■概要
NotionのデータベースとGoogle スプレッドシート、どちらも業務に欠かせないツールですが、情報が更新されるたびに手作業で同期するのは手間がかかり、更新漏れや入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionデータベースの情報が更新された際に、関連するGoogle スプレッドシートの複数行を自動で一括更新。データ管理における手作業を減らし、情報の正確性を維持することに貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle スプレッドシート間で、頻繁に手作業での情報更新を行っている方
- データ転記作業におけるヒューマンエラーを未然に防ぎ、作業品質を高めたい担当者の方
- Notionの最新情報をGoogle スプレッドシートへ効率的に同期させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報更新をきっかけに、Google スプレッドシートが自動で更新されるため、データ同期にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとしてNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。この際、対象のデータベースを指定します。
- オペレーションとして、まず分岐機能を設定し、Notionでページが「作成」されたのか「更新」されたのか、あるいは特定の条件を満たしたかによって処理を分岐させます。
- 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを使用し、トリガーで検知したページの最新情報を取得します。
- 続いて、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションで、Notionの情報と照合し、更新対象となるGoogle スプレッドシート上の複数の行を検索・取得します。
- 取得した複数のレコードを一件ずつ処理するために、分岐機能の「データを1レコードずつ取得する」アクションを設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、各行の該当するセルにNotionから取得した情報をマッピングし、データを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでトリガーを設定する際には、監視対象としたいデータベースのIDを正確に指定してください。
- Google スプレッドシートの各アクション（レコード取得、レコード更新など）では、操作対象となるスプレッドシートのIDおよびシート名を、ご自身の環境に合わせて設定します。
- フロー内の分岐機能では、Notionのページが「作成された場合」と「更新された場合」の処理を分ける、あるいは特定のプロパティ（例：ステータス）が特定の値に変更された場合のみ後続処理を実行するなど、運用に応じた条件を柔軟に設定することが可能です。
- Notionから取得したどのデータを、Google スプレッドシートのどの列（セル）に対応させて更新するかというフィールドのマッピングは、ユーザーの管理項目に合わせて自由に設定してください。
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「分岐する」オペレーション間の操作はミニプラン以上、「同じ処理を繰り返す」は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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