■概要

Notionでタスク管理や情報集約を行っているものの、更新があるたびに手作業で関係者にメール連絡をしていませんか。
この手動での通知作業は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。

このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーとして、Outlookから自動でメールを送信する仕組みを構築でき、情報共有の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理している情報を、手作業でOutlookのメールに転記し共有している方
• Notionからのメール送信を自動化し、連絡漏れを防ぎたい方
• チームや顧客への情報共有プロセスを効率化し、本来の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのデータベース更新と同時にメールが自動送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することが可能です
• 手作業による情報の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとにメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文などを任意の内容で設定してください
• 件名や本文には、前のステップでNotionから取得したページのタイトルや各種プロパティといった情報を動的に埋め込むことで、更新内容に応じたメールを送信できます

■注意事項

• ‍‍Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。