■概要
日々の業務でZoho MailとOutlookを併用していると、複数の受信トレイを確認する手間や、重要な連絡の見落としが課題になることがあります。特に、特定のメールを都度手作業で転送するのは非効率であり、対応の遅れに繋がる可能性も否定できません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定フォルダにメールが届いた際に、その内容をOutlookへ自動で通知できるため、メール管理を一元化し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho MailとOutlookを併用しており、メールチェックの手間を削減したいと考えている方
- Zoho Mailに届く特定の重要なメールを、見逃さずにOutlookで管理したい方
- 手作業によるメールの転送をやめ、迅速かつ正確に情報共有を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailで受信後、自動でOutlookへ通知が送信されるため、これまで手作業での転送やアプリの切り替えに費やしていた時間を短縮できます
- 指定したメールが自動で通知される仕組みを構築することで、重要な連絡の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な対応を可能にします
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得したメール情報を基に任意の宛先へ通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定してください
- Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたいメールアドレスを任意で設定することが可能です
■注意事項
- Zoho Mail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
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