■概要
サイズの大きいPDFファイルをメールで送る際、都度圧縮ツールでファイルサイズを小さくする作業に手間を感じていませんか。手作業による圧縮忘れや、送信ミスが発生することもあります。
このワークフローは、DropboxにPDFファイルが格納されると、RPAが自動でWeb上のツールでPDFをより小さいサイズ（to smaller size）に圧縮し、Outlookで自動送信します。こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFをより小さいサイズにするため、日常的に圧縮作業を手作業で行っている方
- DropboxとOutlookを利用しており、ファイル共有に関する一連の業務を効率化したい方
- 手作業によるファイルの圧縮漏れやメールの送信ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを圧縮してメールで送信する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 自動で処理が実行されることで、圧縮忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、任意のPDF圧縮サイトでファイルをアップロードし、サイズを小さくする操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、圧縮されたファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能では、PDF圧縮に利用するWebサイトや、そのサイト上でのクリックやファイル選択といった一連の操作を、ユーザーの環境に合わせて任意に設定可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを用いたり、ファイル名といった動的な情報を差し込んだりすることも可能です。
■注意事項
- DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
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