■概要
Zoho Mailのメール情報を手作業でkintoneに転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
特に重要な顧客情報や案件情報を受け取った場合、迅速かつ正確な対応が求められます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したタイミングで、その内容を自動的にkintoneへ追加できます。
手動作業を抑えることで、業務の負担軽減が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailとkintone間で、日常的に情報連携を手作業で行っている方
- メールで受信した顧客情報や案件情報を、kintoneへ迅速に登録したい方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailで受信したメール情報をkintoneへ自動で追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailの「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定し、対象フォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを選択し、受信したメール本文や件名などから必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneの指定したアプリやフィールドに登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、メールを受信した際にフローボットを起動する対象のフォルダを任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを抽出する」オペレーションでは、Zoho Mailから取得したメールのどの部分（例えば件名、本文など）から、どのような情報を抽出するかをプロンプト等で具体的に指示することが可能です。抽出した値は後続のオペレーションで変数として利用できます。
- kintoneの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのアプリにレコードを追加するか、そしてAI機能で抽出した各情報をkintoneアプリのどのフィールドにマッピングするかを設定できます。前段で取得した値を変数として、kintoneの各フィールドに埋め込むことができます。
■注意事項
- Zoho Mail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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