Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する

■概要

AsanaとBoxを連携してタスク管理を行っているものの、Boxにファイルをアップロードした後、手作業でAsanaにタスクを作成し、関連ファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？

このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AIがファイル内容を読み取り、Asanaにタスクを自動で作成しファイルも添付するため、一連の業務を効率化し、対応漏れなどの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxを利用したファイル管理とAsanaでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
• BoxとAsana間のファイル共有やタスク起票を手作業で行い、非効率を感じている方
• ファイルの内容に応じたタスク作成を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点にAsanaのタスク作成とファイル添付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるタスクの作成漏れやファイルの添付忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 次に、AI機能の「抽出する」アクションで、ダウンロードしたファイルからタスクに必要な情報を抽出します
5. その後、Asanaの「タスクを追加する」アクションで、抽出した情報をもとにタスクを作成します
6. 最後に、Asanaの「ファイルを添付する」アクションで、ダウンロードしたファイルを先ほど作成したタスクに添付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者やプロジェクトなどを任意の値に設定できます
• タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やAI機能で抽出した内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です

■注意事項

• Box、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924