Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する

■概要

Google WorkSpaceに新しいユーザーが登録されるたび、手動でGoogleカレンダーの共有設定を更新するのは手間がかかり設定漏れのリスクも伴います。特に組織が大きくなるほど、この作業の負担は増していくのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにGoogleカレンダーの共有設定を自動更新するため、これらの課題を解消してスムーズな情報共有体制を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkSpaceとGoogleカレンダーを利用し、手作業での設定変更に手間を感じている方
• 新メンバー加入時のオンボーディング業務を効率化したい情報システム担当者
• カレンダーの共有漏れによる情報格差を防ぎたいチームリーダー

■このテンプレートを使うメリット

• Google WorkSpaceへのユーザー登録後、手作業で行っていたGoogleカレンダーの共有設定更新が自動化され、作業時間を短縮できます。
• 手動設定による共有相手の間違いや権限設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkSpaceとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、対象カレンダーと共有設定内容を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのオペレーション設定で、共有設定を変更する対象のカレンダーIDをYoomが提示する候補の中から正確に選択してください。
• 同じくGoogleカレンダーのオペレーション設定で、新しく登録されたユーザーに付与するカレンダーへのアクセス権限を選択肢から指定してください。

■注意事項

• Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。