メールに記載されたミーティング予約の内容から特定の文字列を抽出して、Googleスプレッドシートに追加後、Googleカレンダーに追加および入室URLを返信する
メールに記載されたミーティング予約の内容から特定の文字列を抽出して、Googleスプレッドシートに追加後、Googleカレンダーに追加および入室URLを返信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleカレンダー
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
ミーティングの日程調整メールを受け取った後、内容を確認してスプレッドシートに転記し、カレンダーに登録、そして返信メールを作成する、といった一連の作業を手動で行っていませんか。これらの作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートやGoogleカレンダーへ登録、さらに返信までを自動化できるため、日程調整業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのミーティング予約受付と、手作業での転記に手間を感じている方
- Google スプレッドシートやGoogleカレンダーへの入力漏れやミスを防止したい方
- 日程調整に関する一連の対応を自動化し、よりコアな業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの内容確認から転記、カレンダー登録、返信までが自動化されるため、日程調整にかかる作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記が減ることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からミーティング日時や参加者名などの情報を抽出するよう指示します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに記録します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにカレンダーに予定を登録します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、作成された予定の参加用URLなどを記載した確認メールを自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるメールアドレスは、任意のアドレスに設定することが可能です。
- AIへの指示内容は、抽出したい情報（氏名、希望日時、会社名など）に応じて任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで値やレコードを追加する対象のシートや、書き込む内容は任意で設定できます。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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予定が作成されたら
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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行が更新されたら
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UTC時間で予定の一覧を取得する（非推奨）
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予定の一覧を取得する（非推奨）
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GoogleMeetなしの終日予定を作成（非推奨）
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GoogleMeetなしの予定を作成
予定を作成
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
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