Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら、Zoomの会議を作成する

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■概要

Zoho Mailで打ち合わせ依頼のメールなどを受け取った際、手動でZoomの会議を作成し返信する作業は、手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容から情報を抽出し、自動でZoomのミーティングを作成できます。これにより、会議設定にかかる時間を短縮し、よりスムーズなコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoho Mailでのやり取りが多く、Zoom会議の設定を手作業で行っている方
  • 会議調整の連絡を受けるたびに、手動でURLを発行する作業を効率化したい方
  • メール対応から会議設定までの一連の流れを自動化し、対応漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoho Mailでのメール受信を起点にZoom会議が自動作成されるため、手作業でのURL発行や情報入力に費やしていた時間を短縮できます。
  • メール本文からAI機能が情報を自動で抽出して会議を作成するため、手入力による情報の転記ミスや設定漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Zoho MailとZoomをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでZoho Mailの「メール内容の取得」アクションを設定し、受信したメールの詳細を取得します。
  4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から会議名や日時などの情報を抽出します。
  5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報を用いてミーティングを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文から取得したい「会社名」や「希望日時」といった項目を任意で設定できます。
  • Zoomの「ミーティングを作成」アクションでは、議題やアジェンダの項目に、AI機能で抽出したテキストを変数として埋め込み、動的な会議情報を設定できます。

注意事項

  • Zoho MailとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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