【簡単設定】ZoomのデータをSmartsheetに自動的に連携する方法

Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する

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■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
・定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
・複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

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「Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、プロジェクト管理用のSmartsheetに情報を手でコピー＆ペーストしている…」
「ミーティングの日時やURL、議題などを転記するのが面倒だし、たまに入力ミスをしてしまう…」

このように、ZoomとSmartsheetを連携させる際の手作業に、非効率さやストレスを感じていませんか？
毎週、あるいは毎日発生するこの定型業務は、地味ながらも時間を奪い、ヒューマンエラーのリスクを常に伴います。

そこで便利なのが、Zoomでミーティングが作成されたら、その情報が自動的にSmartsheetの指定されたシートに行として追加される仕組みの活用です。

こうした日々の煩わしさから解放され、入力ミスによる手戻りや情報共有の遅れを防ぎ、本来集中すべきプロジェクトの計画やクライアントとのコミュニケーションといったコア業務に専念できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスマートに、そして楽にしていきましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはZoomとSmartsheetを連携し、さまざまな業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！

Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する

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■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
・定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
・複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

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ZoomとSmartsheetを連携してできること

ZoomとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたミーティング情報の転記作業を自動化することが可能になります。
例えば、Zoomでウェビナーやクライアントとの定例会議がスケジュールされると、Smartsheetのプロジェクト管理シートに関連情報が自動で記録される、といった連携が実現できますよ！
これにより、情報の入力漏れやミスを防ぎ、チーム全体で最新の情報を共有できる体制を構築できるはずです。

以下で具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！

Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する

Zoomで新しいミーティングを作成するたびに、その日時、議題、参加用URLなどの情報を手作業でSmartsheetに転記している業務を自動化できます。

この連携により、ミーティング情報がタイムリーにSmartsheetに記録されるため、手作業による転記の手間を削減し、入力ミスや共有漏れを防ぐことで、プロジェクトの進捗管理をより正確かつ効率的に行うことができるはずです。

Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する

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■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
・定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
・複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

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Zoomで特定条件に合うミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する

全てのミーティングではなく、「特定のプロジェクト名」や「クライアント名」が議題に含まれるミーティングのみをSmartsheetで管理したい場合などに最適な自動化です。

手動での振り分け作業を省き、条件に合致する重要なミーティング情報だけを自動でSmartsheetに集約できるため、管理シートが煩雑になるのを防ぎ、必要な情報だけをスムーズに追跡しやすくなります。

Zoomで特定条件に合うミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する

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■概要
Zoomでのミーティング設定後、その都度Smartsheetへ手作業で情報を転記する業務は、手間がかかる上に更新漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定の条件に合致するミーティングが作成された際に、Smartsheetへ自動で行を追加することが可能です。SmartsheetとZoomを連携させ、手間のかかる転記作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとZoomを連携させ、ミーティング情報の管理を効率化したいと考えている方
・Zoomでの会議設定後、Smartsheetへ手動で情報を転記する作業に課題を感じている方
・Smartsheetでのタスク管理において、ミーティング情報の反映漏れやミスを防ぎたい方

■注意事項
・SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ZoomとSmartsheetの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にZoomとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• ZoomとSmartsheetをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Zoomのトリガー設定およびSmartsheetのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する

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■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
・定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
・複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

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ステップ1：ZoomとSmartsheetをマイアプリ登録

はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。

それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。

【Zoomのマイアプリ連携】

検索窓でZoomを検索し、表示された候補からZoom（OAuth）を選択します。

Yoomと連携するZoomアカウントから「Client ID」と「Client Secret」を取得し、それぞれの項目に値を入力します。
入力したら「追加」を押し、Yoomとの連携は完了です！

※「Client ID」と「Client Secret」の確認方法は、こちらをご覧ください。

【Smartsheetのマイアプリ登録】

先ほどと同様に検索窓を使ってアプリを検索し、表示される候補から選択してください。

Smartsheetのログインページに移動するので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスを入力しましょう。

次に、パスワードを入力してください。

最後に「許可」を押したら、Yoomとの連携は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。

Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する

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■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
・定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
・複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

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クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：Zoomのトリガー設定

最初の設定です！
まずは、Zoomでミーティングが作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「ミーティングが作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。

タイトルは編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、フローで使用するものであることを確認します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。

次に、Webhookイベントの受信設定を行います。
Webhookの設定はZoomの画面で行いますので、下図赤枠のURLをコピーしておき、Zoomの画面に移動しましょう。
移動後はこちらのページの手順に従い、設定を進めてみてくださいね！

次に、「ホストID」を入力欄をクリックして表示される候補から選択します。

設定完了後は動作チェックのためにテストを行いますので、Zoomの画面に移り、テスト用のミーティングを作成してください。
テストなので、「テストMTG」や「デモMTG」などの架空の内容でOKです！

作成したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したミーティングの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。

※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。

確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。

ステップ4：Smartsheetの行を追加する設定

続いて、Zoomで作成されたミーティングの情報を、Smartsheetに追加する設定を行います。
「行を追加」をクリックしてください。

タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは変更せず「行を追加」のままにして、「次へ」を押してください。

最後に、API接続設定を下記のようにしていきましょう。

• シートID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されます。
  候補の中から、ミーティング情報を追加するシートを選択してください。

• セル情報：シートの各セルに、何の値を追加するかを設定していきます。
  「カラムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。候補は、「シートID」に設定したシートに紐づいて表示されますよ！

次に、「カラムID」に設定したセルに追加する「値」を、下図のようにアウトプットを使って設定します。
アウトプットを用いて設定することで、Zoomの情報をそのまま引用してSmartsheetに追加できるようになります。
アウトプットと固定値（直接入力）を組み合わせて設定することも可能です。

「＋セル情報を追加」を押すと、追加できるセルの情報を増やすことができるので、適宜同じ要領で設定してみてくださいね！

設定が完了したら「テスト」をクリックし、 Smartsheetにデータが追加されていることを確認しましょう。

※Zoomのトリガーアクションでは、ミーティング時間がGMTで取得されるため、作成したミーティングの9時間前の日時がSmartsheetに反映される点にご注意ください。
AIオペレーション（計算処理をする-日時・日付の加算/減算）を組み込むことで自動化フローの中で日時を日本時間に変換することもできます。

確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押して設定完了です！

ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認

これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！

以上が、「Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する」フローの作成手順でした！

SmartsheetのデータをZoomに連携したい場合

今回はZoomからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからZoomへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
例えば、Smartsheetのタスクリストに基づいてZoomミーティングを自動で作成するといったケースもあるでしょう。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！

Smartsheetで行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する

Smartsheetで管理しているプロジェクト計画やタスクリストに基づいて、手動でZoomミーティングを設定する手間を省く自動化です。

Smartsheetに新しいタスクやイベントの行が追加されると、その情報を基にZoomミーティングが自動で作成・設定されるため、スケジュール調整にかかる時間を短縮し、ミーティングの作成漏れを防ぐことができます。

Smartsheetで行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する

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■概要
Smartsheetでタスクやスケジュールを管理する際、都度Zoomミーティングを手動で設定し、URLを共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Smartsheetに新しい行が追加されると、自動でZoomミーティングが作成されるようになります。smartsheetとzoomの面倒な連携作業を自動化し、ミーティング設定の手間と共有漏れのリスクを減らし、よりスムーズなプロジェクト進行を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetでタスクを管理し、関連するZoomミーティングを手動で設定している方
・SmartsheetとZoom間の情報連携に手間を感じ、自動化を検討しているプロジェクトマネージャーの方
・ミーティング設定の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

■注意事項
・SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

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Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する

Smartsheetの特定の行、例えば「ステータス」が「会議要」に更新されたタスクや、特定の担当者がアサインされた行のみを対象にZoomミーティングを設定したい場合に有効です。

この連携によって、必要なタスクについてのみミーティングが自動でセットアップされるため、不要な会議設定を削減し、より重要な業務に集中できる環境を整えることに繋がります。

Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する

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■概要
Smartsheetでプロジェクトを管理する中で、特定のタスクが発生した際に都度Zoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。手作業での調整は、対応漏れや日程調整の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件に合う行が追加されるだけで、Zoomのミーティング作成が自動で完了するため、SmartsheetとZoomを連携させたスムーズな業務進行が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetで管理するタスクに応じ、Zoomでの打ち合わせを頻繁に行うプロジェクトマネージャーの方
・SmartsheetとZoomを利用しており、両ツール間の手作業によるミーティング設定を自動化したい方
・重要なタスクや課題の発生を検知し、迅速に関係者とのミーティングを設定したいチームリーダーの方

■注意事項
・SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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SmartsheetやZoomを使ったその他の自動化例

SmartsheetやZoomのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！

Smartsheetを使った便利な自動化例

他のデータベースやチャットツールと連携することで、Smartsheetに行が追加されたら、転記したり通知したりする業務を自動化できます。
簡単な設定だけで手作業での業務を削減できるため、業務の効率化を図りたいときに利用してみてください。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成するフローです。

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Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する

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■概要
「Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを自動的にSmartsheetに整理・管理する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力や転記の手間を省き、迅速かつ正確なデータ管理が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集したデータをSmartsheetで一元管理したいビジネスユーザーの方
・手動でのデータ転記に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・データ管理の効率化を図り、ミスを減らしたい業務担当者の方
・Smartsheetを既に活用しており、Googleフォームとの連携を検討している方

■注意事項
・Googleフォーム、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する

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■概要
「Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する」ワークフローは、広告キャンペーンから得られたリード情報を自動的にSmartsheetに転送し、管理をスムーズにする業務ワークフローです。これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、迅速な対応が可能になります。特に複数の広告プラットフォームを利用している場合、この連携が大きな助けとなります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）を活用してリード獲得を行っているマーケティング担当者
・Smartsheetでリード情報を一元管理したい営業チームのリーダー
・広告データの手動入力に時間を取られている業務担当者

■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Smartsheetで行が追加されたらMicrosoft Excelに追加する

試してみる

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■概要
「Smartsheetで行が追加されたらMicrosoft Excelに追加する」フローは、SmartsheetとMicrosoft Excel間のデータ連携を自動化する業務ワークフローです。Smartsheetに新しい行が追加されると、そのデータが自動的に指定したMicrosoft Excelのシートに反映されます。これにより、手動でのデータ転記作業を省略し、データの一貫性と正確性を保ちながら、業務の効率化を図ることができます。日々のデータ管理業務をスムーズに進めたい方に最適なワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとMicrosoft Excelを併用してデータ管理を行っているビジネスユーザー
・手動でのデータ入力や転記作業に時間を取られているチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・データの一貫性を保ちつつ、効率的な業務ワークフローを構築したいと考えている企業

■注意事項
・Smartsheet、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する

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■概要
「Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する」フローは、チームの連携を強化する業務ワークフローです。Smartsheetに新しい行が追加されると、即座にSlackへ通知が送信されるため、メンバー全員が迅速に最新情報を共有できます。これにより、情報の見落としや伝達ミスを防ぎ、スムーズなコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetを日常的に活用しているプロジェクトマネージャー
・Slackでチームコミュニケーションを頻繁に行っている企業
・Smartsheetの更新情報を迅速にチームへ共有したい管理者

■注意事項
・Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoomを使った便利な自動化例

CRMなどと連携することで、リードを登録した際にZoomでミーティングを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で会議を作成する手間が省けるため、会議の作成漏れを防ぎたいときなどにおすすめです。

HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する

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■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。
新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方
・新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方
・手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方
・HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方

■注意事項
・HubSpot、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしと要約を行い、Googleドキュメントに保存する

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■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、録画内容をGoogleドキュメントへ手作業で議事録としてまとめるのは、時間もかかり大変な作業ではないでしょうか。
特に重要な会議ほど内容の正確な記録が求められますが、手作業では聞き逃しや要約の抜け漏れも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、会議の文字起こしからAIによる要約、そしてGoogleドキュメントへの保存までを自動化し、議事録作成の手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでの会議が多く、Googleドキュメントでの議事録作成に手間を感じている方
・会議内容の要点を素早く共有し、チーム内の情報連携を円滑にしたいと考えている方
・重要な打ち合わせの記録を手作業に頼らず、正確かつ効率的に残したい営業担当者の方

■注意事項
・Zoom、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Zoomのウェビナーが終了したら、Sansanで参加者情報を名刺登録する

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■概要
「Zoomのウェビナーが終了したら、Sansanで参加者情報を名刺登録する」フローは、ウェビナー後の参加者データ管理を自動化する業務ワークフローです。
Zoomで集まった参加者情報を迅速かつ正確にSansanに登録します。これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、効率的な情報管理が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者情報の管理に時間を費やしているイベント担当者の方
・Sansanを利用して名刺管理を行っており、他のツールとの連携を強化したいビジネスパーソン
・データ入力の手間を減らし、業務効率化を図りたい企業のIT担当者
・正確な参加者データを迅速に管理したいマーケティングチームの方

■注意事項
・Zoom、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Sansan】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Zoomミーティングが終了したら、Googleカレンダーの説明欄に録画リンクを追記する

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■概要
このフローでは、Zoomミーティングが終了した際に、Googleカレンダーの説明欄に録画リンクを追記することが可能です。この自動化によって、会議参加者全員が簡単に録画内容を確認でき、フォローアップもスムーズになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとGoogleカレンダーを日常的に利用しており、ミーティング後のフォローアップを自動化したい方
・会議の録画リンクを手動で共有する作業に時間を取られているビジネスパーソン
・チーム内での情報共有を効率化し、業務の生産性を向上させたい管理者
・複数のミーティングを管理しており、録画管理に一元化を図りたい方
・ITツールを活用して業務ワークフローの自動化に興味がある方

■注意事項
・ZoomとGoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する

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■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する」ワークフローは、予定の作成作業が効率化します。
Zoomに直接アクセスすることなく、kintone上で会議の作成が完了するため、作業効率が向上するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して社内のデータ管理や業務プロセスを効率化している方
・迅速にZoomでのミーティングをセットアップし、対応力を高めたいと考えている方
・業務の効率化や時間短縮を目指している方
・スピーディな対応が求められる業務を担当している方
・手動でミーティングを設定する手間を省きたいと感じている方
・リモートワークを行っており、迅速な情報共有とコミュニケーションを重視している方

■注意事項
・kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

いかがでしたか？

ZoomとSmartsheetの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたミーティング情報の転記や、タスクに基づくミーティング設定といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、正確な情報に基づいてプロジェクトを進めることが可能となり、より付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです。

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的にフローを構築できるのも魅力ですよね！
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！
ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築し、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね。

よくあるご質問

Q：Zoomから他にどんな情報をSmartsheetに渡せますか？

A：連携できる情報は多岐に渡ります。
たとえば今回ご紹介したフローだと、以下のような情報が連携可能です。

• トピック
• 各種ID（ミーティング、アカウント、ホスト、操作者）
• パスワード
• ミーティングの期間
• 参加URL
• 開始日時
• タイムゾーン
• 繰り返し間隔など

※Zoomと連携してできることについて、詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。

Q：ミーティングの削除も連携できますか？

A：はい、できます。
Zoomをトリガーとしたフローを構築する場合、主に次のようなアクションをきっかけにフローを起動し、他のツールへデータを連携することができます。
ただし、ミーティングの削除を連携する場合は、Zoomのミーティング情報に、Smartsheetで対応するレコードの行IDが登録されていることが前提になります。

• ミーティングが終了したら
• 会議が作成されたら
• ミーティングが作成されたら（Webhook）
• ミーティングが削除されたら（Webhook）
• ミーティング参加者がホストより先に入室したら（Webhook）
• 指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）
• すべてのユーザーのレコーディングが完了したら（Webhook）
• レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）
• ウェビナーが作成されたら（Webhook）
• ウェビナーが終了したら（Webhook）
• ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）
• ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）
• ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）
• ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）

Q：複雑な条件で連携するミーティングを絞り込めますか？

A：はい、トリガー直下に「分岐する」オペレーションを入れることで実現可能です。
この「分岐する」オペレーションの設定時に連携するデータの条件を絞ることで、指定した条件に一致するミーティングのみを連携できるようになりますよ！
また、設定時に「分岐条件を追加」することで、複数の条件を最大5個まで指定できます。
複数の条件を指定することで、たとえば「A会社」かつ「定例会議」のみを連携するといったように、より条件を絞ったミーティング情報を連携できるようになります。

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 

※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！