「Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Google スプレッドシートにまとめているけど、更新が追いつかない…」
「タスクのステータスが変わるたびに手作業で転記するのは面倒だし、入力ミスも発生しがち…」
このように、AsanaとGoogle スプレッドシートを併用したタスク管理に、手間や限界を感じていませんか？
もし、Asana上のタスク情報を定期的に取得し、Google スプレッドシートに自動で追加・更新できる仕組みがあれば、面倒な転記作業や更新漏れから解放され、プロジェクト全体の進捗を正確かつ迅速に把握できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaのタスク情報を定期的に取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaで管理している重要なタスクの情報を、進捗管理のために定期的にGoogle スプレッドシートへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にAsanaの特定タスクの情報を取得し、Google スプレッドシートへ追加できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートでタスクや進捗を管理し、手作業での転記に手間を感じている方
- 定期的なレポート作成のために、Asanaのタスク情報を手動で集計しているプロジェクトマネージャーの方
- タスク管理に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでAsanaの特定タスクの情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクの詳細を取得」アクションで情報を取得したいタスクを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したタスク情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、タスク情報を取得したいタイミングを、任意の日付、曜日、時間などで柔軟に設定してください。
- Asanaでは、定期的に記録したい任意のタスクをIDで指定できます。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、設定したスケジュールに合わせて定期的にAsanaのタスク情報を取得し、Googleスプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- AsanaとGoogleスプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とAsana、Googleスプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaで管理している重要なタスクの情報を、進捗管理のために定期的にGoogle スプレッドシートへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にAsanaの特定タスクの情報を取得し、Google スプレッドシートへ追加できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートでタスクや進捗を管理し、手作業での転記に手間を感じている方
- 定期的なレポート作成のために、Asanaのタスク情報を手動で集計しているプロジェクトマネージャーの方
- タスク管理に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでAsanaの特定タスクの情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクの詳細を取得」アクションで情報を取得したいタスクを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したタスク情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、タスク情報を取得したいタイミングを、任意の日付、曜日、時間などで柔軟に設定してください。
- Asanaでは、定期的に記録したい任意のタスクをIDで指定できます。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：AsanaとGoogleスプレッドシートのマイアプリ連携
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
ナビを用意しているので、参考にしてマイアプリ連携を行ってください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
【Asanaのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaで管理している重要なタスクの情報を、進捗管理のために定期的にGoogle スプレッドシートへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にAsanaの特定タスクの情報を取得し、Google スプレッドシートへ追加できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートでタスクや進捗を管理し、手作業での転記に手間を感じている方
- 定期的なレポート作成のために、Asanaのタスク情報を手動で集計しているプロジェクトマネージャーの方
- タスク管理に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでAsanaの特定タスクの情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクの詳細を取得」アクションで情報を取得したいタスクを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したタスク情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、タスク情報を取得したいタイミングを、任意の日付、曜日、時間などで柔軟に設定してください。
- Asanaでは、定期的に記録したい任意のタスクをIDで指定できます。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です。
ここから「定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：Asanaのアクション設定
ここでは、Asanaのタスクの情報を取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Asanaの画面に移動し、テスト用にタスクを作成してください。
今回は例として以下のタスクを作成しました。
Yoom画面に戻り、「タスクID」を設定します。
入力欄下の注釈を参考にして、設定しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、テスト成功と表示され、タスクの詳細情報を取得できます。
確認後、「完了」をクリックしましょう！
