■概要
案件管理にboard、顧客管理や決済にSquareを利用しているものの、それぞれの情報を手作業で入力・転記していることに手間を感じていませんか。このような作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、boardに新しい案件が登録されると、自動でSquareの顧客情報を検索し、登録がない場合に新規で追加します。boardとSquareの連携を自動化し、日々の顧客管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで案件を管理し、Squareで顧客管理や決済を行っている事業者の方
- boardとSquare間のデータ手入力による作業負担や登録ミスを減らしたい方
- 定型的な顧客情報の登録業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録を起点にSquareへの顧客登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より付加価値の高い業務に注力できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、Squareへの顧客情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「顧客の取得」アクションを設定し、案件に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、Squareの「顧客情報の検索」アクションで、取得した情報をもとに顧客が登録済みか確認します。
- オペレーションの分岐機能を用いて、Squareに顧客情報が存在しない場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- AI機能の「テキスト方データを抽出する」アクションで、boardの情報からSquareへの登録に必要な項目を抽出します。
- 最後に、Squareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出したデータを新しい顧客として登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出のオペレーションでは、boardから取得した情報のうち、どのテキストを抽出対象とするか任意で設定できます。
- Squareへの顧客登録を行う際、各項目に前段のオペレーションで取得した値を埋め込むだけでなく、任意の固定テキストを設定するなどのカスタマイズが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- board、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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