■概要
日々の報告業務などで、Google スプレッドシートのデータを元にドキュメントを作成し、PDFに変換してメールで送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型業務は、手作業で行うと時間がかかるだけでなく、ファイル変換や添付ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、指定した時間にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、書類を生成後PDFに変換し、Outlookから自動送信する一連の流れを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートのデータを基に、定期的な書類作成やPDF化を行っている方
- 手作業によるdocument to pdfの変換やメール送信に、非効率を感じている業務担当者の方
- Outlookでの報告業務などを自動化し、本来のコア業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動で一連の処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたdocument to pdfなどの業務にかかる時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、データの転記ミスやメール送信時の宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定し、実行したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、PDFの元にしたいデータが格納されたファイルやシートを選択します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを元に書類を作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類をPDFとして添付し、指定した宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、ベースとなるテンプレートは任意に設定可能です。また、書類に記載する内容は、Google スプレッドシートから取得した値を埋め込むなど、柔軟にカスタマイズできます。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先やCC、BCCを自由に設定できます。件名や本文も同様に、固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得した情報を変数として挿入し、動的な内容を作成することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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