「会議が終わった後の議事録作成がいつも大変…」
「録画を見返しながら文字起こしする時間に追われて、次の業務に進めない…」
このように、Web会議後の文字起こしや議事録作成といった手作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、Web会議が終了すると自動で音声が文字起こしされ、AIによる要約まで完了したテキストがGoogle カレンダーの予定に自動で記録される仕組み があれば、これらの煩わしい作業から解放され、会議内容の共有や次のアクションへの移行に時間を活用することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をなくし、よりスマートな働き方を実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはWeb会議の音声を自動で文字起こしし、議事録作成を効率化する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、要約をGoogleカレンダーの予定に記録する
試してみる
Web会議の文字起こし結果をGoogle カレンダーに自動記録するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Web会議が終了した際に自動で文字起こしを行い、要約をGoogle カレンダーの予定に記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google カレンダー
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google カレンダーやミーティングツール、AIツールとのマイアプリ連携 テンプレートをコピー トリガーとアクションの設定 フローをONにし、動作を確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、要約をGoogleカレンダーの予定に記録する
試してみる
ステップ1：Google カレンダーをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補から「Googleカレンダー」を選択します。
次に連携するアカウントを選択しましょう。
表示内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
連携アカウントと内容を確認したら、「続行」をクリックし、完了です。
これで今回使うアプリのマイアプリ連携が完了しました。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、要約をGoogleカレンダーの予定に記録する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議トリガー設定を行う まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。 Web会議トリガーの設定方法 | Yoomヘルプセンター
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。もちろんZoomをご利用いただいても構いません。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。この状態になりますとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
※取得した値とは？ 取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値とは
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ4：AIで要約を行う 次にAIで要約を行っていきます。「要約」をクリックしてください。
要約対象のテキストは、取得した値より「会議内容の文字起こし」を選択しましょう。
その他の項目は今回以下のように設定しました。適宜変更を加えてください。
文字数：300（文字） 要約の条件：個人名は入れずに生成してください 言語：入力なし
上記入力が完了したらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ5：Google カレンダーから予定の一覧を取得する 次にGoogle カレンダーから予定の一覧を取得を行っていきます。「予定の一覧を取得する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
カレンダーIDはマイアプリ登録がうまくいっていれば候補に表示されますので、候補より選択してください。
ミーティング予定を取得する期間の開始日時、終了日時を指定していきます。今回は以下のように指定しました。
取得する期間の開始日時：基本情報より「フローボットの起動日時」 取得する期間の終了日時：日付情報より「翌日」T12:00:00.000+09:00
テストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ6：AIテキスト生成で特定の予定を抽出する 次にAIテキスト生成で特定の予定を抽出していきます。「テキストを生成」をクリックしてください。
今回は例文に沿って「プロンプト」は以下のように入れました。
以下のGoogle カレンダーの予定リストから、【Web会議の招待URL】と同一の会議URLが登録された予定の予定IDのみ出力してください。 タイトル：取得した値から「予定のタイトルの一覧・テスト予定」 Google Meet：取得した値から「Google Meetのリンクの一覧」 予定ID：取得した値から「予定IDの一覧」 「言語」は空欄で設定しています。
ここまで終わったらテストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ7：Google カレンダーの予定を更新 最後にGoogle カレンダーの予定を更新していきます。「予定を更新」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
マイアプリ登録ができていればカレンダーIDが候補に表示されますので、そちらから選択してください。
予定IDは前段階で生成した「生成結果」を、取得した値から入力してください。
予定の説明は、「要約結果」を取得した値から入力してください。
ここまで終わったらテストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
Google カレンダーも見に行き、予定への追記が確認できればフローの設定が完了します。
ステップ8：トリガーをONにして動作確認 お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
Googleカレンダーを使ったその他の自動化例 Google カレンダーを起点に各種ツールと連携することで、予定管理と情報共有を自動化し、業務の抜け漏れを防げます。
Backlogの課題ステータスが更新されたら、Googleカレンダーの予定を更新する
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Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
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フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをメールで送信する
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まとめ Web会議の文字起こしとGoogle カレンダーへの記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録の作成や共有の手間を削減し、会議内容の重要なポイントをすぐに確認・共有できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築ができます。Yoom会員登録フォーム
よくあるご質問
Q：Google MeetやZoom以外の会議ツールでも使えますか？
A：
現在Web会議トリガーが対応しているサービスはGoogle MeetとZoomのみとなっています。このためGoogle MeetかZoomのいずれかでお試しください。
Q：文字起こしの精度はどの程度ですか？
A：
Yoomの文字起こし機能は、AIを活用することで高い精度を実現しています。しかしながら、専門用語などをどの程度読み取れるかなどは未知の部分もありますので、設定後に「テスト」を実行し、文字起こしが正しく行われているかを確認するのがおすすめです。
Q：要約を「決定事項」や「ToDoリスト」形式で出力できますか？
A：
はい、可能です。要約の条件に「決定事項」や「ToDoリスト」形式で出力したい旨を盛り込んでください。その際にはテストを行い、要約後のテキストを確認しつつ、条件は調整してください。
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