「会議の録音データを文字起こしして、議事録を作成するのが大変…」
「文字起こしした内容を要約して、Outlookで関係者に共有する作業に毎回時間を取られている…」
このように、会議後の文字起こしや情報共有といった一連の作業に、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、オンライン会議が終了したら、録音データが自動で文字起こしされ、その要約がOutlookで関係者に自動でメール送信される仕組みがあれば、議事録作成にかかる時間を削減できます。
会議内容の迅速な共有を実現することで、より重要な戦略立案や次のアクションに集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはオンライン会議の音声を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、Outlookで要約メールを送信する
試してみる
オンライン会議の文字起こし結果をOutlookで共有するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、オンライン会議の終了をトリガーに、録音データを自動で文字起こしし、その要約をOutlookでメール送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Yoomと各アプリのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローの動作確認
オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、Outlookで要約メールを送信する
試してみる
ステップ1：Yoomと利用するアプリをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Outlookの連携
以下をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、Outlookで要約メールを送信する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議のトリガー設定
Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるアプリの設定を行います。以下の赤枠をクリックしてください。
まずはトリガーとなる会議を作成します。会議に参加して、リンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加の許可をして、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議が終了すると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：要約する設定
文字起こしのデータから文章を要約する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
変換タイプがデータの条件に当てはまっているか確認しましょう。
今回は、15,000文字以下のデータを処理するため、こちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、送信されたデータに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。
取得した値の中から、要約したい対象のテキストを選択します。
文字数を指定します。任意で要約の条件などを細かく指定が可能です。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されています。
「完了」をクリックしておきましょう！
ステップ5：Outlookのアクション設定
これまでに取得した値を使用して、Outlookからメールを送信する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしましょう！
Outlookと連携するアカウント情報を確認します。
メールの内容を設定します。
受信者のメールアドレスの設定を手動で行い、件名も任意で希望の設定に変更しましょう。
※CCやBCCの設定も可能です。
本文を設定します。
これまで取得した値を入れ込むことも可能で、希望の内容にカスタマイズができます。
メールの本文まで作成できたら、「次へ」をクリックします。
メール送信のテストを行います。
送信するメール内容の確認をして、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功と表示がされたら、Outlookでメールが送信されたか確認してみましょう！
Outlook上でメールが送信されています！
確認が済んだら、Yoomの設定画面まで戻りましょう。
最後に「完了」ボタンで設定を保存します。
ステップ6：フローを有効化してテストする
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
Outlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
これらのフローを活用すると、例えばメールや予定表を起点に、情報整理・分析・文書作成・共有・定期配信までを自動化できます。
さらに、月次・日次でデータやレポートを取得・加工し、定型メールとして自動送信することもできるため、報告業務や管理業務の負担を軽減できるでしょう。
Outlookのカレンダーに特定のイベントが登録されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookのカレンダーに登録された会議や打ち合わせの予定に合わせて、関連資料を保管するためのフォルダをOneDriveに都度作成していませんか。
この手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスにつながることもあります。
このワークフローは、OutlookとOneDriveを連携させることで、こうした課題を解決します。
カレンダーへのイベント登録をきっかけに、指定したルールでフォルダが自動作成されるため、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのカレンダーとOneDriveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
・OneDriveに手作業でフォルダを作成しており、手間や作成漏れなどの課題を感じている方
・Outlookの予定に基づいた定型的なファイル管理業務から解放されたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookのカレンダーの予定をMicrosoft Teamsのカレンダーに連携する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーで管理している予定を、Microsoft Teamsのカレンダーと連携するワークフローです。
この自動化により、双方のカレンダーの同期を手軽に実現し、ダブルブッキングや予定の見逃しを防ぐことができます。
これで、より効率的にスケジュール管理が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Teamsを日常的に使用しており、カレンダーの予定を手動で調整する手間を省きたい方
・チーム全体のスケジュール調整を簡単に管理したいプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・会議や予定の調整が多く、ダブルブッキングや予定の重複を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、メールの内容を自動で解析し、Microsoft Excelにデータを整理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のメールを日々受信しており、その内容を整理するのに時間がかかっているビジネスパーソン
・OutlookとMicrosoft Excelを頻繁に使用しており、業務効率を向上させたいチームリーダー
・ChatGPTを活用してメール内容の自動解析を実現し、業務ワークフローを最適化したいIT担当者
■注意事項
・Outlook、ChatGPT、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
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■概要
「Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する」ワークフローは、Outlookで受信したメール情報を自動的にHubSpotに反映させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールをHubSpotに手動で追加している営業担当者の方
・顧客とのコミュニケーションを効率的に管理したいマーケティングやカスタマーサポートの担当者の方
・OutlookとHubSpotの連携を強化し、業務を自動化したいIT担当者の方
・手動入力によるミスを減らし、正確なデータ管理を目指す方
■注意事項
・Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのメール内容をもとに、ChatGPTで契約書の草案を作成して担当者に送信する
試してみる
■概要
「Outlookのメール内容をもとに、ChatGPTで契約書の草案を作成して担当者に送信する」ワークフローは、契約書作成の初期段階を効率化し、担当者の負担を軽減する業務ワークフローです。
指定した件名のメールを受信した際、契約情報を抽出し、ChatGPTを活用して契約書の草案を迅速に生成します。
その後、生成された契約書を関係者に自動送信することで、手作業による時間と労力を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、契約関連のメール処理に時間を取られている営業担当者の方
・ChatGPTを活用して契約書作成のプロセスを自動化したいと考えている法務担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務効率化を図りたいと考えているIT担当者の方
・契約書作成の初期段階を迅速かつ正確に行いたい経営者の方
・業務の自動化を通じてチームの生産性向上を目指しているマネージャーの方
■注意事項
・Outlook、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日決まった時間に、Outlookでメールを自動的に送信するフローボットです。社内通知など定型メールの送信にご利用ください。
毎月Google Adsでキャンペーンレポートを取得し、AIで分析した改善案をOutlookで送信する
試してみる
■概要
「毎月Google Adsでキャンペーンレポートを取得し、AIで分析した改善案をOutlookで送信する」ワークフローは、リスティング広告の運用レポート作成と提案送付を自動化する業務ワークフローです。
毎月のルーチンを減らし、aiによる分析で効率よく広告パフォーマンスをチェックできます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎月のGoogle Adsレポート取得や集計に時間がかかっている広告運用担当者の方
・リスティング広告の成果分析を効率化し、改善案を自動で提案したいマーケターの方
・複数のクライアント向けレポート送付作業を手作業で行いミスが心配なチームリーダーの方
・aiで得られたインサイトを手軽に関系者へOutlookで共有したい方
■注意事項
・Google Ads、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
毎日Google アナリティクスから最新レポートをPDFで出力し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、毎日Googleアナリティクスから最新レポートをPDFで出力し、Outlookで送信することが可能です。これにより、最新のアクセス状況やユーザー行動をリアルタイムで把握でき、円滑な意思決定が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogleアナリティクスのレポートを作成しているマーケティング担当者の方
・チームメンバーや上司に自動で最新データを共有したいビジネスリーダーの方
・手動でのレポート作成に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・GoogleアナリティクスとOutlookを日常的に使用しているユーザー
・業務の自動化を進めて、生産性を向上させたい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Google アナリティクス、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleドキュメントで発行されたPDFは自動でGoogleドキュメントに格納されます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日Google スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Outlookで送信する
試してみる
■概要
日々の報告業務などで、Google スプレッドシートのデータを元にドキュメントを作成し、PDFに変換してメールで送信する作業に手間を感じていませんか。
こうした定型業務は、手作業で行うと時間がかかるだけでなく、ファイル変換や添付ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローは、指定した時間にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、書類を生成後PDFに変換し、Outlookから自動送信する一連の流れを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートのデータを基に、定期的な書類作成やPDF化を行っている方
・手作業によるdocument to pdfの変換やメール送信に、非効率を感じている業務担当者の方
・Outlookでの報告業務などを自動化し、本来のコア業務に時間を活用したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
会議の音声データを文字起こしし、その内容をOutlookで共有する作業を自動化することで、
これまで手作業で行っていた議事録作成やメールでの情報共有といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。これにより、会議後のフォローアップ作業が効率化され、参加者全員が迅速に次のアクションへと移れるようになるため、プロジェクトの進行速度も向上します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：対面会議を録音した音声ファイルでも利用できますか？
A：
はい、利用できます。まず、音声ファイルがアップロードされているアプリを選択して、音声ファイルを取得します。さらにオペレーションタイプの選択にて、「音声文字起こし」オペレーションを選択します。ただし、音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
Q：Google Meet以外の会議ツールにも対応していますか？
A：
Google Meet以外のアプリでは、会議ツールとしてZoomをご利用いただくことが可能です。日常的に使うツールで自動化を実現してみましょう！
Q：文字起こしできる会議の長さに制限はありますか？
A：
長時間の会議でも90分以内であれば文字起こしの処理は可能ですが、それ以上の場合は会議を分割してご利用ください。消費タスク数は会議10分あたり18タスクです。Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、フロープランでは毎月100タスクまで実行が可能です。
