フォームで問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する

■概要

フォームからの問い合わせ対応は、迅速さが求められる一方で、一件ずつ内容を確認し回答案を作成するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローは、フォームで問い合わせを受け付けると、その内容をもとにGeminiが自動で回答文案を生成し、Outlookを通じて担当者に通知するプロセスを自動化します。GeminiとOutlookを連携させることで、問い合わせ対応の初動を効率化し、担当者の負担を軽減します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方
• GeminiとOutlookを連携させ、AIによる文章生成と通知の自動化に関心がある方
• 手作業による通知業務をなくし、より重要な業務に集中したいと考えている担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォームの内容に基づきGeminiが回答文案を自動生成するため、担当者がゼロから文章を作成する時間を短縮できます
• 担当者による回答品質のばらつきを防ぎ、Outlookへの通知までを自動化することで、対応プロセスの標準化を実現します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GeminiとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、問い合わせ内容などの項目を作成します
3. 続けて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成する」アクションを設定します。プロンプトにフォームの回答内容を含めることで、問い合わせ内容に基づいた回答文案を生成できます
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Geminiが生成したテキストを担当者宛に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する質問項目は、氏名や問い合わせ種別など、収集したい情報に合わせて自由に作成・編集することが可能です
• Outlookでメールを送るアクションでは、通知を受け取る担当者のメールアドレスやメーリングリストなど、任意の送信先を設定してください

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■注意事項

• Gemini、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。