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【簡単設定】ZoomのデータをSmartsheetに自動的に連携する方法
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
「Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、プロジェクト管理用のSmartsheetに情報を手でコピー＆ペーストしている…」
「ミーティングの日時やURL、議題などを転記するのが面倒だし、たまに入力ミスをしてしまう…」
このように、ZoomとSmartsheetを連携させる際の手作業に、非効率さやストレスを感じていませんか？
毎週、あるいは毎日発生するこの定型業務は、地味ながらも時間を奪い、ヒューマンエラーのリスクを常に伴います。
そこで便利なのが、Zoomでミーティングが作成されたら、その情報が自動的にSmartsheetの指定されたシートに行として追加される仕組みの活用です。
こうした日々の煩わしさから解放され、入力ミスによる手戻りや情報共有の遅れを防ぎ、本来集中すべきプロジェクトの計画やクライアントとのコミュニケーションといったコア業務に専念できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスマートに、そして楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomとSmartsheetを連携し、さまざまな業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
ZoomとSmartsheetを連携してできること
ZoomとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたミーティング情報の転記作業を自動化することが可能になります。
例えば、Zoomでウェビナーやクライアントとの定例会議がスケジュールされると、Smartsheetのプロジェクト管理シートに関連情報が自動で記録される、といった連携が実現できますよ！
これにより、情報の入力漏れやミスを防ぎ、チーム全体で最新の情報を共有できる体制を構築できるはずです。
以下で具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する
Zoomで新しいミーティングを作成するたびに、その日時、議題、参加用URLなどの情報を手作業でSmartsheetに転記している業務を自動化できます。
この連携により、ミーティング情報がタイムリーにSmartsheetに記録されるため、手作業による転記の手間を削減し、入力ミスや共有漏れを防ぐことで、プロジェクトの進捗管理をより正確かつ効率的に行うことができるはずです。
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
Zoomで特定条件に合うミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する
全てのミーティングではなく、「特定のプロジェクト名」や「クライアント名」が議題に含まれるミーティングのみをSmartsheetで管理したい場合などに最適な自動化です。
手動での振り分け作業を省き、条件に合致する重要なミーティング情報だけを自動でSmartsheetに集約できるため、管理シートが煩雑になるのを防ぎ、必要な情報だけをスムーズに追跡しやすくなります。
■概要
Zoomでのミーティング設定後、その都度Smartsheetへ手作業で情報を転記する業務は、手間がかかる上に更新漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定の条件に合致するミーティングが作成された際に、Smartsheetへ自動で行を追加することが可能です。SmartsheetとZoomを連携させ、手間のかかる転記作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを連携させ、ミーティング情報の管理を効率化したいと考えている方
- Zoomでの会議設定後、Smartsheetへ手動で情報を転記する作業に課題を感じている方
- Smartsheetでのタスク管理において、ミーティング情報の反映漏れやミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で情報を連携させるので、手作業による入力ミスや重要なミーティング情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、Zoomのミーティング情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のキーワードがミーティングのトピックに含まれる場合のみ処理を実行するなど、Smartsheetに行を追加する条件を任意で設定してください
- Smartsheetの「行を追加」アクションで、ミーティングのトピックや開催日時、参加URLなど、シートの列と紐付けて追加したい情報を任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoomでのミーティング設定後、その都度Smartsheetへ手作業で情報を転記する業務は、手間がかかる上に更新漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定の条件に合致するミーティングが作成された際に、Smartsheetへ自動で行を追加することが可能です。SmartsheetとZoomを連携させ、手間のかかる転記作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを連携させ、ミーティング情報の管理を効率化したいと考えている方
- Zoomでの会議設定後、Smartsheetへ手動で情報を転記する作業に課題を感じている方
- Smartsheetでのタスク管理において、ミーティング情報の反映漏れやミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で情報を連携させるので、手作業による入力ミスや重要なミーティング情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、Zoomのミーティング情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のキーワードがミーティングのトピックに含まれる場合のみ処理を実行するなど、Smartsheetに行を追加する条件を任意で設定してください
- Smartsheetの「行を追加」アクションで、ミーティングのトピックや開催日時、参加URLなど、シートの列と紐付けて追加したい情報を任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ZoomとSmartsheetの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoomとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- ZoomとSmartsheetをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Zoomのトリガー設定およびSmartsheetのアクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
ステップ1：ZoomとSmartsheetをマイアプリ登録
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
【Zoomのマイアプリ連携】
検索窓でZoomを検索し、表示された候補からZoom（OAuth）を選択します。
Yoomと連携するZoomアカウントから「Client ID」と「Client Secret」を取得し、それぞれの項目に値を入力します。
入力したら「追加」を押し、Yoomとの連携は完了です！
※「Client ID」と「Client Secret」の確認方法は、こちらをご覧ください。
【Smartsheetのマイアプリ登録】
先ほどと同様に検索窓を使ってアプリを検索し、表示される候補から選択してください。
Smartsheetのログインページに移動するので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスを入力しましょう。
次に、パスワードを入力してください。
最後に「許可」を押したら、Yoomとの連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：Zoomのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、Zoomでミーティングが作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「ミーティングが作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、フローで使用するものであることを確認します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、Webhookイベントの受信設定を行います。
Webhookの設定はZoomの画面で行いますので、下図赤枠のURLをコピーしておき、Zoomの画面に移動しましょう。
移動後はこちらのページの手順に従い、設定を進めてみてくださいね！
次に、「ホストID」を入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
設定完了後は動作チェックのためにテストを行いますので、Zoomの画面に移り、テスト用のミーティングを作成してください。
テストなので、「テストMTG」や「デモMTG」などの架空の内容でOKです！
作成したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したミーティングの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：Smartsheetの行を追加する設定
続いて、Zoomで作成されたミーティングの情報を、Smartsheetに追加する設定を行います。
「行を追加」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは変更せず「行を追加」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のようにしていきましょう。
-
シートID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されます。
候補の中から、ミーティング情報を追加するシートを選択してください。
-
セル情報：シートの各セルに、何の値を追加するかを設定していきます。
「カラムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。候補は、「シートID」に設定したシートに紐づいて表示されますよ！
次に、「カラムID」に設定したセルに追加する「値」を、下図のようにアウトプットを使って設定します。
アウトプットを用いて設定することで、Zoomの情報をそのまま引用してSmartsheetに追加できるようになります。
アウトプットと固定値（直接入力）を組み合わせて設定することも可能です。
「＋セル情報を追加」を押すと、追加できるセルの情報を増やすことができるので、適宜同じ要領で設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、 Smartsheetにデータが追加されていることを確認しましょう。
※Zoomのトリガーアクションでは、ミーティング時間がGMTで取得されるため、作成したミーティングの9時間前の日時がSmartsheetに反映される点にご注意ください。
AIオペレーション（計算処理をする-日時・日付の加算/減算）を組み込むことで自動化フローの中で日時を日本時間に変換することもできます。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押して設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「Zoomでミーティングが作成されたら、Smartsheetに行を追加する」フローの作成手順でした！
SmartsheetのデータをZoomに連携したい場合
今回はZoomからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからZoomへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
例えば、Smartsheetのタスクリストに基づいてZoomミーティングを自動で作成するといったケースもあるでしょう。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
Smartsheetで行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する
Smartsheetで管理しているプロジェクト計画やタスクリストに基づいて、手動でZoomミーティングを設定する手間を省く自動化です。
Smartsheetに新しいタスクやイベントの行が追加されると、その情報を基にZoomミーティングが自動で作成・設定されるため、スケジュール調整にかかる時間を短縮し、ミーティングの作成漏れを防ぐことができます。
■概要
Smartsheetでタスクやスケジュールを管理する際、都度Zoomミーティングを手動で設定し、URLを共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Smartsheetに新しい行が追加されると、自動でZoomミーティングが作成されるようになります。smartsheetとzoomの面倒な連携作業を自動化し、ミーティング設定の手間と共有漏れのリスクを減らし、よりスムーズなプロジェクト進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスクを管理し、関連するZoomミーティングを手動で設定している方
- smartsheetとzoom間の情報連携に手間を感じ、自動化を検討しているプロジェクトマネージャーの方
- ミーティング設定の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetへの行追加をトリガーにZoomミーティングが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- smartsheetとzoomの連携を自動化することで、ミーティングURLの転記ミスや設定漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで計算機能を選択し、Smartsheetから取得したミーティング時間などの数値を加工する処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Smartsheetの情報をもとにミーティングが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、どのシートを対象にするか、またどの列の情報をもとにミーティングを作成するかを任意で設定してください。
- Zoomのミーティング作成オペレーションでは、ミーティングのトピックや議題、開始時間などをSmartsheetから取得した情報をもとに自由にカスタマイズします。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
■概要
Smartsheetでタスクやスケジュールを管理する際、都度Zoomミーティングを手動で設定し、URLを共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Smartsheetに新しい行が追加されると、自動でZoomミーティングが作成されるようになります。smartsheetとzoomの面倒な連携作業を自動化し、ミーティング設定の手間と共有漏れのリスクを減らし、よりスムーズなプロジェクト進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスクを管理し、関連するZoomミーティングを手動で設定している方
- smartsheetとzoom間の情報連携に手間を感じ、自動化を検討しているプロジェクトマネージャーの方
- ミーティング設定の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetへの行追加をトリガーにZoomミーティングが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- smartsheetとzoomの連携を自動化することで、ミーティングURLの転記ミスや設定漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで計算機能を選択し、Smartsheetから取得したミーティング時間などの数値を加工する処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Smartsheetの情報をもとにミーティングが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、どのシートを対象にするか、またどの列の情報をもとにミーティングを作成するかを任意で設定してください。
- Zoomのミーティング作成オペレーションでは、ミーティングのトピックや議題、開始時間などをSmartsheetから取得した情報をもとに自由にカスタマイズします。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する
Smartsheetの特定の行、例えば「ステータス」が「会議要」に更新されたタスクや、特定の担当者がアサインされた行のみを対象にZoomミーティングを設定したい場合に有効です。
この連携によって、必要なタスクについてのみミーティングが自動でセットアップされるため、不要な会議設定を削減し、より重要な業務に集中できる環境を整えることに繋がります。
■概要
Smartsheetでプロジェクトを管理する中で、特定のタスクが発生した際に都度Zoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。手作業での調整は、対応漏れや日程調整の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件に合う行が追加されるだけで、Zoomのミーティング作成が自動で完了するため、SmartsheetとZoomを連携させたスムーズな業務進行が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetで管理するタスクに応じ、Zoomでの打ち合わせを頻繁に行うプロジェクトマネージャーの方
- SmartsheetとZoomを利用しており、両ツール間の手作業によるミーティング設定を自動化したい方
- 重要なタスクや課題の発生を検知し、迅速に関係者とのミーティングを設定したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetの更新に連動してZoomミーティングが自動で作成されるため、手作業による設定の時間を短縮できます。
- 手動でのミーティング設定時に起こりうる、議題の転記ミスや参加者の招待漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する行が追加された場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
- 続いて、オペレーションで計算機能を追加し、必要に応じてSmartsheetから取得した数値を加工します
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Smartsheetの情報をもとにミーティングを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Smartsheetの特定の列の値など、ミーティング作成のきっかけとしたい条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際、議題や開催時間、参加者などをSmartsheetのどの列の情報をもとに設定するかを任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Smartsheetでプロジェクトを管理する中で、特定のタスクが発生した際に都度Zoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。手作業での調整は、対応漏れや日程調整の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件に合う行が追加されるだけで、Zoomのミーティング作成が自動で完了するため、SmartsheetとZoomを連携させたスムーズな業務進行が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetで管理するタスクに応じ、Zoomでの打ち合わせを頻繁に行うプロジェクトマネージャーの方
- SmartsheetとZoomを利用しており、両ツール間の手作業によるミーティング設定を自動化したい方
- 重要なタスクや課題の発生を検知し、迅速に関係者とのミーティングを設定したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetの更新に連動してZoomミーティングが自動で作成されるため、手作業による設定の時間を短縮できます。
- 手動でのミーティング設定時に起こりうる、議題の転記ミスや参加者の招待漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する行が追加された場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
- 続いて、オペレーションで計算機能を追加し、必要に応じてSmartsheetから取得した数値を加工します
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Smartsheetの情報をもとにミーティングを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Smartsheetの特定の列の値など、ミーティング作成のきっかけとしたい条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際、議題や開催時間、参加者などをSmartsheetのどの列の情報をもとに設定するかを任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SmartsheetやZoomを使ったその他の自動化例
SmartsheetやZoomのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Smartsheetを使った便利な自動化例
他のデータベースやチャットツールと連携することで、Smartsheetに行が追加されたら、転記したり通知したりする業務を自動化できます。
簡単な設定だけで手作業での業務を削減できるため、業務の効率化を図りたいときに利用してみてください。
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、分析やレポート作成のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際に転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加されるたびに、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、こうしたデータ連携に伴う課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとMicrosoft Excelを併用し、データの手動転記に課題を感じている方
- Smartsheetのデータを元に、Microsoft Excelで定期的なレポート作成を行っている方
- プロジェクトやタスクのデータ連携を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されるとMicrosoft Excelへ自動でデータが追加され、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Smartsheetから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 特定の担当者のタスクのみを追加するなど、Smartsheetから取得した情報に基づいて条件を設定し、対象のレコードのみを追加することも可能です。
■注意事項
- Smartsheet、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方
- Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方
- チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。
- Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方
- フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Meta広告で獲得したリード情報を、一件ずつSmartsheetに手作業で入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリードが登録されると、自動でSmartsheetの指定したシートに行が追加されます。手作業によるデータ転記の手間を省き、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を手作業で管理しているマーケティング担当者の方
- Smartsheetを顧客管理やタスク管理に利用しており、入力作業を自動化したいと考えている方
- リード獲得から次のアクションまでの時間を短縮し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告（Facebook）でのリード獲得からSmartsheetへの情報反映が自動化されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Meta広告（Facebook）とSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を任意のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションを設定する際、どのシートにリード情報を追加するかを指定するために、対象となるシートのIDを任意で設定してください。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方
- 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方
- 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。
- 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、分析やレポート作成のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際に転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加されるたびに、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、こうしたデータ連携に伴う課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとMicrosoft Excelを併用し、データの手動転記に課題を感じている方
- Smartsheetのデータを元に、Microsoft Excelで定期的なレポート作成を行っている方
- プロジェクトやタスクのデータ連携を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されるとMicrosoft Excelへ自動でデータが追加され、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Smartsheetから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 特定の担当者のタスクのみを追加するなど、Smartsheetから取得した情報に基づいて条件を設定し、対象のレコードのみを追加することも可能です。
■注意事項
- Smartsheet、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方
- Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方
- チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。
- Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方
- フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Meta広告で獲得したリード情報を、一件ずつSmartsheetに手作業で入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリードが登録されると、自動でSmartsheetの指定したシートに行が追加されます。手作業によるデータ転記の手間を省き、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を手作業で管理しているマーケティング担当者の方
- Smartsheetを顧客管理やタスク管理に利用しており、入力作業を自動化したいと考えている方
- リード獲得から次のアクションまでの時間を短縮し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告（Facebook）でのリード獲得からSmartsheetへの情報反映が自動化されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Meta広告（Facebook）とSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を任意のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションを設定する際、どのシートにリード情報を追加するかを指定するために、対象となるシートのIDを任意で設定してください。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方
- 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方
- 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。
- 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomを使った便利な自動化例
CRMなどと連携することで、リードを登録した際にZoomでミーティングを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で会議を作成する手間が省けるため、会議の作成漏れを防ぎたいときなどにおすすめです。
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
- Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方
- 新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方
- 手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方
- HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
■概要
kintoneで顧客情報や案件を管理する中で、新しいレコードが追加されるたびに手動でZoomミーティングを作成し、URLを発行する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけでZoomミーティングが自動で作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoomを連携させ、ミーティング設定の手間をなくしたいと考えている営業担当者の方
- 手作業による情報入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
- 定型業務を自動化することで、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をきっかけに、Zoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティング情報の入力や転記がなくなるため、日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得したレコードの情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピック（件名）や説明文に、kintoneから取得した顧客名や案件名といった情報を動的に割り当てることが可能です。
- ミーティングの開始時刻や所要時間も、kintoneのフィールド情報を基に設定するか、あるいは固定の値を指定するかなど、運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、録画内容をGoogleドキュメントへ手作業で議事録としてまとめるのは、時間もかかり大変な作業ではないでしょうか。特に重要な会議ほど内容の正確な記録が求められますが、手作業では聞き逃しや要約の抜け漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、会議の文字起こしからAIによる要約、そしてGoogleドキュメントへの保存までを自動化し、議事録作成の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、Googleドキュメントでの議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の要点を素早く共有し、チーム内の情報連携を円滑にしたいと考えている方
- 重要な打ち合わせの記録を手作業に頼らず、正確かつ効率的に残したい営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後、自動で文字起こしと要約、Googleドキュメントへの保存まで行われるため、議事録作成にかかる時間を削減できます
- AIによる文字起こしと要約を利用することで、手作業による聞き逃しや要点の抜け漏れを防ぎ、会議録の品質向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します
- 続いて、オペレーションでZoomのアクションを選択し、ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードします
- ダウンロードした音声ファイルを、オペレーションの「音声文字起こし機能」でテキスト化します
- 次に、オペレーションの「AI機能」で、文字起こしされたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、新しいドキュメントを作成して要約結果などを自動で保存するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のメールアドレスやミーティングIDの会議のみをフローの実行対象とするよう設定できます
- 音声文字起こし機能では、前段のZoomのアクションで取得した音声ファイルを文字起こし対象として指定してください
- AIによる要約では、文字起こししたテキストを変数として設定し、「箇条書きで」「500字以内で」など、要約の形式や条件を自由にカスタマイズできます
- Googleドキュメントに保存する際のドキュメントタイトルを、固定テキストや会議名などの変数を組み合わせて任意に設定できます
- ドキュメントの本文には、AIの要約結果だけでなく、会議名や参加者リストなど、前段のフローで取得した情報を組み合わせて自由に書き込めます
■注意事項
- Zoom、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要
このフローでは、Zoomミーティングが終了した際に、Googleカレンダーの説明欄に録画リンクを追記することが可能です。この自動化によって、会議参加者全員が簡単に録画内容を確認でき、フォローアップもスムーズになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとGoogleカレンダーを日常的に利用しており、ミーティング後のフォローアップを自動化したい方
- 会議の録画リンクを手動で共有する作業に時間を取られているビジネスパーソン
- チーム内での情報共有を効率化し、業務の生産性を向上させたい管理者
- 複数のミーティングを管理しており、録画管理に一元化を図りたい方
- ITツールを活用して業務ワークフローの自動化に興味がある方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議設定作業の手間削減
・Zoomミーティング終了後、自動で録画リンクがGoogleカレンダーに追加されるため、手間が省けます。 - 情報共有の円滑化
・録画リンクが漏れなくカレンダーに反映されることで、参加者全員がスムーズにアクセスすることが可能です。 - 人的ミスの防止
・手動入力によるリンクの漏れや誤りを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■概要
Zoomで開催したウェビナーの後、参加者リストをダウンロードし、一件ずつSansanに名刺情報を手入力していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスが発生する可能性もあり、重要なリード情報を扱う上で大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、参加者情報をSansanへ自動で名刺登録できるため、こうした手作業の手間やリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理の効率化を図りたいマーケティング担当者の方
- Sansanを日常的に利用しており、手作業によるデータ入力の手間を削減したいと考えている方
- ウェビナー運営からリード管理までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーが終了すると、参加者情報が自動でSansanに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定し、対象のウェビナーを指定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、参加者情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理機能を用いて、取得した参加者リストのデータ一件ずつに対して、後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出した各参加者の情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 繰り返し処理機能では、前段のZoomで取得した参加者の一覧データを変数として用いて、どのような条件で処理を繰り返すかをカスタマイズできます。
- Sansanに名刺データを登録する際は、名前や会社名などの各項目に、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
- Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方
- 新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方
- 手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方
- HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
■概要
kintoneで顧客情報や案件を管理する中で、新しいレコードが追加されるたびに手動でZoomミーティングを作成し、URLを発行する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけでZoomミーティングが自動で作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoomを連携させ、ミーティング設定の手間をなくしたいと考えている営業担当者の方
- 手作業による情報入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
- 定型業務を自動化することで、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をきっかけに、Zoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティング情報の入力や転記がなくなるため、日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得したレコードの情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピック（件名）や説明文に、kintoneから取得した顧客名や案件名といった情報を動的に割り当てることが可能です。
- ミーティングの開始時刻や所要時間も、kintoneのフィールド情報を基に設定するか、あるいは固定の値を指定するかなど、運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、録画内容をGoogleドキュメントへ手作業で議事録としてまとめるのは、時間もかかり大変な作業ではないでしょうか。特に重要な会議ほど内容の正確な記録が求められますが、手作業では聞き逃しや要約の抜け漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、会議の文字起こしからAIによる要約、そしてGoogleドキュメントへの保存までを自動化し、議事録作成の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、Googleドキュメントでの議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の要点を素早く共有し、チーム内の情報連携を円滑にしたいと考えている方
- 重要な打ち合わせの記録を手作業に頼らず、正確かつ効率的に残したい営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後、自動で文字起こしと要約、Googleドキュメントへの保存まで行われるため、議事録作成にかかる時間を削減できます
- AIによる文字起こしと要約を利用することで、手作業による聞き逃しや要点の抜け漏れを防ぎ、会議録の品質向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します
- 続いて、オペレーションでZoomのアクションを選択し、ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードします
- ダウンロードした音声ファイルを、オペレーションの「音声文字起こし機能」でテキスト化します
- 次に、オペレーションの「AI機能」で、文字起こしされたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、新しいドキュメントを作成して要約結果などを自動で保存するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のメールアドレスやミーティングIDの会議のみをフローの実行対象とするよう設定できます
- 音声文字起こし機能では、前段のZoomのアクションで取得した音声ファイルを文字起こし対象として指定してください
- AIによる要約では、文字起こししたテキストを変数として設定し、「箇条書きで」「500字以内で」など、要約の形式や条件を自由にカスタマイズできます
- Googleドキュメントに保存する際のドキュメントタイトルを、固定テキストや会議名などの変数を組み合わせて任意に設定できます
- ドキュメントの本文には、AIの要約結果だけでなく、会議名や参加者リストなど、前段のフローで取得した情報を組み合わせて自由に書き込めます
■注意事項
- Zoom、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要
このフローでは、Zoomミーティングが終了した際に、Googleカレンダーの説明欄に録画リンクを追記することが可能です。この自動化によって、会議参加者全員が簡単に録画内容を確認でき、フォローアップもスムーズになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとGoogleカレンダーを日常的に利用しており、ミーティング後のフォローアップを自動化したい方
- 会議の録画リンクを手動で共有する作業に時間を取られているビジネスパーソン
- チーム内での情報共有を効率化し、業務の生産性を向上させたい管理者
- 複数のミーティングを管理しており、録画管理に一元化を図りたい方
- ITツールを活用して業務ワークフローの自動化に興味がある方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議設定作業の手間削減
・Zoomミーティング終了後、自動で録画リンクがGoogleカレンダーに追加されるため、手間が省けます。 - 情報共有の円滑化
・録画リンクが漏れなくカレンダーに反映されることで、参加者全員がスムーズにアクセスすることが可能です。 - 人的ミスの防止
・手動入力によるリンクの漏れや誤りを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■概要
Zoomで開催したウェビナーの後、参加者リストをダウンロードし、一件ずつSansanに名刺情報を手入力していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスが発生する可能性もあり、重要なリード情報を扱う上で大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、参加者情報をSansanへ自動で名刺登録できるため、こうした手作業の手間やリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理の効率化を図りたいマーケティング担当者の方
- Sansanを日常的に利用しており、手作業によるデータ入力の手間を削減したいと考えている方
- ウェビナー運営からリード管理までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーが終了すると、参加者情報が自動でSansanに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定し、対象のウェビナーを指定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、参加者情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理機能を用いて、取得した参加者リストのデータ一件ずつに対して、後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出した各参加者の情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 繰り返し処理機能では、前段のZoomで取得した参加者の一覧データを変数として用いて、どのような条件で処理を繰り返すかをカスタマイズできます。
- Sansanに名刺データを登録する際は、名前や会社名などの各項目に、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？
ZoomとSmartsheetの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたミーティング情報の転記や、タスクに基づくミーティング設定といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、正確な情報に基づいてプロジェクトを進めることが可能となり、より付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的にフローを構築できるのも魅力ですよね！
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！
ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築し、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね。
よくあるご質問
Q：Zoomから他にどんな情報をSmartsheetに渡せますか？
A：連携できる情報は多岐に渡ります。
たとえば今回ご紹介したフローだと、以下のような情報が連携可能です。
- トピック
- 各種ID（ミーティング、アカウント、ホスト、操作者）
- パスワード
- ミーティングの期間
- 参加URL
- 開始日時
- タイムゾーン
- 繰り返し間隔など
※Zoomと連携してできることについて、詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
Q：ミーティングの削除も連携できますか？
A：はい、できます。
Zoomをトリガーとしたフローを構築する場合、主に次のようなアクションをきっかけにフローを起動し、他のツールへデータを連携することができます。
ただし、ミーティングの削除を連携する場合は、Zoomのミーティング情報に、Smartsheetで対応するレコードの行IDが登録されていることが前提になります。
- ミーティングが終了したら
- 会議が作成されたら
- ミーティングが作成されたら（Webhook）
- ミーティングが削除されたら（Webhook）
- ミーティング参加者がホストより先に入室したら（Webhook）
- 指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）
- すべてのユーザーのレコーディングが完了したら（Webhook）
- レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）
- ウェビナーが作成されたら（Webhook）
- ウェビナーが終了したら（Webhook）
- ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）
- ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）
- ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）
- ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）
Q：複雑な条件で連携するミーティングを絞り込めますか？
A：はい、トリガー直下に「分岐する」オペレーションを入れることで実現可能です。
この「分岐する」オペレーションの設定時に連携するデータの条件を絞ることで、指定した条件に一致するミーティングのみを連携できるようになりますよ！
また、設定時に「分岐条件を追加」することで、複数の条件を最大5個まで指定できます。
複数の条件を指定することで、たとえば「A会社」かつ「定例会議」のみを連携するといったように、より条件を絞ったミーティング情報を連携できるようになります。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
