「別のツールで管理している顧客情報を、ホットプロファイルに手作業で転記するのが面倒…」
「商談後に得た情報をカスタム項目に更新するのを忘れてしまい、情報が古くなってしまう…」
このように、ホットプロファイルのカスタム項目を手動で更新する作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、他のシステムやファイルに保存された情報をもとに、ホットプロファイルのカスタム項目を自動で更新できる仕組みがあればどうでしょう。
面倒な入力作業や更新漏れが減り、常に最新の顧客情報にもとづいた効果的な営業活動に集中できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかかりません。
自動化を導入して作業をもっとラクにしませんか？
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはホットプロファイルのデータを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveに格納されたファイルをOCRし、ホットプロファイルの商談カスタム項目を更新する
試してみる
■概要
商談議事録や手書きメモなどをGoogle Driveに保存した後、その内容をホットプロファイルに手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveフォルダにファイルを格納するだけで、OCRとAIが内容を読み取り、ホットプロファイルの商談カスタム項目を自動で更新します。面倒な転記作業から解放され、営業活動の記録を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルのカスタム項目を手作業で更新しており、入力の手間を削減したいと考えている方
- Google Driveで管理している議事録などの情報を、ホットプロファイルへ効率的に連携したい方
- 手作業によるデータ入力でのミスや、情報の更新漏れを防ぎたいと考えている営業担当者やマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルをアップロードするだけで自動で情報が連携されるため、データ転記にかかっていた時間を削減できます。
- OCRとAIが自動でテキストを抽出して更新するため、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとホットプロファイルをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、ファイル名やOCRで抽出した情報から必要な項目を抜き出します
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談のカスタム項目を更新」アクションを設定し、AIが抽出した情報を任意の項目に反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、画像やPDFファイルから読み取りたいテキスト項目を任意で指定することが可能です。
- AI機能の設定では、アップロードされたファイル名やOCRで読み取った情報から抽出したい項目を任意で設定できます。
- ホットプロファイルの設定では、前段のオペレーションで取得した値を引用し、更新したい任意のカスタム項目に自由に設定してください。
■注意事項
- ホットプロファイル、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveのファイルからホットプロファイルのカスタム項目を更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、ホットプロファイルの商談カスタム項目を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google Driveとホットプロファイルのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定とホットプロファイルのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：Google Driveとホットプロファイルをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveについては、下記のGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
ホットプロファイルとYoomの連携方法
ホットプロファイルを検索すると、新規登録画面が表示されます。
赤枠部分を確認しながらホットプロファイルにアクセスして「アカウント名」「アクセストークン」「ドメイン」を入力したら「追加ボタン」をクリックして連携完了です！
APIキーはホットプロファイルの「マイページ」からアクセスできます！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRし、ホットプロファイルの商談カスタム項目を更新する
試してみる
■概要
商談議事録や手書きメモなどをGoogle Driveに保存した後、その内容をホットプロファイルに手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveフォルダにファイルを格納するだけで、OCRとAIが内容を読み取り、ホットプロファイルの商談カスタム項目を自動で更新します。面倒な転記作業から解放され、営業活動の記録を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルのカスタム項目を手作業で更新しており、入力の手間を削減したいと考えている方
- Google Driveで管理している議事録などの情報を、ホットプロファイルへ効率的に連携したい方
- 手作業によるデータ入力でのミスや、情報の更新漏れを防ぎたいと考えている営業担当者やマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルをアップロードするだけで自動で情報が連携されるため、データ転記にかかっていた時間を削減できます。
- OCRとAIが自動でテキストを抽出して更新するため、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとホットプロファイルをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、ファイル名やOCRで抽出した情報から必要な項目を抜き出します
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談のカスタム項目を更新」アクションを設定し、AIが抽出した情報を任意の項目に反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、画像やPDFファイルから読み取りたいテキスト項目を任意で指定することが可能です。
- AI機能の設定では、アップロードされたファイル名やOCRで読み取った情報から抽出したい項目を任意で設定できます。
- ホットプロファイルの設定では、前段のオペレーションで取得した値を引用し、更新したい任意のカスタム項目に自由に設定してください。
■注意事項
- ホットプロファイル、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
テンプレートがフローボット内の「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：アプリトリガーの設定
左側にあるメニューの「フローボット」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「フローボット」から設定作業を再開してください！）
「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
②アクション：デフォルトで「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」が選択されているのでそのままで問題ありません！
③Google Driveと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
まずは、テスト用のファイルをGoogle Drive内に保存しましょう。
テスト用のファイル名には、ホットプロファイルの連携に必要な「会社ID」や「商談ID」が含まれていることを想定しています！
今回は「会社ID」はPDFの文章内に、「商談ID」はファイル名に記載しています。
保存が完了したら、Yoomの画面に戻って設定を再開します！
（今回は画像の赤枠で囲んだファイルを連携したいと思います！）
※ダウンロード可能なファイルサイズはファイルの容量制限についてをご確認ください。
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
※基本的にはご契約プランの最短起動間隔にして使用するのがおすすめです！
料金プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次に「フォルダID」を設定します。
入力欄をクリックすると候補一覧が表示されるので、先ほど保存したフォルダを選んでください。
（フォルダが多い場合は、検索窓を活用すると便利ですよ！）
ここまで設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、先ほど指定した条件に合致するHubSpotのデータが「取得した値（※）」の欄に反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。
ステップ4：Google Driveのファイルのダウンロード設定
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
ステップ3同様に、連携するアカウント情報が正しく反映されているかなどをまずは確認をします。
「ファイルID」はステップ3で取得した値を埋め込みます。
手入力や候補などから選んでしまうと、フローボットが起動する度に毎回同じファイルIDが反映されてしまうので注意が必要です！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック
③「ファイルID/フォルダID」を選択
設定が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功したら「ダウンロード」をクリックして実際にファイルが取得できたか確認できればOKです！
問題なければ「完了」を押して次に進みましょう。
ステップ5：OCRで文字の抽出設定
「OCRで文字を抽出」をクリックします。
🤖「OCRで文字を抽出」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
※「OCRでの文字起こし」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できる機能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひお試しください！
「OCR画像」は「取得した値を使用」を選択して「GoogleDriveからの取得ファイル」をクリックします。
「抽出したい項目」を設定します。
今回は下の画像の通り「会社ID」と「概要」を抽出したいと思いますが、ホットプロファイルに連携したい内容に合わせて適宜変更してください！
最後に「使用するAI」と「言語」を設定したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、抽出した内容が反映されるので問題なければ「完了」をクリックします。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ6：テキスト抽出設定
「テキスト抽出」をクリックします。
まずはテキスト抽出はAIを活用するので、AIモデルと文字数を選択します。
使用するAIモデルと文字数に応じて、消費するタスク数が異なるので注意しましょう。
AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます！
「タスク実行数」のカウント方法について
ここでは商談IDを抽出したいので、「対象のテキスト」に「ファイル名/フォルダ名」を埋め込みます。
「抽出したい項目」に「商談ID」と設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
問題なく抽出できたら「完了」を押しましょう。
ステップ7：ホットプロファイルの更新設定
「商談のカスタム項目を更新」をクリックします。
まずは、連携するアカウントが正しく反映されているかなどを確認します。
「商談ID」を設定します。
テキスト抽出した商談IDを埋め込んでください。
「会社ID」はOCRから抽出した値を埋め込みましょう。
「カスタム項目ID」は赤枠の注釈を参考に設定してください。
「カスタム項目の値」の欄にOCRで抽出した値を埋め込みます。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にホットプロファイルの画面でデータが反映されているかを確認します。
問題なければ「完了」をクリックします。
ステップ8：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google Driveに格納されたファイルをOCRし、ホットプロファイルの商談カスタム項目を更新する連携手順になります！
ホットプロファイルを使った自動化例
新規リードの登録をトリガーに、他システムへの二重登録や広告のコンバージョン計測、ストレージでのフォルダ作成までを自動化。
さらに、商談受注時のタスク作成や、Web会議の要約内容を自動で日報へ登録する仕組みも構築可能です。
入力の手間や漏れをなくし、顧客と向き合う本来の営業活動に集中できる環境を整えましょう。
Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を、手作業でホットプロファイルに登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）でリード情報が作成されると、自動でホットプロファイルにリード情報が登録され、手作業による手間やミスを解消し、迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告（Facebook）とホットプロファイルでリード管理を行っているマーケティング担当者の方
- リード情報の転記作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
- 広告で獲得したリードへの迅速なフォローアップ体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告（Facebook）でリードが送信されると自動でホットプロファイルに登録されるため、データ入力にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記をなくすことで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Meta広告（Facebook）とホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「リードを登録」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Meta広告（Facebook）のトリガー設定では、リード情報を取得したい特定の広告アカウントやフォームを任意で選択することが可能です。
■注意事項
- Meta広告（Facebook）、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
■概要
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者
・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方
2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールです。
しかし、HubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、HubSpotに登録されたコンタクト情報を手入力でホットプロファイルに転記する必要があり手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力忘れの可能性があります。
[HubSpotとホットプロファイルを連携する]フローを活用することで、担当者は手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■注意事項
・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
管理している取引先が増えるたびに、関連資料を保管するためのフォルダを手動で作成していませんか？
こうした作業は単純ですが件数が増えると手間がかかるうえ、フォルダ名の入力ミスといった懸念もあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルに取引先を登録するだけで、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
フォルダ管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとOneDriveで取引先情報を管理している営業担当者の方
- 取引先ごとの資料管理を効率化し、手作業でのフォルダ作成をなくしたい方
- SaaS間の連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルに取引先を登録するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、ホットプロファイルで取得した会社名などをフォルダ名として指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成先となるドライブと親フォルダを指定してください。
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したホットプロファイルの会社名などを設定することで、動的に命名することが可能です。
■注意事項
- ホットプロファイルとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Zoho CRMにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルとZoho CRMを併用しているものの、リード情報を手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルとZoho CRMの連携を自動化でき、リードが作成されたタイミングでZoho CRMにも自動で見込み客が作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速な営業活動をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとZoho CRMの両方を利用し、リード管理を手作業で行っている方
- ホットプロファイルからZoho CRMへのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、リード情報の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリード情報が追加されると、自動でZoho CRMへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を作成」アクションを設定し、ホットプロファイルで取得した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMで見込み客を作成する際に、どの項目にどの情報を登録するかを任意で設定してください。ホットプロファイルのトリガーで取得した会社名や担当者名、メールアドレスなどの情報を、Zoho CRMの対応する項目にそれぞれ紐付けることで、正確なデータ連携が実現します
■注意事項
- ホットプロファイル、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルでリードが登録されたら、MetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得したリード情報を、広告効果測定のためにMetaコンバージョンAPIへ都度手作業で反映するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるタイムラグや入力ミスは、正確な広告効果測定の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへのリード登録をトリガーに、MetaコンバージョンAPIへコンバージョンイベントを自動で送信し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとMeta広告を併用し、手作業でのコンバージョン連携に手間を感じている方
- 広告の費用対効果をより正確に測定し、マーケティング施策を最適化したいと考えている方
- リード獲得後のデータ連携プロセスを自動化し、ヒューマンエラーのリスクを軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリードが登録されると、自動でMetaコンバージョンAPIにイベントが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるイベントの送信漏れや、データの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、広告効果測定の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとMetaコンバージョンAPIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMetaコンバージョンAPIを選択し、「コンバージョンイベントを送信」のアクションを設定します。この際、トリガーで取得したリード情報を連携するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- MetaコンバージョンAPIの「コンバージョンイベントを送信」アクションでは、送信するイベントの内容を任意で設定できます。ホットプロファイルから取得したリード情報を変数として活用し、より詳細なイベントデータを送信するようカスタムしてください。
■注意事項
- ホットプロファイル、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで商談が受注になった後、Backlogで関連部署へのタスク発行を手作業で行っていませんか？
この連携作業は、対応漏れや情報伝達のミスを引き起こす原因となりがちであり、迅速なプロジェクト開始の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで商談が受注になったことをトリガーに、Backlogへ自動で課題が登録されるため、こうした連携業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとBacklogを併用し、受注後のタスク依頼を手作業で行っている営業担当者の方
- 営業部門から制作・開発部門への案件引き継ぎを円滑にし、抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- 部門間の手作業による連携業務を自動化し、生産性の向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルの商談ステータス更新に連動してBacklogに課題が自動作成されるため、これまでタスク登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、課題の登録漏れや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のステータスが「受注」になった場合のみ、後続のアクションが実行されるよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、ホットプロファイルの商談情報をもとに課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、「受注」ステータス以外にも、特定の営業フェーズに更新された場合にフローが起動するよう任意で設定を変更できます。
- Backlogで課題を追加する際に、登録先のプロジェクトIDや課題の件名、種別ID、優先度などを自由にカスタマイズしてください。
- 課題の詳細欄には、ホットプロファイルから取得した商談情報や顧客情報などを変数として埋め込むことで、必要な情報を自動で記載できます。
■注意事項
- ホットプロファイル、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
入力フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺の管理は、営業活動の重要な第一歩ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで顧客管理を行っており、名刺のデータ入力に手間を感じている方
- 展示会やイベントで獲得した大量の名刺情報を効率的にデータ化したいと考えている方
- 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を送信するだけでホットプロファイルへの登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取り登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「名刺送信フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に顧客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI OCR機能で名刺情報を読み取る際、使用するAIエンジンを任意で選択することが可能です。これにより、読み取り精度を重視するか、処理速度を優先するかなど、要件に応じて最適なエンジンに設定を調整できます。
■注意事項
- ホットプロファイルとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Notionで特定のデータソースにページが作成されたら、ホットプロファイルに会社を登録する
試してみる
■概要
Notionで管理している顧客情報などを、営業支援ツールであるホットプロファイルへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Notionの特定データソースにページが作成されると、その情報を基にホットプロファイルへ自動で会社情報を登録します。ホットプロファイルのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとホットプロファイルの両方を利用し、二重入力の手間をなくしたい方
- ホットプロファイルのAPIを活用したデータ連携を、手軽に自動化したいと考えている方
- 顧客情報の登録ミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたい営業・マーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加だけで自動的にホットプロファイルへ会社情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- APIを介した自動連携により、手作業での転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性と正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションで変換機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、ホットプロファイルに登録する形式にデータを整えます。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を登録」アクションを設定し、加工したデータを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルへ会社情報を登録する際、各項目に登録する内容は柔軟にカスタマイズが可能です。Notionから取得した情報を変数として設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることができます。
■注意事項
- Notion、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
- ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
- 報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルで報告が作成されると、自動でメール通知とシートへの記録が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を削減できます
- 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告内容の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「報告管理が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、報告があったことを上長などの関係者に通知します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、報告内容をスプレッドシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を任意で設定してください。ホットプロファイルのトリガーで取得した報告内容などの情報を、メール本文に含めることも可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、記録先となるスプレッドシートのIDとシート名を任意で設定してください
■注意事項
- ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
いかがでしたか？
ホットプロファイルのカスタム項目更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーや更新漏れを防ぐことができます。
常に最新の顧客情報にアクセスできることで、商談活動や顧客との関係構築により多くの時間を割くことも可能になるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：PDF以外のファイル（画像、Google スプレッドシートなど）も読み取れますか？
A：
はい、PDF以外も読み取ることができます！
「OCRで文字抽出」のアクションでは、PDFだけでなく画像からも文字を読み取ることが可能です。
また、Google スプレッドシートのデータを他のアプリに連携することもできます。
Q：手書き文字や複雑なレイアウトの書類も読み取れますか？
A：
はい、手書き文字も読み取ることができます！
ただし、縦書きの情報や図などの文字情報以外の場合など、抽出が難しいケースもあります。
Q：Google Drive以外のクラウドストレージでも使えますか？
A：
はい、可能です！
Google Drive以外にもDropboxやOneDriveなど様々なアプリと連携してフローボットを作成することができます。
連携可能なアプリについては、連携アプリ一覧からご確認ください。
