■概要
Asanaで管理しているタスク情報を、進捗管理のために定期的にGoogle スプレッドシートへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にAsanaのタスク情報を取得し、Google スプレッドシートへ追加できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートでタスクや進捗を管理し、手作業での転記に手間を感じている方
- 定期的なレポート作成のために、Asanaのタスク情報を手動で集計しているプロジェクトマネージャーの方
- タスク管理に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでAsanaのタスク情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクの詳細を取得」アクションで情報を取得したいタスクを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したタスク情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、タスク情報を取得したいタイミングを、任意の日付、曜日、時間などで柔軟に設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
