsheetで行が作成されたら、DocuSignで書類のフィールドに値を追加する

■概要

Smartsheetで管理している情報をもとに、DocuSignで契約書などの書類を作成する際、手作業による情報の転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとDocuSignをスムーズに連携させることができ、Smartsheet上で行が作成されるだけでDocuSignの書類のフィールドに自動で値が追加され、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartsheetとDocuSignを利用した契約プロセスを手作業で行っている
• アプリ間のデータ連携を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている
• プロジェクト管理から契約締結まで、一連の流れの効率化を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetで行が作成されると、自動でDocuSignの書類のフィールドに値が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• DocuSignとSmartsheet間のデータ転記を自動化することで、情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでDocuSignを選択し、「書類のフィールドに値を追加」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を任意のフィールドに反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetのトリガー設定では、連携の対象としたいシートのIDを任意で設定してください
• DocuSignのオペレーションでは、Smartsheetから取得したどの情報を、書類のどのフィールドに反映させるかを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Smartsheet、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。