Outlookでメールを受信したら、Zoho Mailに通知する

■概要

Outlookで受信した重要なメールを、別のメールツールで確認するために手作業で転送していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、転送漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、OutlookとZoho Mailを連携させ、特定のメール受信をトリガーに、Zoho Mailへ自動で通知メールを送信することが可能です。面倒な確認作業や情報連携の手間をなくし、スムーズな業務フローを構築します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとZoho Mailを併用しており、メール確認の手間を削減したいと考えている方
• Outlookで受信する重要メールの見落としを防ぎ、Zoho Mailで一元的に管理したい方
• 複数のメールツール間の情報連携を自動化し、業務の効率化を進めたい担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するたびに自動でZoho Mailへ通知が作成されるため、これまで手作業で行っていた転送や確認作業の時間を短縮することができます。
• 人の手による作業が介在しないため、重要なメールの転送漏れや確認忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有が可能です。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、指定したアカウントでメールを受信した際にフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、任意の宛先や件名、本文で通知メールが送られるように設定します。

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知に使用するアカウントIDを任意で設定してください。
• 通知メールの送信者（From）と受信者（To）のメールアドレスは、それぞれ自由に設定することが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Outlook、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。