Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Dropbox
と
Google Workspace
を自動連携できます。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Dropboxで個別のフォルダを手作業で作成するのは手間がかかり、管理も煩雑になりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しい従業員が登録されると、その情報を基にDropboxへ自動で専用フォルダが作成されるため、入社準備に伴う定型業務を効率化できます。手作業による作成漏れや命名ミスを防ぎ、スムーズな情報管理体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとDropboxで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 新入社員の入社対応が多く、関連する手作業を自動化したいと考えている方
- 従業員ごとのデータ管理を効率化し、属人化を防ぎたい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceに従業員が登録されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理体制の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダ名に使用するGoogle Workspaceの従業員情報を任意に設定できます。例えば、「氏名」や「従業員ID」などを組み合わせて、管理しやすいフォルダ名にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
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