Google Driveに格納されたファイルをOCRし、ホットプロファイルの商談カスタム項目を更新する
Google Driveに格納されたファイルをOCRし、ホットプロファイルの商談カスタム項目を更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
ホットプロファイル
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
商談議事録や手書きメモなどをGoogle Driveに保存した後、その内容をホットプロファイルに手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveフォルダにファイルを格納するだけで、OCRとAIが内容を読み取り、ホットプロファイルの商談カスタム項目を自動で更新します。面倒な転記作業から解放され、営業活動の記録を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルのカスタム項目を手作業で更新しており、入力の手間を削減したいと考えている方
- Google Driveで管理している議事録などの情報を、ホットプロファイルへ効率的に連携したい方
- 手作業によるデータ入力でのミスや、情報の更新漏れを防ぎたいと考えている営業担当者やマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルをアップロードするだけで自動で情報が連携されるため、データ転記にかかっていた時間を削減できます。
- OCRとAIが自動でテキストを抽出して更新するため、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとホットプロファイルをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、ファイル名やOCRで抽出した情報から必要な項目を抜き出します
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談のカスタム項目を更新」アクションを設定し、AIが抽出した情報を任意の項目に反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、画像やPDFファイルから読み取りたいテキスト項目を任意で指定することが可能です。
- AI機能の設定では、アップロードされたファイル名やOCRで読み取った情報から抽出したい項目を任意で設定できます。
- ホットプロファイルの設定では、前段のオペレーションで取得した値を引用し、更新したい任意のカスタム項目に自由に設定してください。
■注意事項
- ホットプロファイル、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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