Confluenceで特定のページが作成されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する

■概要

Confluenceで作成した議事録やナレッジを、別途Googleドキュメントで清書・整形して共有する、といった業務は発生していませんか。こうした手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Confluenceに特定のページが作成されると、その内容を元に自動でGoogleドキュメントを生成し、ConfluenceとGoogleドキュメント間の連携を円滑にすることで、ドキュメント管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ConfluenceとGoogleドキュメントを併用し、ドキュメントの転記作業に手間を感じている方
• 手作業による情報共有時のミスをなくし、ドキュメントの品質を担保したいと考えているチームリーダーの方
• 複数ツールを跨いだドキュメント作成フローを自動化し、生産性を向上させたいDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Confluenceのページ作成を起点に、Googleドキュメントの生成までを自動化し、これまで手作業で行っていた転記や書類作成の時間を削減します
• システムが自動で処理を行うため、コピー＆ペーストの際に発生しがちな情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させる設定を行います
4. 続けて、オペレーションで、トリガーで作成されたConfluenceのページ情報を取得します
5. 必要に応じて、オペレーションでAI機能を活用し、取得したページ情報を要約・整形します
6. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションと「文末にテキストを追加」アクションを設定し、整形した情報を元にドキュメントを自動生成します

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルや本文に、Confluenceから取得したページタイトルや本文などの情報を変数として埋め込むことが可能です
• ドキュメントの内容に定型文を含めたい場合、設定項目に固定のテキストを入力し、Confluenceから取得した動的な情報と組み合わせて出力するなどのカスタムが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Confluence、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。