OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailで通知する

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や領収書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業は、手間がかかる上に後回しにしてしまいがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、これらの定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveにアップロードされた書類の内容確認と通知を手作業で行っている方
• 書類内容の転記ミスや関係者への通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの情報を効率的にデータ化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードから内容の読み取り、Gmailでの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業での確認や情報転記が不要になるため、読み取り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定して対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションで「分岐する」アクションを追加し、特定のファイル形式のみ処理を進めるなど、任意の条件を設定します。
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
5. 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を含んだメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで取得したファイルのIDを設定してください。
• 分岐機能では、業務に合わせた条件を自由に設定可能です。
• OCR機能で読み取る項目は、書類の中から会社名や金額など、必要な情報だけを任意に指定して抽出することができます。
• Gmailで送信するメールの件名や本文、宛先は、OCRで読み取った情報などを活用して自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。