「長時間の会議が終わった後、録音データを聞き返しながら手作業で文字起こしをするのが大変…」
「議事録の作成に時間を取られて、本来やるべきコア業務が後回しになってしまう…」
このように、会議後の文字起こしや議事録作成といった作業に、大きな負担を感じていませんか？
もし、Web会議が終了すると同時に録音データが自動で文字起こしされ、Notionの指定データベースに記録される仕組みがあればいいですよね。
そうすれば、こうした議事録作成にかかる時間と手間から解放され、会議で決まった重要なアクションの実行にすぐに集中できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、面倒な会議後の作業から解放されましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
会議の音声を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Notionに記録する
試してみる
Web会議の文字起こしをNotionに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Web会議が終了したことをトリガーに、会議の音声を自動で文字起こしして、その結果をNotionに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をします。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- 会議URLの発行と、Notionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにし、正しく起動するかを確認
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Notionに記録する
試してみる
ステップ1：Notionをマイアプリ連携
ここでは、YoomとNotionを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビをご確認の上、設定をお試しください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Notionに記録する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議トリガーの設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。もちろんZoomをご利用いただいても問題ありません。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。
Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。この状態になりますとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ4：Notionにページを作成する
次にNotionに議事録を追加するページの作成を行っていきます。「ページを作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
Yoomと連携したNotionのアカウント下に、新規ページの集積場所となるデータベースを作成します。
このデータベース上に新しいページが蓄積されるといった流れです。
Yoom設定ページに戻り、作成したデータベースIDを候補より指定します。
もし候補に表示されない場合は、ひとつ前の手順の「連携アカウントを追加」から、連携アカウントを再接続し、Yoomにページの権限を許可してください。
そうすると候補に表示されます。
「タイトルプロパティ名」は、Notion該当データベースの「Aa」の後にある項目です。
今回は「名前」と入力しました。
「ページタイトル」は日付の項目を使いわかりやすく設定しましょう。
今回は以下のように設定しました。
「コンテンツ」はWeb会議の情報を、取得した値から入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ここまで設定が終わったらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
Notionを確認すると、議事録ページの作成とコンテンツの追加が行われています。
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ5：NotionにWeb会議の文字起こし内容を追加する
最後にNotionへWeb会議の内容を追加していきます。
「ページにテキストを追加」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
ページIDは前ステップで作成したページを、取得した値から指定します。
コンテンツは取得した値より「会議内容の文字起こし」を選択してください。
設定が終わったらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると取得した値が入ります。
Notionを確認すると、前ステップで作成した議事録ページにWeb会議の内容が追加されています。
確認したら、完了ボタンをクリックして保存しましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Notionを使った自動化例
データベースの更新をトリガーとしたメール送信やファイル管理、外部サイトの注文情報の同期をシームレスに完結。
また、Web会議の文字起こしやAI要約、OCR解析による分析結果の記録もノーコードで自動化します。
手作業による転記や整理をなくし、常に最新の情報が蓄積されるスマートな情報基盤を構築しましょう。
Airtableでステータスが更新されたら、Notionにデータを追加する
試してみる
■概要
「Airtableでステータスが更新されたら、Notionにデータを追加する」ワークフローは、情報管理の効率化につながります。
Notionに直接アクセスすることなく、Airtable上のデータが反映されるため、作業の手間が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを活用してデータ管理やプロジェクト運営を行っている方
・AirtableのデータをNotionに迅速に反映させたい方
・データの手動入力を減らし、業務効率を向上させたいと考えている方
・Notionを活用してチームで情報共有を行っている方
・Notionを日常的に使っていて、Airtableの最新データをスピーディに把握したい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーに最新のデータを迅速に提供したい方
■注意事項
・AirtableとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでページが更新されたら、Google Driveでファイル名を変更する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Notionにおけるページの更新内容に応じて自動的にGoogle Driveのファイル名を変更することが可能です。情報管理の一貫性を保ちつつ、手動作業の手間を省きます。これにより、効率的かつ正確なデータ管理が実現できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogle Driveを日常的に利用している方
・複数のプラットフォームで情報を管理している業務担当者
・ファイル名の変更作業に時間を取られているチーム
・情報の整合性を維持しつつ業務効率化を図りたい経営者
・手動での更新作業を自動化したいIT担当者
■注意事項
・NotionとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BASEで注文が発生したらNotionに追加するフローです。
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで多数のファイルを管理しており、効率的に内容を活用したい方
・CloudConvertを利用してファイル形式の変換を自動化したい方
・OCRを活用して紙文書や画像からテキストデータを抽出したい方
・Notionで情報を一元管理し、チーム内で共有したい方
・業務プロセスの自動化を通じて作業時間を削減したい企業の担当者
■注意事項
・Box、CloudConvert、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Web会議が終了したら自動で文字起こしして、Perplexityで要約後Notionに追加する
試してみる
Notionでデータベースが更新されたら、NotionからGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報集約を行っているものの、データベースが更新されるたびにGmailで関係者に手動で通知する作業に手間を感じていませんか？この定型的な連絡業務は、時間を要するだけでなく、送信漏れや宛先間違いのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーとして、Gmailから関連する内容のメールを自動で送信できるため、これらの課題を解消し、通知業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionの更新内容を、都度Gmailで関係者に手動で共有している方
・NotionとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を自動化したいと考えている方
・手作業によるメールの送信漏れや、内容の転記ミスを防ぎたい方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Meetで会議が終了したら、録画URLをNotionに追加し、共有する
試してみる
■概要
「Google Meetで会議が終了したら、録画URLをNotionに追加し、共有する」ワークフローは、会議後の情報整理と共有を自動化し、チームの効率を高めます。
Google Meetでの会議終了時に録画URLが自動的にNotionに追加され、指定のメンバーへ通知されるため、リンク共有がスムーズに行えます。
手作業による情報管理の手間を省き、業務フローをシンプルに保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用し、会議後の録画共有に時間を取られているチームメンバー
・Notionで情報を管理しており、会議録画URLの手動追加を効率化したい方
・業務フローの自動化を進め、リンク共有の作業を簡略化したい経営者やチームリーダー
・会議後の情報共有を迅速かつ確実に行いたいプロジェクトマネージャー
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいIT担当者
■注意事項
・Google Meet、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでデータベースが更新されたら、NotionからOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報集約を行っているものの、更新があるたびに手作業で関係者にメール連絡をしていませんか。
この手動での通知作業は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーとして、Outlookから自動でメールを送信する仕組みを構築でき、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで管理している情報を、手作業でOutlookのメールに転記し共有している方
・Notionからのメール送信を自動化し、連絡漏れを防ぎたい方
・チームや顧客への情報共有プロセスを効率化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
「Notionの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、ワンクリックでアカウント発行ができます。
データ転記の必要がないので、転記ミスのリスクが軽減されるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用して情報管理やプロジェクト管理を行っている方
・チームでNotionを使って情報共有をしているが、手動でのユーザー追加作業が面倒だと感じている方
・新しいメンバーをスピーディにGoogle Workspaceに追加したいと考える方
・管理ツールとしてGoogle Workspaceを利用している企業
・Google Workspaceを日常的に使っており、新しいユーザーの追加を迅速に行いたい方
■注意事項
・NotionとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Googleフォームでアクセス解析データが送信されたら、OCR後にAIで分析し結果をNotionに追加する
試してみる
■概要
Webサイトのアクセス解析レポートが画像やPDFで届き、内容を手作業で転記・分析する業務に手間を感じていないでしょうか。また、AIを活用したアクセス解析に関心はあるものの、具体的な実行方法が分からず困っているケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるだけでOCRが内容を読み取り、AIが分析してNotionに自動で追加するため、一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・アクセス解析レポートの転記や分析作業を自動化し、業務を効率化したいWeb担当者の方
・専門的な知識がなくても、AIを活用したアクセス解析を手軽に始めたいマーケターの方
・GoogleフォームやNotionを日常的に利用しており、データ管理を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
Web会議の文字起こしとNotionへの記録を自動化することで、
これまで議事録作成に費やしていた時間を削減し、手作業による転記ミスや抜け漏れを防ぐことができます。これにより、会議の内容を迅速かつ正確にチームへ共有でき、次のアクションプランの策定など、より創造的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：文字起こしの精度はどのくらいですか？
A：
Yoomの文字起こし機能は、AIを活用することで高い精度を実現しています。
しかし、専門用語などをどの程度読み取れるかなどは未知の部分もあるため、設定後に「テスト」を実行し、文字起こしが正しく行われているかを確認するのがおすすめです。
Q：文字起こし結果を要約したり、タスクを抽出できますか？
A：
はい、可能です。
トリガーの後に、要約ツールやChatGPTなどのAIアクションを追加してください。
参考：🖊「要約する」の設定方法
Q：文字起こしに失敗した場合の対処法はありますか？
A：
エラーなどで失敗した場合、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
