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HRMOSに登録されている従業員のカスタムデータを、別のシートやファイルで管理している情報を元に手作業で更新していませんか？
例えば、全従業員の資格情報や評価データを一覧で管理しているGoogle スプレッドシートの内容を、HRMOSに一つひとつ転記する作業は非常に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
もし、Google スプレッドシートの情報が更新された際に、該当する従業員のHRMOSカスタムデータを自動で更新できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されます。人事評価制度の企画や採用戦略の立案といった、より戦略的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSのカスタムデータを更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートとHRMOSを連携し、カスタムデータを更新するフローを作ってみよう
それではここから、Google スプレッドシートの行が更新された際に、HRMOSのカスタムデータを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「行が更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで以下の内容を確認し、テストで使用する社員情報管理用のGoogle スプレッドシートを用意してください。
実際にHRMOSに登録のある社員情報(※テストデータで可)を入力し、カスタムデータを更新するフローなので、カスタムの列も作成しておきましょう。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めていきます。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
▼今回テストで使用する社員データ
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「スプレッドシートID」「シートID」：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、作成したGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
「テーブルの範囲(始まり)」「テーブルの範囲(終わり)」：注釈を確認しながら、テーブルの範囲の開始地点と終了地点を入力してください。
「一意の値が入った列」：メールアドレスやIDなど、データの中で同じ値が存在しない列を選びましょう。今回は【社員ID】を設定しました。
「更新を検知したい列」：更新を検知する列の列名を指定します。
指定した列の値が更新された際にフローボットが起動するので、今回はカスタム列を設定しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
シートの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：HRMOSのアクション設定
「社員のカスタムデータを更新」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HRMOSと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」：取得した値から社員IDを引用し設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「カテゴリのAPI参照コード」「セクションのAPI参照コード」：注釈を確認しながら、設定しましょう。
admin画面の「データモデル」のページから確認が可能です。
▼参考：API参照コードの確認箇所
「適用日」：日付を活用し、設定してください。
「フィールドのAPI参照コード」：カテゴリやセクションのAPI参照コードと同様に、admin画面を確認し、入力してください。
「値」：取得した値から、更新したい値を設定しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にカスタムデータが自動更新するので、HRMOSを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Google スプレッドシートの行が更新された際に、HRMOSのカスタムデータを自動で更新するフローの連携手順になります！
HRMOS APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加したり、HRMOSの休職情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納したりできます。また、フォームで回答が送信されたら、HRMOSの部署・役職を更新したり、Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加したりすることも可能です。さらに、SlackやGmailで特定のキーワードを含むメッセージやメールを受信したら、HRMOSに社員を登録したり、クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録したりといった、人事関連の様々な自動化も行えます。
まとめ
HRMOSのカスタムデータ更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたGoogle スプレッドシートからの情報転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：API参照コードの詳しい取得方法を教えてください。
A：
より詳しい取得方法については、「HRMOSで各種API参照コードを確認する方法」を参照してください。
Q：カスタムデータの「更新」以外の操作は可能ですか？
A：
はい、可能です。
他には「カスタムデータの取得」が可能で、更新でも「社員のカスタムデータを更新（ファイルデータを含む）」や「社員のカスタムデータを更新（プルダウンやチェックボックスで複数の値を指定する場合）」といった操作が可能です。
Q：更新に失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
更新が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
