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「Squareで登録した新しいお客様の情報を、boardにも手作業で入力している…」
「両方のツールで情報を管理しているけど、データの転記に時間がかかるし、入力ミスも起きてしまう…」
このように、Squareとboardを併用する中で、手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？
こうした業務は、日々の定型業務でありながら、正確性が求められるため、なかなか目が離せない作業だと思います。
もし、<span class="mark-yellow">Squareの顧客データが自動的にboardに反映される仕組み</span>があれば、こうした反復作業を削減できますよね。
そして、入力ミスや更新漏れのリスクをなくし、より重要な営業戦略の立案や顧客対応に集中できる貴重な時間を生み出すことができるのではないでしょうか。
この記事では、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単にSquareとboardを連携し、業務を自動化する方法を具体的に解説します。
設定はすぐに完了しますので、ぜひこの機会に導入し、日々の業務をよりスマートに進めましょう！
Yoomでは<span class="mark-yellow">Squareとboardを連携するためのテンプレート</span>を用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SquareとboardのAPIを連携させると、これまで手動で行っていたアプリケーション間のデータ入力を自動化可能です。
これにより、入力ミスや転記漏れを防ぎ、同じ情報を両方のツールで共有できるため、業務効率の向上に繋がります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Squareに新しい顧客情報が登録されると、その内容をboardへ顧客として自動で追加できるフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">手作業による二重入力をなくし、入力ミスを防ぎながらスムーズに顧客情報を同期できます。</span>
ツール間の顧客情報をスムーズに連携し、管理精度を高めたいときにおすすめです。
Square上で顧客情報が削除された場合に、board上の対応する顧客情報を自動でアーカイブ処理するフローです。
この自動化により、<span class="mark-yellow">手動でのデータ整理の手間を省き、board上の顧客リストを最新の状態に保つことができます。</span>
不要になった情報を整理し、アクティブな顧客情報のみをクリーンに管理することが可能になります。
それでは、さっそく実際にSquareとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSquareとboardの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Squareで顧客が登録されたら、boardにも顧客を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するSquareとboardのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Squareの登録方法
検索窓にSquareを入力し表示される候補をクリックします。
アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」ボタンをクリックしましょう。
※アクセストークンの取得方法の詳細はこちら
※Square Developer Portal
これで、Squareのマイアプリ連携完了です！
2.boardの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻ったらboardを検索します。
「アカウント名」は、ご自身で分かりやすいように任意で設定して問題ありません。
次に、「アクセストークン」に入力するAPIトークンを取得しましょう。
boardの開発者用API設定にアクセスしたら、「新規トークン生成」をクリックしてください。
「用途・説明」を任意で設定し、Yoomからのアクセスを許可する操作を選択後ページ下部の「登録」をクリックしましょう。
下記画像の赤枠部分にAPIトークンが生成されるので、コピーしてください。
※ このAPIトークンは再表示できないためご注意ください。
コピーできたらYoomのマイアプリ登録画面に戻り、取得したAPIトークンを「アクセストークン」にペーストします。
設定できたら「追加」ボタンをクリックしましょう。
これで、boardのマイアプリ連携完了です！
Yoomのテンプレートを利用すれば、効率よく自動化を設定することが可能です。
下記テンプレートページにアクセスし、「このテンプレートを試してみる」をクリックし自動化をスタートしましょう。
テンプレートが管理画面にコピーされるので、OKをクリックして設定を進めてください。
まず最初に、Squareのトリガー設定を行います！
「顧客が作成されたら（Webhook）」という項目をクリックしましょう。
次の画面は、自動で設定されているため、情報に誤りが無いか確認できたら次のページに進んでください。
Webhook名は、任意の名称を入力してください。
テストを実行後、「次へ」ボタンを押します。
続いて、トリガーの動作テストをおこないます。
Squareの画面を開き、テスト用の顧客を作成してください。
（架空の情報で設定して問題ありません！）
一例として、下記画像のように設定してみました。
テスト用の顧客を作成できたら、再びYoomの画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしましょう。
Squareに作成した顧客情報が取得した値（アウトプット）に表示されたのを確認し、「保存する」ボタンを押してください。
※取得した値（アウトプット）についての説明は、こちらをご確認ください。
続いて、Squareの顧客情報から電話番号を抽出し、boardに連携するための形式にテキストを生成していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面が表示されます。
アクションをクリックするとプルダウンが表示されるので、使用したい文字数を選択します。
今回は、電話番号を抽出するだけなので、一番少ない「500文字以内」で問題無いでしょう。
設定ができたら「次へ」ボタンを押しましょう。
プロンプトには、以下のようにSquareから取得した値から「電話番号」を選択し、boardに登録できる形式に変換する指示も入力しましょう。
テストを実行すると、取得した値に生成結果が表示されます。
問題が無ければ「保存する」ボタンをクリックしてください。
続いて、Squareで取得した顧客情報をboardの顧客に追加するための設定を行います！
次に表示される画面も自動設定されます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「APIキー」は、こちらのページで取得したAPIキーを設定してください。
「顧客名」は、枠内をクリックして表示される取得した値から選択してください。
（デフォルトでは、Squareの顧客情報から「会社名」「姓」「名」を自動で反映できるように設定されています。）
その他の項目も、下記画面の通りSquareの顧客情報から取得した値を反映できるように設定されています。
電話番号は、Squareで登録した電話番号をAIで形式変更した結果が設定されています。
デフォルト支払条件IDは、こちらのページから確認できます。
該当する支払い条件を設定しましょう。
以下の赤枠の箇所がIDになります。
その他の項目は、必要に応じて任意で設定してください。（未設定でもOKです！）
設定が完了したら、テストを実行してください。
テストが成功すると、boardに顧客が自動で作成されるので確認しましょう。
Yoomの画面に戻り、設定を保存してください。
すべての設定が完了すると、以下のような画面が表示されるので「トリガーをON」にしましょう。
これで、「Squareで顧客が登録されたら、boardにも顧客を追加する」フローの完成です！
ここまでは、Squareからboardへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にboardからSquareへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
営業部門が管理するboardの情報を決済システムのSquareに連携することで、さらに業務の幅が広がります。
営業担当者がboardに新しい顧客情報を登録した際に、その情報をトリガーとしてSquareの顧客にも自動で登録する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">営業活動で得た顧客情報を素早く決済システムに反映させ、請求書発行などの後続業務をスムーズに開始できます。</span>
boardに新しい案件が登録された際、まずSquareに該当の顧客情報が存在するかを自動で検索し、情報がない場合のみ新規顧客としてSquareに登録するフローです。
この連携は、<span class="mark-yellow">既存顧客の重複登録を防ぎつつ、新規顧客のみを自動で追加できるため、Squareの顧客データを正確に保つことに繋がります。</span>
SquareやboardのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
フォームツールなどと連携することで顧客情報の登録を自動化できます。
また、支払いの発生や完了を通知したり、データベースに記録したりする業務も自動化できます。
人為的ミスを防ぎ、業務の精度向上を図りたいときは、以下のテンプレートがおすすめです。
Slackなどと連携することで、案件が登録されたら通知を自動で送ることができます。
手作業でのメッセージ送信作業を省けるため、業務の効率化が課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください。
Squareとboardの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">顧客情報の転記や更新作業から解放されれば、</span>ヒューマンエラーの心配がなくなり、正確なデータに基づいた営業活動や顧客管理が可能になりますよね。
これにより、担当者は日々のルーティンワークに費やしていた時間を、顧客との関係構築や新たな戦略の策定といった、本来注力すべきコア業務に充てることが可能です。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：顧客情報以外に連携できるデータは？
A：Squareのトリガーアクションを変更することで、注文情報や支払い情報、振り込み情報、在庫数の変更なども連携することが可能です。
こちらのアクションに変更する場合でも無料で業務の自動化を実現できます。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。詳しくは、こちらをご確認ください。
Q：連携の頻度や実行タイミングは？
A：Webhookを利用したトリガーで設定しているためリアルタイムで実行されます。
トリガー発生からアクション実行までのタイムラグが無いため、顧客対応の迅速化を実現できますよ。
アプリトリガーの「Webhook起動」と「起動間隔あり」の違いについては、こちらをご確認ください。
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