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■概要
Outlookで受信したお客様からの連絡を、都度手作業でSquareの顧客リストへ登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Outlookの受信メールをきっかけに、AIがメール本文から顧客情報を自動的に抽出し、Squareへ新規顧客として登録します。SquareとOutlook間の連携を自動化することで、こうした定型業務の手間を省き、顧客管理の精度を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Outlookで受信したお客様からの問い合わせメールをもとに、Squareで顧客情報を登録したい！」
「でも、毎回メールの内容をコピーしてSquareに貼り付けるのは時間がかかるし、入力ミスも発生しそうで困ってしまう…」
日々の業務でOutlookとSquareを利用する中で、このような手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？
もし、Outlookで受信した特定のメールの内容から情報を読み取り、Squareに顧客情報を登録する仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。入力ミスも防ぎつつ、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても簡単な設定ですぐに実現できます。
ぜひこの機会に日々の面倒な作業を自動化し、業務をよりスマートに進めましょう！
YoomにはOutlookとSquareを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Outlookで受信したお客様からの連絡を、都度手作業でSquareの顧客リストへ登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Outlookの受信メールをきっかけに、AIがメール本文から顧客情報を自動的に抽出し、Squareへ新規顧客として登録します。SquareとOutlook間の連携を自動化することで、こうした定型業務の手間を省き、顧客管理の精度を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OutlookとSquareのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートの「試してみる」から直ぐにOutlookとSquareの連携を体験できるので、気になる内容があればクリックしてみてください！
Outlookで受信した問い合わせメールや申し込みメールの本文から、顧客名や連絡先といった情報を手動でコピーし、Squareに登録する作業は非常に手間がかかりますよね。
このテンプレートでは、AIや正規表現の技術を用いてメール本文から必要な情報だけを抽出し、Squareで顧客情報として登録できるため、面倒な天気作業や入力ミスから解放されます。
■概要
Outlookで受信したお客様からの連絡を、都度手作業でSquareの顧客リストへ登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Outlookの受信メールをきっかけに、AIがメール本文から顧客情報を自動的に抽出し、Squareへ新規顧客として登録します。SquareとOutlook間の連携を自動化することで、こうした定型業務の手間を省き、顧客管理の精度を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
全てのメールを対象とするのではなく、「新規お申し込み」といった特定の件名を持つメールや、特定のドメインからのメールだけをSquareに登録したい、というケースもあるかと思います。
この連携では、あらかじめ設定した条件に合致するメールだけをトリガーにできるため、不要な顧客情報が登録されるのを防ぎ、より的確な業務自動化を実現できます。
■概要
Outlookで受信したお客様からの問い合わせや予約メールの内容を、都度Squareへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OutlookとSquareを連携させ、特定のメール受信をトリガーに顧客情報を自動で登録できます。これにより、手作業による登録業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にOutlookとSquareを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとSquareの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでメールを受信したら、Squareに顧客を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
Outlookで受信したお客様からの連絡を、都度手作業でSquareの顧客リストへ登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Outlookの受信メールをきっかけに、AIがメール本文から顧客情報を自動的に抽出し、Squareへ新規顧客として登録します。SquareとOutlook間の連携を自動化することで、こうした定型業務の手間を省き、顧客管理の精度を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Outlookと検索窓に入力し、表示された候補をクリックします。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面が表示されます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にSquareを入力し表示される候補をクリックします。
Squareのログイン画面が表示されます。
連携させたいSquareのアカウントでログインしましょう。
ログイン後、マイアプリの画面に移動します。
マイアプリにSquareが表示されていればマイアプリ登録の完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Outlookで受信したお客様からの連絡を、都度手作業でSquareの顧客リストへ登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Outlookの受信メールをきっかけに、AIがメール本文から顧客情報を自動的に抽出し、Squareへ新規顧客として登録します。SquareとOutlook間の連携を自動化することで、こうした定型業務の手間を省き、顧客管理の精度を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Outlookでメールを受信したことを自動化のトリガーのするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
設定後、実際にメールを送信した後、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、下図のように「取得した値」にメールの内容が表示されます。
この取得した値の内容は、以降のアクションの設定入力時に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Outlookの内容からSquareで顧客作成をするための情報を抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下のようにアクションを選択する画面が表示されます。
「変更する」をクリックすると抽出に使用するAIを変更できます。
必要に応じて変更を行ってください。
※()内のタスクを消費します。
対象のテキストには以下のようにOutlookから取得した値から「本文」を選択しましょう。
抽出したい項目には、Squareに登録したい顧客情報をカンマ区切りで入力します。
※必要に応じて「住所」や「会社名」なども設定してください。
指示内容は必要に応じてAIへの指示を入力します。
「テスト」をクリックし、成功すると抽出された値が表示されます。
期待通りに抽出できていれば、「保存する」をクリックしましょう。
Outlookから抽出した内容を元に、Squareで顧客情報を登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、連携するSquareのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
次の設定画面では以下のように「取得した値」から抽出した内容を選択し、入力を進めていきましょう。
住所などの項目も、データの抽出アクションで、メール本文から抽出することで設定が可能です。
「テスト」をクリックし、Squareで顧客情報が作成されているか確認しましょう。
実際に顧客情報が作成されていれば、「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はOutlookからSquareへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSquareからOutlookへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Squareに新しい顧客が登録されるたびに、手動でOutlookを開いてサンキューメールや案内メールを送るのは手間がかかり、対応漏れのリスクもあります。
Squareに登録された顧客情報を基に自動でOutlookからウェルカムメールなどを送信できるので、顧客への迅速なフォローアップが可能となり、エンゲージメントが高まるでしょう。
■概要
Squareで新しいお客様が登録されるたびに、Outlookを開いて手動でメールを送る作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Squareでの顧客作成をきっかけにOutlookからのメール送信を自動化します。SquareとOutlookを連携させることで、手作業による連絡業務を効率化し、顧客への迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
すべての新規顧客ではなく、特定のキャンペーン経由で登録された顧客や、特定のサービスに興味を示した顧客にだけ、特別な案内メールを送りたいというニーズもあるでしょう。
この連携では、顧客に付与されたタグやメモなどの条件に基づいてメール送信の対象を絞り込むことができるため、よりパーソナライズされたコミュニケーションを実現し、マーケティング施策の精度を高められます。
■概要
Squareで管理している顧客が増えるにつれて、特定の顧客へのフォローアップメールなどを手作業で送信する業務に手間を感じていないでしょうか。
このワークフローは、Squareで特定の条件に合致する顧客が作成された際に、Outlookから自動でメールを送信する仕組みを構築します。SquareとOutlookを連携させることで、これまで手動で行っていた定型的なメール送信作業を自動化し、顧客対応の迅速化と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OutlookとSquareの連携だけでなく、日々利用する多様なサービスと組み合わせることで、定型業務のさらなる最適化が期待できます。
Yoomでは多種多様な自動化パターンを用意しているため、用途や課題に合わせて最適な連携方法を取り入れてみましょう。どの組み合わせが業務効率化に寄与するか、ぜひご自身でお試しください。
受信したビジネスメールをチャットツールにそのまま送信することも、AIを活用して届いた情報から要点を抽出して通知を飛ばすことも可能です。
営業支援クラウドからワンクリックで定型メールを配信する、社内コラボレーションツールの投稿をメールに連携させるといった仕組みも用意されています。
さらに、問い合わせ管理システムからの更新も迅速に把握できるため、業務の見落としや二度手間防止に繋がるでしょう。
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや取引先からの連絡を、都度HubSpotへ手入力していませんか。こうした反復作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり、機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容から会社情報をHubSpotへ自動で作成することが可能です。HubSpotとOutlookの効果的な連携により、煩雑なデータ登録作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Talknoteに通知するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Talknoteの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、TalknoteそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
ZendeskとOutlookを連携すると作成されたチケットをカスタムして内容をOutlookに自動的に投稿することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookに送信する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、ZendeskそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
決済が発生した際に、業務クラウドや各種データベースへ情報を蓄積し、内容も自動整理。
集計用ファイルへの反映やドライブ保存にも対応しているため、販売・会計関連の入力作業が省力化されます。
ネットショップで得た顧客データをスムーズにSquareへ追加するなど、経理業務や販売管理の各場面で活用できるでしょう。
■概要
Squareで新しい支払い情報が作成されるたびに、手作業でMicrosoft Excelの雛形に情報を転記し、請求書を作成してGoogle Driveに保存する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をきっかけに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書発行とGoogle Driveへの格納が自動化され、こうした課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Squareで決済が完了したらAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareをビジネスに活用している方
・多種多様な決済方法に対応し顧客満足度向上へと繋げたい方
・決済の効率化に活用している方
2.Airtableにデータの蓄積を行う方
・情報の一元管理に活用している方
・蓄積した情報の分析に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは様々な決済方法に対応することで顧客満足度の向上が期待できるツールです。
さらにAirtableで決済情報を管理していくことで、ビジネス全体の情報から分析を行うことができます。
しかし決済が完了した情報を毎回手作業でAirtableへ登録するのは、他の業務への時間を奪うことにつながりかねません。
効率よくデータ入力を完了させたいと考えている方にこのフローは有効です。
このフローを活用することで、Squareでの決済完了をトリガーに自動でAirtableにレコードを追加し、登録作業を省きます。
引用した情報で登録を行うことができるため、人的ミスの発生を防ぎ共有情報の正確性を保ちます。
登録を手作業していた時間を省き他のコア業務に使用することで、決済完了後に行う業務に迅速に対応でき、顧客満足度向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Square、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Squareで決済が完了したらNotionに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareをビジネスに活用している方
・多種多様な決済方法に対応し顧客満足度向上へと繋げたい方
・決済の効率化に活用している方
2.Notionにデータの蓄積を行う方
・情報の一元管理に活用し、分析や管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは決済情報を顧客情報と同時に管理することで顧客ごとの分析や対応が可能になるツールです。
さらにNotionで決済情報を管理していくことで、ビジネス全体の管理や分析を実現することができます。
しかしSquareで決済が完了するごとにNotionへ手入力で情報の登録を行うのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用することで、Squareで完了となった決済情報を自動でNotionに詳細を登録し、手入力による手間を大幅に省きます。
登録にかかる手間や時間を省くだけでなく、手入力によって発生する入力ミスや登録漏れも防ぐため、共有情報の正確性を保つことができます。
これによってチーム全体の業務進行をスピーディーに行うことにつながります。
■注意事項
・Square、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Squareでの決済処理後、売上データをGoogle スプレッドシートに手入力していませんか。
日々の業務で繰り返し発生するこの作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Squareで決済が完了した際に、その情報をGoogle スプレッドシートへ自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ECサイトで獲得した新しい顧客情報を、決済システムの顧客リストにも手作業で登録していませんか？この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや情報連携の漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すると、WooCommerceで新規顧客が作成されたびに、Squareにも自動的に顧客情報が追加できます。これにより、手作業による課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OutlookとSquareの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたOutlookのメール内容をSquareへ転記する作業の手間を根本から削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者は常に正確な顧客情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、面倒なデータ入力作業から解放され、本来注力すべき顧客対応やサービス改善といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
