Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取って、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する

■概要

Dropboxに保存した議事録やレポートの内容を確認し、要約してGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Dropboxへのファイル格納をきっかけに、OCRでの文字抽出、AIによる要約、そしてGoogle ドキュメントへのテキスト追加までの一連の流れを自動化できます。Dropbox Google ドキュメント間の面倒な手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxにアップしたファイル内容をGoogle ドキュメントへ手作業で転記している方
• Dropbox Google ドキュメントを連携させ、情報収集や要約作成の時間を短縮したいと考えている方
• ファイルベースの情報共有を効率化し、チームのドキュメント管理を改善したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納を起点に、文字抽出から要約、Google ドキュメントへの転記までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動での転記作業が不要になることで、コピーミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにつながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomのアカウントとDropbox、Google ドキュメントを連携させます。
2. トリガーとしてDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. オペレーションとして、まずDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 続けて、AI機能の「要約する」アクションで、抽出したテキストを指定の形式で要約します。
6. 最後に、Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約した内容を指定のドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントに追加するテキストは、AIによる要約結果だけでなく、Dropboxから取得したファイル名などを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です。
• AI機能の「要約する」オペレーションでは、要約後の文字数や要約の形式（箇条書きなど）を任意で設定できます。

■注意事項‍

• DropboxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。