Notionデータベースで情報が更新されたら、Google スプレッドシートの複数行を一括更新する

■概要

NotionのデータベースとGoogle スプレッドシート、どちらも業務に欠かせないツールですが、情報が更新されるたびに手作業で同期するのは手間がかかり、更新漏れや入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionデータベースの情報が更新された際に、関連するGoogle スプレッドシートの複数行を自動で一括更新。データ管理における手作業を減らし、情報の正確性を維持することに貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogle スプレッドシート間で、頻繁に手作業での情報更新を行っている方
• データ転記作業におけるヒューマンエラーを未然に防ぎ、作業品質を高めたい担当者の方
• Notionの最新情報をGoogle スプレッドシートへ効率的に同期させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionの情報更新をきっかけに、Google スプレッドシートが自動で更新されるため、データ同期にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーとしてNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。この際、対象のデータベースを指定します。
3. オペレーションとして、まず分岐機能を設定し、Notionでページが「作成」されたのか「更新」されたのか、あるいは特定の条件を満たしたかによって処理を分岐させます。
4. 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを使用し、トリガーで検知したページの最新情報を取得します。
5. 続いて、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションで、Notionの情報と照合し、更新対象となるGoogle スプレッドシート上の複数の行を検索・取得します。
6. 取得した複数のレコードを一件ずつ処理するために、分岐機能の「データを1レコードずつ取得する」アクションを設定します。
7. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、各行の該当するセルにNotionから取得した情報をマッピングし、データを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionでトリガーを設定する際には、監視対象としたいデータベースのIDを正確に指定してください。
• Google スプレッドシートの各アクション（レコード取得、レコード更新など）では、操作対象となるスプレッドシートのIDおよびシート名を、ご自身の環境に合わせて設定します。
• フロー内の分岐機能では、Notionのページが「作成された場合」と「更新された場合」の処理を分ける、あるいは特定のプロパティ（例：ステータス）が特定の値に変更された場合のみ後続処理を実行するなど、運用に応じた条件を柔軟に設定することが可能です。
• Notionから取得したどのデータを、Google スプレッドシートのどの列（セル）に対応させて更新するかというフィールドのマッピングは、ユーザーの管理項目に合わせて自由に設定してください。