■概要

Notionでタスク管理や情報集約を行っているものの、データベースが更新されるたびにGmailで関係者に手動で通知する作業に手間を感じていませんか？この定型的な連絡業務は、時間を要するだけでなく、送信漏れや宛先間違いのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーとして、Gmailから関連する内容のメールを自動で送信できるため、これらの課題を解消し、通知業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionの更新内容を、都度Gmailで関係者に手動で共有している方
• NotionとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を自動化したいと考えている方
• 手作業によるメールの送信漏れや、内容の転記ミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのデータベース更新をきっかけにGmailでのメール送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を削減できます。
• 事前に設定した内容でメールが自動送信されるため、宛先間違いや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいデータベースを任意で指定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文などを自由に設定できます。Notionから取得したページのタイトルやプロパティの値を活用し、要件に応じた内容のメールを作成してください。

■注意事項

• ‍‍Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。