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「Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、プロジェクト管理用のSmartsheetに情報を手でコピー＆ペーストしている…」
「ミーティングの日時やURL、議題などを転記するのが面倒だし、たまに入力ミスをしてしまう…」
このように、ZoomとSmartsheetを連携させる際の手作業に、非効率さやストレスを感じていませんか？
毎週、あるいは毎日発生するこの定型業務は、地味ながらも時間を奪い、ヒューマンエラーのリスクを常に伴います。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Zoomでミーティングが作成されたら、その情報が自動的にSmartsheetの指定されたシートに行として追加される仕組み</span>の活用です。
こうした日々の煩わしさから解放され、入力ミスによる手戻りや情報共有の遅れを防ぎ、本来集中すべきプロジェクトの計画やクライアントとのコミュニケーションといったコア業務に専念できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスマートに、そして楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ZoomとSmartsheetを連携し、さまざまな業務フローを自動化する</span>テンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
ZoomとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたミーティング情報の転記作業を自動化することが可能になります。
例えば、Zoomでウェビナーやクライアントとの定例会議がスケジュールされると、Smartsheetのプロジェクト管理シートに関連情報が自動で記録される、といった連携が実現できますよ！
これにより、情報の入力漏れやミスを防ぎ、チーム全体で最新の情報を共有できる体制を構築できるはずです。
以下で具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Zoomで新しいミーティングを作成するたびに、その日時、議題、参加用URLなどの情報を手作業でSmartsheetに転記している業務を自動化できます。
この連携により、<span class="mark-yellow">ミーティング情報がタイムリーにSmartsheetに記録されるため、手作業による転記の手間を削減し、入力ミスや共有漏れを防ぐ</span>ことで、プロジェクトの進捗管理をより正確かつ効率的に行うことができるはずです。
全てのミーティングではなく、「特定のプロジェクト名」や「クライアント名」が議題に含まれるミーティングのみをSmartsheetで管理したい場合などに最適な自動化です。
手動での振り分け作業を省き、<span class="mark-yellow">条件に合致する重要なミーティング情報だけを自動でSmartsheetに集約できる</span>ため、管理シートが煩雑になるのを防ぎ、必要な情報だけをスムーズに追跡しやすくなります。
それでは、さっそく実際にZoomとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
検索窓でZoomを検索し、表示された候補からZoom（OAuth）を選択します。
Yoomと連携するZoomアカウントから「Client ID」と「Client Secret」を取得し、それぞれの項目に値を入力します。
入力したら「追加」を押し、Yoomとの連携は完了です！
※「Client ID」と「Client Secret」の確認方法は、こちらをご覧ください。
先ほどと同様に検索窓を使ってアプリを検索し、表示される候補から選択してください。
Smartsheetのログインページに移動するので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスを入力しましょう。
次に、パスワードを入力してください。
最後に「許可」を押したら、Yoomとの連携は完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Zoomでミーティングが作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「ミーティングが作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、フローで使用するものであることを確認します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、Webhookイベントの受信設定を行います。
Webhookの設定はZoomの画面で行いますので、下図赤枠のURLをコピーしておき、Zoomの画面に移動しましょう。
移動後はこちらのページの手順に従い、設定を進めてみてくださいね！
次に、「ホストID」を入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
設定完了後は動作チェックのためにテストを行いますので、Zoomの画面に移り、テスト用のミーティングを作成してください。
テストなので、「テストMTG」や「デモMTG」などの架空の内容でOKです！
作成したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したミーティングの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Zoomで作成されたミーティングの情報を、Smartsheetに追加する設定を行います。
「行を追加」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは変更せず「行を追加」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のようにしていきましょう。
次に、「カラムID」に設定したセルに追加する「値」を、下図のようにアウトプットを使って設定します。
アウトプットを用いて設定することで、Zoomの情報をそのまま引用してSmartsheetに追加できるようになります。
アウトプットと固定値（直接入力）を組み合わせて設定することも可能です。
「＋セル情報を追加」を押すと、追加できるセルの情報を増やすことができるので、適宜同じ要領で設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、 Smartsheetにデータが追加されていることを確認しましょう。
※Zoomのトリガーアクションでは、ミーティング時間がGMTで取得されるため、作成したミーティングの9時間前の日時がSmartsheetに反映される点にご注意ください。
AIオペレーション（計算処理をする-日時・日付の加算/減算）を組み込むことで自動化フローの中で日時を日本時間に変換することもできます。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押して設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する」フローの作成手順でした！
今回はZoomからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからZoomへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
例えば、Smartsheetのタスクリストに基づいてZoomミーティングを自動で作成するといったケースもあるでしょう。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
Smartsheetで管理しているプロジェクト計画やタスクリストに基づいて、手動でZoomミーティングを設定する手間を省く自動化です。
Smartsheetに<span class="mark-yellow">新しいタスクやイベントの行が追加されると、その情報を基にZoomミーティングが自動で作成・設定される</span>ため、スケジュール調整にかかる時間を短縮し、ミーティングの作成漏れを防ぐことができます。
Smartsheetの特定の行、例えば「ステータス」が「会議要」に更新されたタスクや、特定の担当者がアサインされた行のみを対象にZoomミーティングを設定したい場合に有効です。
この連携によって、<span class="mark-yellow">必要なタスクについてのみミーティングが自動でセットアップされる</span>ため、不要な会議設定を削減し、より重要な業務に集中できる環境を整えることに繋がります。
SmartsheetやZoomのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のデータベースやチャットツールと連携することで、Smartsheetに行が追加されたら、転記したり通知したりする業務を自動化できます。
簡単な設定だけで手作業での業務を削減できるため、業務の効率化を図りたいときに利用してみてください。
CRMなどと連携することで、リードを登録した際にZoomでミーティングを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で会議を作成する手間が省けるため、会議の作成漏れを防ぎたいときなどにおすすめです。
いかがでしたか？
ZoomとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたミーティング情報の転記や、タスクに基づくミーティング設定といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、正確な情報に基づいてプロジェクトを進めることが可能となり、より付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的にフローを構築できるのも魅力ですよね！
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！
ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築し、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね。
Q：Zoomから他にどんな情報をSmartsheetに渡せますか？
A：連携できる情報は多岐に渡ります。
たとえば今回ご紹介したフローだと、以下のような情報が連携可能です。
※Zoomと連携してできることについて、詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
Q：ミーティングの削除も連携できますか？
A：はい、できます。
Zoomをトリガーとしたフローを構築する場合、主に次のようなアクションをきっかけにフローを起動し、他のツールへデータを連携することができます。
ただし、ミーティングの削除を連携する場合は、Zoomのミーティング情報に、Smartsheetで対応するレコードの行IDが登録されていることが前提になります。
Q：複雑な条件で連携するミーティングを絞り込めますか？
A：はい、トリガー直下に「分岐する」オペレーションを入れることで実現可能です。
この「分岐する」オペレーションの設定時に連携するデータの条件を絞ることで、指定した条件に一致するミーティングのみを連携できるようになりますよ！
また、設定時に「分岐条件を追加」することで、複数の条件を最大5個まで指定できます。
複数の条件を指定することで、たとえば「A会社」かつ「定例会議」のみを連携するといったように、より条件を絞ったミーティング情報を連携できるようになります。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
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