■概要
Slackで受け取った報告内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記・更新する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この定型的な作業は、重要な情報管理でありながらも、入力ミスや更新漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーに、AIが情報を自動で抽出し、該当するGoogle スプレッドシートの全レコードを更新するため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでの報告内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記し、更新している方
- 手作業によるデータの入力ミスや更新漏れを防止し、情報の一元管理を徹底したい方
- スムーズで正確な情報共有を実現し、チームの業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackにメッセージを投稿するだけで、Google スプレッドシートの関連レコードが自動で更新されるため、転記作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿されたメッセージから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、更新対象となるレコードをまとめて取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得した全レコードに対して後続の処理を一件ずつ実行するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータをもとに各レコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、メッセージを監視するチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、Slackのメッセージから抽出したいデータ項目を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートのレコード取得オペレーションでは、取得対象のシートや検索条件を任意で指定でき、前段階で取得した情報を変数として利用することも可能です。
- 繰り返し処理機能では、前段階で取得したレコード一覧データをもとに、繰り返し処理を行う条件を細かく指定できます。
- Google スプレッドシートの更新オペレーションでは、更新対象のシートや列を任意で指定し、どの項目にどの情報を割り当てるかを柔軟にカスタムできます。前段階で取得した情報を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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