Outlookでメールを受信したら、Squareに顧客を作成する

■概要

Outlookで受信したお客様からの連絡を、都度手作業でSquareの顧客リストへ登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。

このワークフローは、Outlookの受信メールをきっかけに、AIがメール本文から顧客情報を自動的に抽出し、Squareへ新規顧客として登録します。SquareとOutlook間の連携を自動化することで、こうした定型業務の手間を省き、顧客管理の精度を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った顧客情報を手作業でSquareに登録している方
• SquareとOutlookを連携させ、顧客登録のプロセスを自動化したいと考えている方
• 手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れをなくし、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からSquareへの顧客登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• メール本文からのデータ転記が不要になり、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSquareをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信メールの本文から顧客名や連絡先などの情報を抽出するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、AIが抽出したデータを紐付けて顧客を自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でメール本文から抽出するデータ項目は、お名前や連絡先など、取得したい情報に合わせて任意で設定してください。
• Squareに登録する際、抽出したどのデータをどの顧客情報フィールドに割り当てるかを自由にカスタマイズできます。

■注意事項‍

• OutlookとSquareのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。