Googleフォームで送信された音声ファイルを文字起こしし、Dropboxに格納する

■概要

Googleフォームで音声ファイルなどを収集した際、その後のDropboxへの格納や内容の確認を手作業で行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。ファイルのダウンロードやアップロード、さらには音声の文字起こしまでは、時間も労力も要します。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された音声ファイルの文字起こしからDropboxへの格納までの一連のプロセスを自動化し、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとDropboxを連携させ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
• インタビューや会議の録音データなど、音声ファイルの文字起こし作業に時間を要している方
• 手作業によるファイルのアップロードミスや、格納漏れなどを防ぎたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されるだけで、音声ファイルの文字起こしとDropboxへの格納が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル操作が不要になるため、ファイルの保存先の間違いや文字起こし内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に添付された音声ファイルを指定します
4. 次に、オペレーションで音声文字起こし機能を設定し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします
5. 次に、オペレーションで書類発行機能を設定し、文字起こししたテキストデータを含む書類を作成します
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを2つ設定し、作成した書類と元の音声ファイルをそれぞれ指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、対象としたい任意のフォームを指定してください
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、フォームの回答情報から取得したファイルIDを変数として設定することで、回答ごとに添付されたファイルを自動で指定できます
• 音声文字起こし機能では、前段のGoogle Driveからダウンロードした音声ファイルを指定します
• 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定でき、文字起こし結果などを任意の位置に埋め込んだ書類を作成可能です
• Dropboxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダやファイル名を、固定値やフォームの回答内容などの変数を用いて任意に設定できます

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。