Gmailでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

日々の業務でGmailとMicrosoft Teamsの両方を利用していると、重要なメールをチームに共有するために手動でコピー＆ペーストする作業が発生し、手間や通知漏れが起こりがちではないでしょうか。特に、見逃しが許されない重要な通知や問い合わせを扱う場面では、確実な情報伝達が求められます。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知するものです。この連携により、Microsoft TeamsとGmail間での手作業による情報共有をなくし、迅速かつ正確なコミュニケーションを実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定メールをMicrosoft Teamsで共有しており、手作業を効率化したい方
• 重要なメールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいマネージャーの方
• Microsoft TeamsとGmailを連携させ、よりシームレスなコミュニケーション基盤を構築したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、手作業での転記や共有作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での情報伝達による共有漏れや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有体制を構築することに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで通知のきっかけとしたいメールラベルを指定してください
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Gmailで受信したメールの件名や本文などをメッセージ内容として設定します

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知を送りたい任意のチームID、チャネルIDを設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。