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「Todoistで新しいタスクを作成したら、関連ファイルを保存するためにGoogle Driveで手動でフォルダを作っている…」
「タスクとファイルの管理が別々で、必要な情報を探すのに時間がかかるし、フォルダの作り忘れも発生してしまう…」
このように、TodoistとGoogle Driveを併用する中で、手作業での連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
これらの定型的ながらも重要な作業に時間を取られ、本来集中すべき業務が進まないという悩みは、多くのビジネスパーソンが抱える共通の課題です。
もし、<span class="mark-yellow">Todoistのタスク作成と同時にGoogle Driveに専用のフォルダを自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間から解放されますよね。
そして、タスク管理とフォルダ管理をスムーズに連携させることで、ヒューマンエラーを減らし、より創造的で価値の高い仕事に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に行えます。
簡単に業務の効率化を図れるので、ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、スマートな業務フローを構築しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TodoistとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TodoistとGoogle DriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたタスク管理とフォルダ管理にまたがる一連の業務を自動化できます。
例えば、フォームに回答があった際に、Todoistに自動でタスクを作成し、同時に関連ファイルを格納するためのGoogle Driveフォルダも生成するといった連携が可能です。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐに試せるテンプレートが用意されていますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
お問い合わせフォームや資料請求フォームに新しい回答が送信されたのをきっかけに、Todoistに「新規問い合わせ対応」などのタスクを自動で作成し、同時に関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに生成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">問い合わせへの迅速な初期対応に繋がり、手作業によるタスクの作成漏れやフォルダの作成忘れを防止できます。</span>
この連携は、フォームへの回答をTodoistやGoogle Driveに直接連携するパターンのため設定が簡単です。
フォームに送信された回答の中から、「至急」や「導入検討」といった特定のキーワードが含まれるものだけをTodoistとGoogle Driveに連携する自動化です。
すべての回答に反応するのではなく、<span class="mark-yellow">条件に合致したものだけを自動化の対象とすることで、緊急性や重要度の高い案件に効率的に対応できる体制を構築できます。</span>
それでは、実際にTodoistとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTodoistとGoogle Driveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Todoist／Google Drive
[Yoomとは]
今回は「フォームに回答が送信されたら、Todoistにタスクを作成し、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリ一覧の画面で、右上にある検索ボックスにTodoistと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
任意のアカウントでTodoistにログインすると、以下の画面が出てきます。
YoomがTodoistにアクセス権限を求めているので、「Agree」をクリックしてください。
「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、Todoistとの連携は完了です！
先ほどと同じ手順で、マイアプリ連携からGoogle Driveのアプリアイコンを探してクリックしてください。
以下の連携画面が表示されたら、任意のGoogleアカウントでログインしましょう。
ログイン後、YoomがGoogle Driveアカウントに権限を求める画面に遷移します。
「続行」をクリックしてください。
「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、Google Driveとの連携も完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。
今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！
「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Yoomの「フォーム」というアクションを設定していきましょう。
Yoomのフォーム機能を使って、まずはフォームの設定を行います。
下記画像の赤枠をクリックして、任意でフォームのタイトルや質問のタイトルを設定してください。
特に変更する必要がなければそのままでOKです！
フォームの設定方法や有料プランでのみ利用できる機能については、以下をご確認ください。
ここでは、後続オペレーションのTodoistやGoogle Driveと連携するために、以下3つの質問を作りました。
他にもフォームに質問を増やしたい場合は、「+質問を追加」ボタンをクリックして、適宜質問を追加してください。
各項目を設定したら、フォームを送信した後に表示される完了ページも設定しておきます。
表示されるテキストを入力してください。
必要な設定ができたら「次へ」ボタンで進みましょう。
「プレビューページ」や「完了ページ」のボタンをクリックすると、実際にどんなフォームが完成しているかの確認ができます。
ちなみに今回の例では、以下のようなフォームが完成していました。
確認できたらプレビューページを閉じ、「取得した値」にそれぞれの項目に任意の回答を入力してください。
この時点では誰もフォームに回答を送信していないため、トリガーである「フォームが送信されたら」という条件を満たすために自分で回答を入力する必要があります。
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が更新されます。
取得した値に自分で回答を入力できたら、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう。
トリガーで設定した取得した値をもとにTodoistでタスクを作成していきます。
タイトルを任意で設定し、Todoistと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「content」には、タスクの内容を取得した値から設定しましょう。
ここで「取得した値」を活用することにより、今後新たにフォームから回答が送信される度、新しい情報が内容として反映されていきます。
定型文を設定する場合は、直接入力してください。
「description」には、タスクの詳細内容を取得した値や手入力による固定値を組み合わせて設定可能です。
今回は例として、以下のように設定してみました。
フォームからは「期限日」の情報も得ているため、「due_date」に取得した値から情報を設定してみます。
他にも設定できる項目があれば、必要に応じて取得した値や固定値を活用して設定してみてください。
必要な設定を終えたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
（テストを行うと、実際にTodoistにタスクが追加されます）
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここで実際に、Todoistにログインしてみます。
設定した通りの内容でタスクが作成されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
フォームの情報をもとにTodoistにタスクを作成したら、同時にGoogle Driveでフォルダを自動作成する設定も行います。
タイトルを任意で設定し、Google Driveと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
フォルダ名を設定しましょう。
ここでも取得した値や手入力による固定値を組み合わせることが可能です。
フォームトリガーとTodoistの設定で取得した値を利用できます。
今回は例として、以下のような名称のフォルダを作成してみます。
次にフォルダが作成される先のフォルダIDを設定しましょう。
連携しているGoogle Driveのフォルダが候補に表示されるので、任意のフォルダIDを選択してください。
フォルダIDを設定できたら「テスト」ボタンを押してみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
実際にGoogle Driveにアクセスしてみると、指定したフォルダ内に設定した通りの名称で、しっかりフォルダが新規作成されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！
すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでフォームに回答が送信されたら、自動でTodoistにタスクが作成され、Google Driveにもフォルダが作成されるようになりました。
今回はTodoistのタスク作成に伴いGoogle Driveを操作する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveでのアクションをきっかけにTodoistへデータを連携することも可能です。
特定のフォルダにファイルが追加されたら、タスクを自動作成するといった業務フローを構築したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveの特定のフォルダに新しいファイルが追加されたことを検知し、Todoistに「ファイル内容の確認」や「レビュー依頼」といったタスクを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">チームメンバーから共有された資料の見落とし防止や、迅速なフィードバックに繋がります。</span>
Google Driveでのイベントを起点に、Todoistへデータを直接連携するシンプルな自動化パターンのため設定が簡単です。
Google Driveのフォルダに追加されたファイルの中から、ファイル名に「契約書」や「請求書」といった特定のキーワードが含まれるものだけを対象として、Todoistにタスクを自動で作成します。
<span class="mark-yellow">重要なファイルが追加された場合にのみタスクを作成するため、起票漏れを防ぎつつ、不要なタスクの登録を削減できます。</span>
この連携では、特定のファイルのみを対象とするための分岐処理が含まれているため、柔軟な自動化フローを構築したいときにおすすめです。
TodoistやGoogle DriveのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のタスク管理アプリなどと連携することで、Todoistへのタスク登録作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけでタスクの転記漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときにおすすめです。
Notionなどのデータベースと連携することで、Google Driveにファイルが保存されたら、ファイル情報を自動で記録できます。
手動でファイル情報を転記する手間を省けるので、業務の効率化を図りたいときに利用してみてください。
TodoistとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">タスク作成やフォルダ管理といった一連のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの予防が可能です。</span>
これにより、担当者は情報の抜け漏れや対応遅延の心配から解放されやすくなり、より迅速かつ正確に業務を進められます。
また、本来注力すべき、コア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に自動化フローを構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：共有ドライブでも連携は可能ですか？
A：はい、可能です。
連携しているGoogle Driveのアカウントで共有ドライブを扱っていれば、Google Driveでフォルダを作成するアクションの設定時に、候補として共有ドライブも選択可能です。
Q：Googleフォームなど他のフォームツールも起点にできますか？
A：はい、可能です。
例えばGoogleフォームやWix、Webflow、Hubspotなどのフォームツールをトリガーにして、Todoistのタスク作成とGoogle Driveのフォルダ作成を同時に自動化できます。
連携できるフォームツールは、こちらでご確認いただけます。
上記にないアプリと連携する際は、こちらのヘルプページをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり停止された場合、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、オペレーション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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