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「Outlookで受信したお客様からの問い合わせメールをもとに、Squareで顧客情報を登録したい！」
「でも、毎回メールの内容をコピーしてSquareに貼り付けるのは時間がかかるし、入力ミスも発生しそうで困ってしまう…」
日々の業務でOutlookとSquareを利用する中で、このような手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信した特定のメールの内容から情報を読み取り、Squareに顧客情報を登録する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。入力ミスも防ぎつつ、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても簡単な設定ですぐに実現できます。
ぜひこの機会に日々の面倒な作業を自動化し、業務をよりスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとSquareを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとSquareのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートの「試してみる」から直ぐにOutlookとSquareの連携を体験できるので、気になる内容があればクリックしてみてください！
Outlookで受信した問い合わせメールや申し込みメールの本文から、顧客名や連絡先といった情報を手動でコピーし、Squareに登録する作業は非常に手間がかかりますよね。
このテンプレートでは、AIや正規表現の技術を用いてメール本文から必要な情報だけを抽出し、Squareで顧客情報として登録できるため、<span class="mark-yellow">面倒な天気作業や入力ミスから解放されます。</span>
全てのメールを対象とするのではなく、「新規お申し込み」といった特定の件名を持つメールや、特定のドメインからのメールだけをSquareに登録したい、というケースもあるかと思います。
この連携では、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件に合致するメールだけをトリガーにできる</span>ため、不要な顧客情報が登録されるのを防ぎ、より的確な業務自動化を実現できます。
それでは、さっそく実際にOutlookとSquareを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとSquareの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでメールを受信したら、Squareに顧客を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Outlookと検索窓に入力し、表示された候補をクリックします。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面が表示されます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にSquareを入力し表示される候補をクリックします。
Squareのログイン画面が表示されます。
連携させたいSquareのアカウントでログインしましょう。
ログイン後、マイアプリの画面に移動します。
マイアプリにSquareが表示されていればマイアプリ登録の完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Outlookでメールを受信したことを自動化のトリガーのするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
設定後、実際にメールを送信した後、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、下図のように「取得した値」にメールの内容が表示されます。
この取得した値の内容は、以降のアクションの設定入力時に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Outlookの内容からSquareで顧客作成をするための情報を抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下のようにアクションを選択する画面が表示されます。
「変更する」をクリックすると抽出に使用するAIを変更できます。
必要に応じて変更を行ってください。
※()内のタスクを消費します。
対象のテキストには以下のようにOutlookから取得した値から「本文」を選択しましょう。
抽出したい項目には、Squareに登録したい顧客情報をカンマ区切りで入力します。
※必要に応じて「住所」や「会社名」なども設定してください。
指示内容は必要に応じてAIへの指示を入力します。
「テスト」をクリックし、成功すると抽出された値が表示されます。
期待通りに抽出できていれば、「保存する」をクリックしましょう。
Outlookから抽出した内容を元に、Squareで顧客情報を登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、連携するSquareのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
次の設定画面では以下のように「取得した値」から抽出した内容を選択し、入力を進めていきましょう。
住所などの項目も、データの抽出アクションで、メール本文から抽出することで設定が可能です。
「テスト」をクリックし、Squareで顧客情報が作成されているか確認しましょう。
実際に顧客情報が作成されていれば、「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はOutlookからSquareへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSquareからOutlookへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Squareに新しい顧客が登録されるたびに、手動でOutlookを開いてサンキューメールや案内メールを送るのは手間がかかり、対応漏れのリスクもあります。
Squareに登録された顧客情報を基に<span class="mark-yellow">自動でOutlookからウェルカムメールなどを送信できる</span>ので、顧客への迅速なフォローアップが可能となり、エンゲージメントが高まるでしょう。
すべての新規顧客ではなく、特定のキャンペーン経由で登録された顧客や、特定のサービスに興味を示した顧客にだけ、特別な案内メールを送りたいというニーズもあるでしょう。
この連携では、<span class="mark-yellow">顧客に付与されたタグやメモなどの条件に基づいてメール送信の対象を絞り込む</span>ことができるため、よりパーソナライズされたコミュニケーションを実現し、マーケティング施策の精度を高められます。
<span class="mark-yellow">OutlookとSquareの連携だけでなく、日々利用する多様なサービスと組み合わせることで、定型業務のさらなる最適化が期待できます。</span>
Yoomでは多種多様な自動化パターンを用意しているため、用途や課題に合わせて最適な連携方法を取り入れてみましょう。どの組み合わせが業務効率化に寄与するか、ぜひご自身でお試しください。
受信したビジネスメールをチャットツールにそのまま送信することも、AIを活用して届いた情報から要点を抽出して通知を飛ばすことも可能です。
営業支援クラウドからワンクリックで定型メールを配信する、社内コラボレーションツールの投稿をメールに連携させるといった仕組みも用意されています。
さらに、問い合わせ管理システムからの更新も迅速に把握できるため、業務の見落としや二度手間防止に繋がるでしょう。
決済が発生した際に、業務クラウドや各種データベースへ情報を蓄積し、内容も自動整理。
集計用ファイルへの反映やドライブ保存にも対応しているため、販売・会計関連の入力作業が省力化されます。
ネットショップで得た顧客データをスムーズにSquareへ追加するなど、経理業務や販売管理の各場面で活用できるでしょう。
OutlookとSquareの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたOutlookのメール内容をSquareへ転記する作業の手間を根本から削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者は常に正確な顧客情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、面倒なデータ入力作業から解放され、本来注力すべき顧客対応やサービス改善といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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