Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する

■概要

新しい従業員の入社に伴い、各SaaSに従業員情報を登録する作業は、情報システム部門や人事担当者にとって時間のかかる業務ではないでしょうか。
特に、Google Workspaceへの登録後に、マネーフォワード Adminaへも手動で情報を転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、その情報が自動でマネーフォワード Adminaにも追加されるため、こうした課題を解消し、入社関連業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを利用し、手動での情報登録に手間を感じている方
• 入社時のアカウント発行作業を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
• SaaS間の連携によって、従業員管理業務全体の効率化を図りたいと考えている人事・労務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceに従業員情報が登録されると、自動でマネーフォワード Adminaへ情報が追加されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
3. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに詳細なユーザー情報を取得します。
4. その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、後続の処理で利用したい情報を取得したデータから抽出します。
5. 最後に、オペレーションでマネーフォワード Adminaの「アイデンティティを作成」アクションを設定し、抽出した情報を用いて新しいアイデンティティを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索条件となる項目やキーワードを任意で設定できます。
  例えば、特定の組織部門に所属するユーザーのみを対象にするなどの設定が可能です。
• AI機能でのデータ抽出では、どの情報から何を抽出するかを自由にカスタマイズできます。
  前段のGoogle Workspaceから取得した情報（変数）を対象に、姓名やメールアドレスなどを指定して抽出できます。
• マネーフォワード Adminaに従業員情報を追加する際、どの項目にどの情報を紐付けるかを任意で設定できます。
  前段の処理で取得した各情報を、対応する項目に変数として設定してください。

■注意事項

• Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomと連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。