■概要

現場からの作業報告書、Dropboxにアップロードされた後のデータ入力に手間を感じていませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能で報告書の内容を読み取り、Google スプレッドシートの管理表へ自動で記録できるため、定型的な報告業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• 建設業やメンテナンス業などで、日々の作業報告をDropboxで管理している方
• 報告書の内容をGoogle スプレッドシートの管理表へ手入力しており、非効率を感じている方
• 報告書のデータ化と一元管理を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのアップロードから転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• OCRによる自動読み取りと転記により、手作業で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定し、報告書がアップロードされるフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した報告書ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したデータを指定の管理表に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするか、フォルダのパスを任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、読み取りたい報告書のファイルや、報告書の中からどの項目（日付、担当者、作業内容など）のテキストを抽出するかを任意で設定します。
• Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを記録したいスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどのOCR抽出データを追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。