「Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Google スプレッドシートにまとめているけど、更新が追いつかない…」
「タスクのステータスが変わるたびに手作業で転記するのは面倒だし、入力ミスも発生しがち…」
このように、AsanaとGoogle スプレッドシートを併用したタスク管理に、手間や限界を感じていませんか？
もし、Asana上のタスク情報を定期的に取得し、Google スプレッドシートに自動で追加・更新できる仕組みがあれば、面倒な転記作業や更新漏れから解放され、プロジェクト全体の進捗を正確かつ迅速に把握できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaのタスク情報を定期的に取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、データの一元管理を実現する業務ワークフローです。
Asanaで管理しているタスク情報を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートに追加することで、手動でのデータ入力や更新の手間を省けます。
これにより、チームの進捗状況を把握しやすくなり、報告書作成や分析作業もスムーズに行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを使ってプロジェクト管理を行っているが、タスク情報の手動更新に時間を取られている方
・Google スプレッドシートでタスクの進捗状況を一元管理したいチームリーダー
・定期的なタスク情報の取得と整理を自動化して業務効率を向上させたい企業のIT担当者
・プロジェクトのデータ分析や報告書作成にAsanaのタスク情報を活用したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを同時に管理しており、情報の整理に苦労しているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、設定したスケジュールに合わせて定期的にAsanaのタスク情報を取得し、Googleスプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- AsanaとGoogleスプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とAsana、Googleスプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、データの一元管理を実現する業務ワークフローです。
Asanaで管理しているタスク情報を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートに追加することで、手動でのデータ入力や更新の手間を省けます。
これにより、チームの進捗状況を把握しやすくなり、報告書作成や分析作業もスムーズに行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを使ってプロジェクト管理を行っているが、タスク情報の手動更新に時間を取られている方
・Google スプレッドシートでタスクの進捗状況を一元管理したいチームリーダー
・定期的なタスク情報の取得と整理を自動化して業務効率を向上させたい企業のIT担当者
・プロジェクトのデータ分析や報告書作成にAsanaのタスク情報を活用したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを同時に管理しており、情報の整理に苦労しているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：AsanaとGoogleスプレッドシートのマイアプリ連携
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
ナビを用意しているので、参考にしてマイアプリ連携を行ってください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
【Asanaのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、データの一元管理を実現する業務ワークフローです。
Asanaで管理しているタスク情報を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートに追加することで、手動でのデータ入力や更新の手間を省けます。
これにより、チームの進捗状況を把握しやすくなり、報告書作成や分析作業もスムーズに行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを使ってプロジェクト管理を行っているが、タスク情報の手動更新に時間を取られている方
・Google スプレッドシートでタスクの進捗状況を一元管理したいチームリーダー
・定期的なタスク情報の取得と整理を自動化して業務効率を向上させたい企業のIT担当者
・プロジェクトのデータ分析や報告書作成にAsanaのタスク情報を活用したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを同時に管理しており、情報の整理に苦労しているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です。
ここから「定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：Asanaのアクション設定
ここでは、Asanaのタスクの情報を取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Asanaの画面に移動し、テスト用にタスクを作成してください。
今回は例として以下のタスクを作成しました。
Yoom画面に戻り、「タスクID」を設定します。
入力欄下の注釈を参考にして、設定しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、テスト成功と表示され、タスクの詳細情報を取得できます。
確認後、「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定
最後の設定です！ここでは、Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
- 「スプレッドシートID」：入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
- 「スプレッドシートのタブ名」：入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
- テーブル範囲：今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:E」になります。
※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
「次へ」のボタンをクリックすると、データベース操作の詳細設定画面に移動します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目にはAsanaのアクション設定で取得した値を引用して設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をします。
確認できましたね！
以上で「定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する」フローの完成です。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
AsanaのAPIを使ったその他の自動化例
AsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Asanaを使った自動化例
Asanaを他のビジネスツールと連携させることで、タスク管理や情報共有を円滑に効率化できます。
例えば、メールの受信内容やGoogle フォームの回答をトリガーにして、Asanaでプロジェクトやタスクを自動作成し、SlackやLINE WORKSへ通知することが可能です。
また、Boxにアップロードされたファイルを添付した状態でタスクを作成したり、Asanaでのタスク更新に合わせてNotionの情報を書き換えるといった同期も行えます。
さらに、Chatworkの特定キーワードを基にプロジェクト化したり、期日が近いタスクをChatGPTでメッセージ化して通知するなど、チームの状況に合わせた柔軟なフローをノーコードで構築できます。
Asanaでタスクが完了したらLINE WORKSに通知
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、LINE WORKSに通知を送信します。
Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する
試してみる
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Notionで管理しているプロジェクト情報に手作業で反映させていませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Asanaでタスクが更新されると、関連するNotionのデータベース情報が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報をチームで共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用し、プロジェクトやタスクの進捗管理を行っている方
・手作業での情報転記による更新漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
・チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理を効率化したいマネージャーの方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、TogglにもTaskを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaと時間管理ツールTogglを併用する中で、タスク情報をそれぞれに手動で入力する作業に手間を感じていませんか。
この二重入力は、作業時間を圧迫するだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローは、AsanaとTogglを連携させ、Asanaで新しいタスクが追加されると自動でTogglにもTaskを作成します。
これにより、タスク登録に関する手作業をなくし、よりスムーズな業務進行を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでのタスク作成後、Togglへの手動登録に手間を感じている方
・TogglとAsanaを連携させ、プロジェクトの時間管理を効率化したいマネージャーの方
・タスク登録の二度手間をなくし、本来の業務に集中したいと考えているすべての方
■注意事項
・Asana、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する
試してみる
■概要
AsanaとBoxを連携してタスク管理を行っているものの、Boxにファイルをアップロードした後、手作業でAsanaにタスクを作成し、関連ファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AIがファイル内容を読み取り、Asanaにタスクを自動で作成しファイルも添付するため、一連の業務を効率化し、対応漏れなどの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用したファイル管理とAsanaでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
・BoxとAsana間のファイル共有やタスク起票を手作業で行い、非効率を感じている方
・ファイルの内容に応じたタスク作成を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Box、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Chatworkの特定キーワード付きメッセージをAsanaでプロジェクト化する
試してみる
■概要
「Chatworkの特定キーワード付きメッセージをAsanaでプロジェクト化する」ワークフローは、Chatwork内で特定のキーワードを含むメッセージを自動的に検出し、Asanaで新しいプロジェクトとして登録する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に利用し、重要なメッセージの管理に手間を感じている方
・Asanaでのプロジェクト管理をより効率的に行いたいチームリーダー
・メッセージからプロジェクト登録作業を自動化したい業務担当者
・コミュニケーションとプロジェクト管理を一元化したい中小企業の方
■注意事項
・Chatwork、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
メールで受信した内容をもとに、Asanaでプロジェクトを作成しSlackに通知する
試してみる
■概要
メールで届くプロジェクトの依頼を、都度プロジェクト管理ツールに手入力で転記し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーとしてAsanaでのプロジェクト作成、Slackへの通知までを自動化できます。プロジェクト管理におけるAPI連携のような処理をノーコードで実現し、依頼の受付からタスク化までを円滑に進めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールでの依頼をもとに、手作業でAsanaへプロジェクト登録を行っている方
・プロジェクト管理の効率化に向けて、API連携のような自動化に関心がある方
・依頼内容の転記ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・AsanaとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Slackにメッセージを送るには、チャンネルにYoomアプリを追加する必要があります。SlackチャンネルにYoomアプリを追加する手順については「SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6201904
Zoho Mailでメールを受信したら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
メールで受け取った依頼を、Asanaなどのタスク管理ツールへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや対応遅れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でAsanaにタスクとして追加できます。手作業によるタスク登録の手間とミスをなくし、依頼への迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受けた依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク登録に手間を感じている方
・APIを活用した連携に関心があり、タスクの登録漏れや遅延を防ぎたい方
・メールを起点としたタスク管理プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Zoho Mail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォーム回答をもとに、Asanaのプロジェクト内タスクから指定コラボレーターを一括削除する
試してみる
■概要
Asanaでプロジェクトメンバーが変更になるたびに、関連タスクから手作業でコラボレーターを削除するのは手間がかかる作業です。
特にタスク数が多い場合、対応に時間がかかるだけでなく、削除漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームに削除したいユーザー情報を入力するだけで、対象プロジェクトの全タスクから指定したコラボレーターを自動で一括削除できます。
Asanaにおけるコラボレーターの削除作業を効率化し、正確なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaのプロジェクト管理で、メンバー変更に伴うコラボレーターの削除を手作業で行っている方
・複数のタスクに設定された特定のコラボレーターを一括で削除し、管理を効率化したい方
・手作業によるコラボレーターの削除漏れや設定ミスを防ぎ、運用を徹底したい方
■注意事項
・AsanaとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
AsanaとGoogleスプレッドシートの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク情報の転記作業から解放され、ヒューマンエラーのない正確な進捗管理を実現できます。
これにより、プロジェクトメンバーは情報を共有でき、より本質的なタスクに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：タスクのステータスに応じて処理を分けられますか？
A：
はい、可能です。Yoomでは「分岐条件」を使うことで、タスクのステータスに応じて処理を分岐させることができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：特定プロジェクトのタスクをまとめて取得できますか？
A：
はい、可能です。
Asanaのアクション一覧は以下のリンクからご覧ください。
