HRMOSに登録されている従業員のカスタムデータを、別のシートやファイルで管理している情報を元に手作業で更新していませんか？
例えば、全従業員の資格情報や評価データを一覧で管理しているGoogle スプレッドシートの内容を、HRMOSに一つひとつ転記する作業は非常に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
もし、Google スプレッドシートの情報が更新された際に、該当する従業員のHRMOSカスタムデータを自動で更新できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されます。人事評価制度の企画や採用戦略の立案といった、より戦略的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSのカスタムデータを更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSのカスタムデータを更新する
試してみる
■概要
HRMOSに登録されている社員のカスタムデータを、Google スプレッドシートなどの別ファイルで管理している情報をもとに手作業で更新していませんか？こうした手作業による更新は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、自動でHRMOSのカスタムデータが更新されるため、データ管理に関する手間を削減し、正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSのカスタムデータ更新を手作業で行っており、業務を効率化したい人事労務担当者の方
- Google スプレッドシートで管理する社員情報をHRMOSへ定期的に反映させている方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新をトリガーに、HRMOSのカスタムデータが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの一貫性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員のカスタムデータを更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- HRMOSで社員のカスタムデータを更新するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した値をどのフィールドに反映させるか、自由に設定が可能です。
■注意事項
Google スプレッドシートとHRMOSを連携し、カスタムデータを更新するフローを作ってみよう
それではここから、Google スプレッドシートの行が更新された際に、HRMOSのカスタムデータを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとHRMOSのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とHRMOSのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSのカスタムデータを更新する
試してみる
■概要
HRMOSに登録されている社員のカスタムデータを、Google スプレッドシートなどの別ファイルで管理している情報をもとに手作業で更新していませんか？こうした手作業による更新は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、自動でHRMOSのカスタムデータが更新されるため、データ管理に関する手間を削減し、正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSのカスタムデータ更新を手作業で行っており、業務を効率化したい人事労務担当者の方
- Google スプレッドシートで管理する社員情報をHRMOSへ定期的に反映させている方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新をトリガーに、HRMOSのカスタムデータが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの一貫性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員のカスタムデータを更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- HRMOSで社員のカスタムデータを更新するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した値をどのフィールドに反映させるか、自由に設定が可能です。
■注意事項
ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSのカスタムデータを更新する
試してみる
■概要
HRMOSに登録されている社員のカスタムデータを、Google スプレッドシートなどの別ファイルで管理している情報をもとに手作業で更新していませんか？こうした手作業による更新は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、自動でHRMOSのカスタムデータが更新されるため、データ管理に関する手間を削減し、正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSのカスタムデータ更新を手作業で行っており、業務を効率化したい人事労務担当者の方
- Google スプレッドシートで管理する社員情報をHRMOSへ定期的に反映させている方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新をトリガーに、HRMOSのカスタムデータが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの一貫性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員のカスタムデータを更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- HRMOSで社員のカスタムデータを更新するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した値をどのフィールドに反映させるか、自由に設定が可能です。
■注意事項
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「行が更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで以下の内容を確認し、テストで使用する社員情報管理用のGoogle スプレッドシートを用意してください。
実際にHRMOSに登録のある社員情報(※テストデータで可)を入力し、カスタムデータを更新するフローなので、カスタムの列も作成しておきましょう。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めていきます。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
▼今回テストで使用する社員データ
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
-
ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「スプレッドシートID」「シートID」：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、作成したGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
「テーブルの範囲(始まり)」「テーブルの範囲(終わり)」：注釈を確認しながら、テーブルの範囲の開始地点と終了地点を入力してください。
「一意の値が入った列」：メールアドレスやIDなど、データの中で同じ値が存在しない列を選びましょう。今回は【社員ID】を設定しました。
「更新を検知したい列」：更新を検知する列の列名を指定します。
指定した列の値が更新された際にフローボットが起動するので、今回はカスタム列を設定しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
シートの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：HRMOSのアクション設定
「社員のカスタムデータを更新」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HRMOSと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」：取得した値から社員IDを引用し設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「カテゴリのAPI参照コード」「セクションのAPI参照コード」：注釈を確認しながら、設定しましょう。
admin画面の「データモデル」のページから確認が可能です。
▼参考：API参照コードの確認箇所
「適用日」：日付を活用し、設定してください。
「フィールドのAPI参照コード」：カテゴリやセクションのAPI参照コードと同様に、admin画面を確認し、入力してください。
「値」：取得した値から、更新したい値を設定しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にカスタムデータが自動更新するので、HRMOSを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Google スプレッドシートの行が更新された際に、HRMOSのカスタムデータを自動で更新するフローの連携手順になります！
HRMOS APIを使ったその他の自動化例
HRMOS APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HRMOSを使った自動化例
Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加したり、HRMOSの休職情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納したりできます。また、フォームで回答が送信されたら、HRMOSの部署・役職を更新したり、Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加したりすることも可能です。さらに、SlackやGmailで特定のキーワードを含むメッセージやメールを受信したら、HRMOSに社員を登録したり、クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録したりといった、人事関連の様々な自動化も行えます。
HRMOSの休職情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSで管理している従業員の休職情報に添付された診断書などの書類を、都度手動でダウンロードし、ファイルサーバーに格納する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページから必要な休職情報や添付ファイルを取得し、Google Driveへ自動で格納できます。手作業によるファイル管理の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSで休職者の情報を管理しており、添付ファイルの取り扱いに手間を感じている人事担当者の方
- HRMOSとGoogle Driveを併用し、休職関連書類の管理を手作業で行っている方
- 書類の格納漏れやミスを防ぎ、正確な情報管理体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの画面上でフローを起動するだけで、添付ファイルが自動でGoogle Driveに格納されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になるため、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「社員詳細ページから起動」するよう設定します
- 次に、オペレーションでHRMOSの「社員の休職情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、オペレーションでHRMOSの「社員の休職情報添付ファイルを取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを任意に指定できます。
- ファイル名に、前段のオペレーションで取得した社員名や日付といった情報を含めるなど、動的な設定が可能です。
■注意事項
- HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録する
試してみる
■概要
Notionで管理している従業員情報を、HRMOSへ手作業で登録し直していませんか？ このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されるだけで、HRMOSへの情報登録が自動で完了するため、こうした課題をスムーズに解消できます。人事情報の管理業務を効率化し、より正確なデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとHRMOSで従業員情報を管理し、手作業での転記に手間を感じている人事担当者の方
- 複数のSaaS間で従業員データを連携させ、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 入社手続きなど、従業員情報に関わる定型業務の自動化を検討しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録をトリガーにHRMOSへ自動で従業員情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力内容の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとHRMOSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成の条件に合致する場合のみ後続の処理に進ませます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、従業員の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、取得した情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータベース（データソース）を任意で選択することが可能です
- HRMOSへの登録内容では、固定のテキストを入力したり、前段のNotionから取得した従業員情報などを項目に合わせて設定したりといった柔軟なカスタムが可能です
■注意事項
- Notion、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartHRに特定部署の従業員が登録されたら、HRMOSにも登録する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社は組織にとって喜ばしいことですが、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか？
特に複数のSaaSを利用している場合、それぞれのシステムに同じ情報を繰り返し入力する作業は、時間も労力も要するものです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに特定部署の従業員が登録された際に、その情報を自動でHRMOSにも登録できるため、こうした二重入力の手間や入力ミスのリスクを軽減し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとHRMOS間で従業員情報を手作業で同期している人事担当者の方
- 特定部署の新入社員情報を迅速かつ正確にHRMOSへ反映させたい方
- 従業員情報管理における二重入力の手間を削減し、ミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員登録後、特定条件に基づきHRMOSへ情報が自動連携されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮できます。
- 手作業によるSmartHRからHRMOSへの情報転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRおよびHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」アクションを設定します。これにより、SmartHRに新しい従業員情報が登録されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションで「分岐機能」の「コマンドオペレーション」を設定し、自動登録の対象とする従業員の条件（例：特定の部署に所属しているかなど）を定義します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員を登録」アクションを設定します。ここで、SmartHRから取得した情報や分岐条件に基づいて、該当する従業員情報をHRMOSに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定「従業員が登録されたら（Webhook）」では、ご利用のSmartHR環境に合わせて正しいサブドメインを設定してください。
- 「分岐機能」のオペレーションでは、自動でHRMOSに登録したい従業員を絞り込むための条件（例：部署名が「営業部」である、など）を任意で設定してください。
- HRMOSの「社員を登録」オペレーションでは、SmartHRから取得したどの情報をHRMOSのどの項目（氏名、入社日、メールアドレスなど）に連携するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartHR、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953
フォームで回答が送信されたら、HRMOSの部署・役職を更新する
試してみる
■概要
人事異動や組織変更のたびに発生する、HRMOS上の社員情報の更新作業に手間を感じていませんか。 特に、複数人の部署や役職情報を手作業で変更するのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、フォームに送信された情報を基に、HRMOSの部署や役職データを自動で更新するため、手作業による更新業務を効率化し、正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSで社員の部署や役職の情報を手作業で更新している人事・労務担当者の方
- フォームで収集した情報を元にHRMOSのデータを更新する作業を効率化したい方
- 人事関連の定型作業を自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答をトリガーとしてHRMOSの部署や役職情報が自動更新されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで対応依頼を設定し、「担当者へ対応を依頼する」アクションで更新内容の確認などを担当者へ依頼します。
- 次に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員の部署・役職を更新する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで更新完了の通知などを関係者へ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、HRMOSの部署や役職の更新に必要な情報を取得するための質問項目を、運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社手続きでは、複数のSaaSへの情報登録が必要となり、手間がかかりがちです。
特に、クラウドサインで雇用契約を締結した後、その内容をHRMOSに従業員情報として手作業で転記するのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約完了をきっかけに、HRMOSへの従業員情報の登録までを自動で実行するため、入社手続きを円滑に進められるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとHRMOSを利用した入社手続きを手作業で行っている方
- 雇用契約後の従業員情報の転記作業に時間がかかり、効率化をしたいと考えている方
- 手作業による情報登録での入力ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結をトリガーにHRMOSへの従業員登録が自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、分岐機能を設定し、特定の契約書のみを対象にするなどの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」「書類の添付ファイルを取得」アクションを順に設定します。
- そして、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、取得した契約書ファイルから従業員情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の種類（例：「雇用契約書」というファイル名を含むなど）に応じて、後続の処理を実行するかどうかを任意に設定できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書ファイルから読み取りたい情報（氏名、住所、入社日など）の抽出項目を任意でカスタムできます。
- 「社員を登録」では、前段のオペレーションで取得した契約情報やOCRで抽出した値を変数として引用・設定できます。
■注意事項
- クラウドサインとHRMOSをYoomと連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新する
試してみる
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、HRMOSに従業員情報を手作業で転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請承認をトリガーに、HRMOSの従業員情報を自動で更新できます。これにより、手作業による情報更新の手間やミスをなくし、より正確で迅速な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとHRMOSを利用し、従業員情報の転記作業に手間を感じている人事・労務担当者の方
- 手作業による情報更新での入力ミスや更新漏れを防ぎ、データ管理の正確性を高めたい方
- バックオフィス業務の定型作業を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認後、自動でHRMOSの従業員情報が更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるデータの入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報の一貫性と正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定し、申請が承認された際の通知をYoomで受け取ります。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請内容の具体的な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSの「社員の銀行口座情報を更新」アクションを設定し、取得した情報をもとに該当する従業員の情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSで従業員情報を更新する際、銀行口座情報だけでなく、その他の様々な項目を自由に設定して更新することが可能です。
- 更新する各項目には、前のステップでコラボフローから取得した申請内容の情報を紐付けたり、あるいは特定の固定値を設定したりと柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
- コラボフローとHRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
フォームで特定条件のメンバー情報が送信されたら、カオナビとHRMOSそれぞれに追加する
試してみる
■概要
フォームから新しいメンバー情報が送信されるたびに、カオナビとHRMOSの両方に手作業で情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも気になるところではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームトリガー機能で受信した情報をもとに、特定条件に合致する場合のみカオナビとHRMOSへ自動でメンバー情報を追加でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信した情報を基に、カオナビとHRMOSへ手作業でメンバー登録している方
- カオナビとHRMOSの両方を利用し、メンバー情報登録の二重入力に非効率を感じている方
- メンバー情報の登録プロセスを自動化し、業務の正確性と速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからの情報送信後、カオナビとHRMOSへの登録が自動化されるため、手作業による登録業務の時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防げます。
■フローボットの流れ
- はじめに、カオナビとHRMOSをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を設定し、「フォームトリガー」アクションで特定のフォームからの情報送信を検知します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、「分岐する」アクションで、フォームから送信された情報が特定の条件に合致するかどうかを判定します。
- 条件に合致する場合、オペレーションでカオナビを選択し、「メンバーを登録」アクションでフォームの内容を基にメンバー情報を登録します。
- 同様に、HRMOSを選択し、「社員を登録」アクションでフォームの内容を基に社員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能の設定では、メンバー情報の収集に必要な質問項目を任意にカスタマイズしてください。
- 分岐機能の設定では、フォームトリガー機能で取得したどの情報（例：特定の部署名や役職など）を基に分岐させるか、その条件を具体的に設定してください。
- カオナビの「メンバーを登録」アクションでは、フォームのどの回答項目をカオナビのどの項目にマッピングするかを詳細に設定してください。
- HRMOSの「社員を登録」アクションでも同様に、フォームの回答項目とHRMOSの登録項目とのマッピングを適切に行ってください。
■注意事項
- カオナビ、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームから回答が送信されたら、LINE公式アカウントへのメッセージ送信とHRMOSへの社員登録を自動化する
試してみる
■概要
フォームからの回答があった際、その情報を手動でLINE公式アカウントへ通知し、さらにHRMOSへ社員情報を登録する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な情報共有や正確なデータ入力が求められる場面では、大きな負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をトリガーに、LINE公式アカウントへのメッセージ送信とHRMOSへの社員登録が自動化され、こうした課題を効率的に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答後のLINE公式アカウントへの通知を手作業で行っている担当者の方
- フォーム情報を基にHRMOSへ社員情報を手入力しており、効率化したい人事担当者の方
- 複数のツール間での情報連携に手間を感じ、自動化による業務改善を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からLINE公式アカウントへの通知、HRMOSへの社員登録までの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報伝達の遅延や、HRMOSへのデータ入力時の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE公式アカウントとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「登録フォーム」でフォームからの回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでLINE公式アカウントを選択し、「テキストメッセージを送信」アクションで、フォーム回答があった旨を指定のユーザーIDに通知するように設定します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員を登録」アクションで、フォームで取得した情報を基に社員情報を登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、社員登録に関連する情報を収集するフォームを任意の内容で設定してください。
- LINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションでは、通知を送る先のユーザーIDや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
- HRMOSの「社員を登録」アクションでは、登録する社員の氏名、入社日、メールアドレスなど、フォームから取得する項目や固定値を任意で設定してください。
■注意事項
- LINE公式アカウント、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953
Zoomでミーティングが作成されたら、HRMOSで社員の雇用条件を取得する
試してみる
■概要
Zoomでの面接やミーティング設定後、参加者の情報をHRMOSで都度確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Zoomで新しいミーティングが作成されると、自動でHRMOSから関連する社員情報を検索・取得し、指定した宛先にメールで通知します。ZoomとHRMOSを連携させることで、人事関連のコミュニケーションを円滑にし、手作業による確認の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとHRMOSを利用し、社内ミーティングを頻繁に行う人事・採用担当者の方
- ミーティング参加者の情報を手作業で確認しており、業務の非効率性を感じているマネージャーの方
- Zoomでの予定作成を起点として、HRMOSのデータと連携した業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングを作成するだけで、HRMOSの社員情報取得から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の検索ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHRMOSの「社員を検索」アクションを設定し、対象となる社員を検索します。
- 続けて、HRMOSの「社員の雇用条件を取得」アクションを設定し、詳細な情報を取得します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を関係者に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSの「社員の雇用条件を取得」アクションでは、取得したい情報の条件として、固定の値を設定したり、前段のオペレーションで取得したアウトプットを変数として設定したりすることが可能です。
- メール送信のアクションでは、送信先アドレスを任意で設定できるだけでなく、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
- Zoom、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
履歴書をOCRで読み取りHRMOSに従業員を登録する
試してみる
■概要
履歴書をOCRで読み取りHRMOSに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HRMOSで人事業務を行う方
・人事情報の一元管理でHRMOSを活用している方
・HRMOSへの従業員情報の登録を手動で行う方
2.新卒や中途採用を担当している方
・内定者への入社手続きを行う方
・採用後の従業員情報の登録で履歴書のデータを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
HRMOSは採用活動や人事業務を効率化できるシステムで、データの一元管理に役立ちます。
しかし、採用活動における新入社員の登録作業は手動で行う必要があり、誤入力や登録漏れが発生する恐れがあります。
このフローは、フォームから送信された履歴書をOCRで読み取り、そのデータをHRMOSに自動で登録することができるため、手動作業を効率化することが可能です。
履歴書のデータを元に登録作業をシームレスに行えるため、正確なデータをHRMOSに登録して管理することができます。
HRMOSへの登録作業を自動化することで、誤入力や登録漏れの心配もなくなり、入社手続きをスムーズに進めることができます。
■注意事項
・HRMOSとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
HRMOSのカスタムデータ更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたGoogle スプレッドシートからの情報転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：API参照コードの詳しい取得方法を教えてください。
Q：カスタムデータの「更新」以外の操作は可能ですか？
A：
はい、可能です。
他には「カスタムデータの取得」が可能で、更新でも「社員のカスタムデータを更新（ファイルデータを含む）」や「社員のカスタムデータを更新（プルダウンやチェックボックスで複数の値を指定する場合）」といった操作が可能です。
Q：更新に失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
更新が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
