Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしと要約を行い、Googleドキュメントに保存する

■概要

Zoomでのオンラインミーティング後、録画内容をGoogleドキュメントへ手作業で議事録としてまとめるのは、時間もかかり大変な作業ではないでしょうか。特に重要な会議ほど内容の正確な記録が求められますが、手作業では聞き逃しや要約の抜け漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、会議の文字起こしからAIによる要約、そしてGoogleドキュメントへの保存までを自動化し、議事録作成の手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、Googleドキュメントでの議事録作成に手間を感じている方
• 会議内容の要点を素早く共有し、チーム内の情報連携を円滑にしたいと考えている方
• 重要な打ち合わせの記録を手作業に頼らず、正確かつ効率的に残したい営業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後、自動で文字起こしと要約、Googleドキュメントへの保存まで行われるため、議事録作成にかかる時間を削減できます
• AIによる文字起こしと要約を利用することで、手作業による聞き逃しや要点の抜け漏れを防ぎ、会議録の品質向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します
3. 続いて、オペレーションでZoomのアクションを選択し、ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードします
4. ダウンロードした音声ファイルを、オペレーションの「音声文字起こし機能」でテキスト化します
5. 次に、オペレーションの「AI機能」で、文字起こしされたテキストを要約します
6. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、新しいドキュメントを作成して要約結果などを自動で保存するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、特定のメールアドレスやミーティングIDの会議のみをフローの実行対象とするよう設定できます
• 音声文字起こし機能では、前段のZoomのアクションで取得した音声ファイルを文字起こし対象として指定してください
• AIによる要約では、文字起こししたテキストを変数として設定し、「箇条書きで」「500字以内で」など、要約の形式や条件を自由にカスタマイズできます
• Googleドキュメントに保存する際のドキュメントタイトルを、固定テキストや会議名などの変数を組み合わせて任意に設定できます
• ドキュメントの本文には、AIの要約結果だけでなく、会議名や参加者リストなど、前段のフローで取得した情報を組み合わせて自由に書き込めます

■注意事項

• Zoom、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。