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「毎日、複数のツールから情報を集めてGoogle スプレッドシートを更新するのが大変…」
「手作業でのデータ入力は時間がかかるし、入力ミスも心配…」
このように、Google スプレッドシートのデータ更新作業に手間や課題を感じていませんか？
特に複数のシステムからデータを集約する必要がある場合、その負担は大きくなりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">様々なSaaSアプリケーションやデータベースからの情報をトリガーにして、Google スプレッドシートを自動で更新できれば</span>、これらの悩みから解放され、常に最新の正確なデータに基づいた意思決定や業務遂行が可能になり、より重要な分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないのでぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのデータを更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常的に利用している様々なツールとGoogle スプレッドシートを連携して、データ更新を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Notionのようなデータベースサービスに登録情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの対応するレコードを自動で更新する</span>ことができます。
データの二重入力の手間を削減し、常に最新の情報がGoogle スプレッドシートに反映される状態を保つことで、業務の正確性と効率を大幅に向上させましょう！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが送信された際に、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で更新する</span>こともできます。
チャットでのやり取りから重要な情報を漏らさず、かつ手作業で転記する手間を省き、最新情報の共有と記録を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Gmailなどでメールを受信した際に、メール本文や件名から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートの指定した箇所を自動で更新する</span>ことができます。
問い合わせ管理や受注情報の集約などを効率化し、メールの見落としや転記ミスを防ぎながら、迅速な対応体制を構築しましょう！
それではここから代表的な例として、Notionのデータベースでページが更新された際に、Google スプレッドシートの対応するレコードを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Notionと検索します。
連携する前に、下記のようなデータベースを作成してください。
(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど変更しても大丈夫です。)
ログインが完了したら進んだ画面でページを選択し、アクセスしたいページの許可をお願いします。
続いてGoogle スプレッドシートと検索し、ログインしましょう。
アカウントが複数ある場合は、連携したいアカウントを選択します。
その後、この画面になるので問題なければ続行をクリックして操作を進めてください。
Notion・Google スプレッドシートの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでNoitonに移動し、ページを更新します。(例として赤枠部分)
フローボットに戻り、テストします。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いてページ更新時にのみフローを先に進めるため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
今回は下記のように設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
下記のように候補からデータベースの連携を行ない、次に進みます。
取得したいレコードの条件を、以下のようにアウトプットから設定しましょう。
こちらもテストをし、アウトプットにレコード情報の詳細が反映したら保存します。
続いて「レコードを更新する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
データベースの連携を行ないます。
次に進み、更新したいレコードの条件を設定していきます。
今回はNotionとGoogle スプレッドシートに登録されている会社名が一致する場合に、レコードを更新します。
追加するレコードの値を下記のようにアウトプットから設定しましょう。
設定が完了したらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google スプレッドシートが更新されるのでご注意ください。
Google スプレッドシートを確認します。
無事に更新されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Notionのレコードが更新されたら、Google スプレッドシートのレコードも更新されるかを確認してみましょう。
以上が「Notionのレコードが更新されたら、Google スプレッドシートのレコードを更新する」方法でした。
他にも、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Google スプレッドシートのデータ更新作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報収集や入力、転記といった繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できます。</span>
これにより、常に最新かつ正確なデータに基づいて業務を進めることが可能となり、データ入力に費やしていた時間を、より創造的で付加価値の高い業務に充てることが可能になるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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