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「従業員から緊急連絡先の変更申請があるたびに、HRMOSの情報を手作業で更新するのが大変…」
「入力ミスがないか何度も確認したり、他の業務が中断されたりして困っている…」
このように、従業員情報の管理における手作業の更新業務に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、従業員情報を管理しているGoogle スプレッドシートなどの情報が更新された際に、HRMOSの緊急連絡先情報も自動で更新される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
また、人事・労務管理におけるコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すこともできるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHRMOSの緊急連絡先情報を更新する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、Google スプレッドシートの行が更新された際に、その情報を基にHRMOSの緊急連絡先情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「行が更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで以下の内容を確認し、テストで使用するGoogle スプレッドシートをご用意ください。
実際にHRMOSに登録されている緊急連絡先情報（※テストデータで問題ありません）を入力しましょう。
項目は任意で作成できますが、データを正しく紐づけるため以下6点の列は必須で作成してください。
「続柄ID」は「社員の緊急連絡先情報を更新」アクションの設定画面から確認できます。
▼今回テストで使用する社員データ
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めていきます。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
シートの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
「社員の緊急連絡先情報を更新」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
連携するHRMOSアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
まずは、必須項目を設定していきましょう。
同様に以下の必須項目も取得した値から設定してください。
また「携帯電話」「固定電話（自宅）」「固定電話（勤務先）」の内、いずれかひとつの設定が必須です。
その他、更新したい項目を任意で設定し、完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に緊急連絡先が自動更新されるので、HRMOSを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Google スプレッドシートの行が更新された際に、その情報を基にHRMOSの緊急連絡先情報を自動で更新するフローの連携手順になります！
他にもHRMOSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
たとえば、履歴書の情報を基にHRMOSに従業員を自動登録したり、従業員登録後にチャットツールに通知したりすることも可能です。
ぜひこちらもチェックしてみてくださいね！
HRMOSの緊急連絡先更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、従業員エンゲージメント向上施策といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールからも更新できますか？
A：
はい、業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、普段使用しているツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：データ不備の場合、フローはどうなりますか？
A：
社員IDがHRMOSに存在しない場合や、必須項目が空欄のままになっている場合はフローがエラーになり、「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがあります」などのメッセージが画面に表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：この自動化フローの実行にかかるコストはどれくらいですか？
A：
HRMOSとGoogle スプレッドシートはフリープランから利用できるツールです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、今回のフローの場合、社員の緊急連絡先情報を更新の1タスク消費となりますので、毎月100件の登録までは無料プランで利用可能です。
