Gmailで受信した内容で書類を発行し、OneDriveに格納する

■概要

Gmailで受信した依頼をもとに手動で書類を作成し、OneDriveへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務は、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、特定のGmailの受信をきっかけに、書類発行からOneDriveへの格納までを自動化できます。OneDriveとGmail間の手作業をなくし、正確かつ迅速な書類管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた依頼内容を元に、OneDrive上で書類作成や管理を行っている方
• OneDriveとGmailを連携させ、手作業による転記ミスや格納漏れを防止したい方
• 書類発行などの定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からOneDriveへのファイル格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた書類作成や管理の時間を短縮することができます。
• メール本文からのデータ転記や手動でのファイル保存が不要となり、入力ミスや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、OneDrive、GoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータをもとに書類を作成します
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した書類を指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でメール本文からテキストを抽出する際に、会社名や担当者名、依頼内容といった抽出項目を任意で設定できます。
• Googleドキュメントでの書類発行では、利用する雛形テンプレートを任意で選択でき、書類に埋め込む項目は固定値やメールから抽出した変数などを自由に設定可能です。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定でき、前段で取得した値を変数としてファイル名に含めることも可能です。

■注意事項

• Gmail、OneDrive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。