「従業員から緊急連絡先の変更申請があるたびに、HRMOSの情報を手作業で更新するのが大変…」
「入力ミスがないか何度も確認したり、他の業務が中断されたりして困っている…」
このように、従業員情報の管理における手作業の更新業務に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、従業員情報を管理しているGoogle スプレッドシートなどの情報が更新された際に、HRMOSの緊急連絡先情報も自動で更新される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
また、人事・労務管理におけるコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すこともできるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSの緊急連絡先情報を更新する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで緊急連絡先を更新する
試してみる
■概要
従業員の緊急連絡先情報は、万が一の事態に備えて常に最新の状態に保つ必要がありますが、手作業での更新は手間がかかり、情報の反映漏れなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している従業員情報が更新された際に、自動でHRMOSの緊急連絡先情報を更新することが可能になります。面倒な転記作業から解放され、人事情報の正確性を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員の緊急連絡先を手作業で更新しており、手間やミスに課題を感じている方
- 人事関連の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると、自動でHRMOSの緊急連絡先も更新されるため、転記作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員の緊急連絡先情報を更新」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのIDやシートIDを任意で設定してください。
- HRMOSで情報を更新するアクションでは、更新対象の従業員を特定するため、スプレッドシートから取得した社員IDなどを正しく設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 続柄IDを「社員の緊急連絡先情報を更新」アクションの候補から確認し、事前にGoogle スプレッドシートの対象行に記載しておいてください。
Google スプレッドシートの情報を基にHRMOSの緊急連絡先を更新するフローを作ってみよう
それではここから、Google スプレッドシートの行が更新された際に、その情報を基にHRMOSの緊急連絡先情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HRMOSとGoogle スプレッドシートのマイアプリのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とHRMOSのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで緊急連絡先を更新する
試してみる
■概要
従業員の緊急連絡先情報は、万が一の事態に備えて常に最新の状態に保つ必要がありますが、手作業での更新は手間がかかり、情報の反映漏れなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している従業員情報が更新された際に、自動でHRMOSの緊急連絡先情報を更新することが可能になります。面倒な転記作業から解放され、人事情報の正確性を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員の緊急連絡先を手作業で更新しており、手間やミスに課題を感じている方
- 人事関連の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると、自動でHRMOSの緊急連絡先も更新されるため、転記作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員の緊急連絡先情報を更新」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのIDやシートIDを任意で設定してください。
- HRMOSで情報を更新するアクションでは、更新対象の従業員を特定するため、スプレッドシートから取得した社員IDなどを正しく設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 続柄IDを「社員の緊急連絡先情報を更新」アクションの候補から確認し、事前にGoogle スプレッドシートの対象行に記載しておいてください。
ステップ1：HRMOSとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで緊急連絡先を更新する
試してみる
■概要
従業員の緊急連絡先情報は、万が一の事態に備えて常に最新の状態に保つ必要がありますが、手作業での更新は手間がかかり、情報の反映漏れなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している従業員情報が更新された際に、自動でHRMOSの緊急連絡先情報を更新することが可能になります。面倒な転記作業から解放され、人事情報の正確性を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員の緊急連絡先を手作業で更新しており、手間やミスに課題を感じている方
- 人事関連の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると、自動でHRMOSの緊急連絡先も更新されるため、転記作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員の緊急連絡先情報を更新」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのIDやシートIDを任意で設定してください。
- HRMOSで情報を更新するアクションでは、更新対象の従業員を特定するため、スプレッドシートから取得した社員IDなどを正しく設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 続柄IDを「社員の緊急連絡先情報を更新」アクションの候補から確認し、事前にGoogle スプレッドシートの対象行に記載しておいてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「行が更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで以下の内容を確認し、テストで使用するGoogle スプレッドシートをご用意ください。
実際にHRMOSに登録されている緊急連絡先情報（※テストデータで問題ありません）を入力しましょう。
項目は任意で作成できますが、データを正しく紐づけるため以下6点の列は必須で作成してください。
- 社員ID
- 姓
- 名
- 続柄ID
- 国外の住所かどうか
- 「携帯電話」「固定電話（自宅）」「固定電話（勤務先）」の内、いずれかひとつ
「続柄ID」は「社員の緊急連絡先情報を更新」アクションの設定画面から確認できます。
▼今回テストで使用する社員データ
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めていきます。
- 「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 「スプレッドシートID」「シートID」：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、作成したGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
- 「一意の値が入った列」：メールアドレスやIDなど、データの中で同じ値が存在しない列を選びましょう。
今回は【社員ID】を設定しました。
- 「更新を検知したい列」：更新を検知する列の列名を指定します。
指定した列の値が更新された際にフローボットを起動するので、任意の列を入力しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
シートの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：HRMOSのアクション設定
「社員の緊急連絡先情報を更新」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
連携するHRMOSアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
まずは、必須項目を設定していきましょう。
- 「社員ID」：取得した値から社員IDを引用してください。
取得した値から引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
同様に以下の必須項目も取得した値から設定してください。
また「携帯電話」「固定電話（自宅）」「固定電話（勤務先）」の内、いずれかひとつの設定が必須です。
その他、更新したい項目を任意で設定し、完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に緊急連絡先が自動更新されるので、HRMOSを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Google スプレッドシートの行が更新された際に、その情報を基にHRMOSの緊急連絡先情報を自動で更新するフローの連携手順になります！
HRMOSを使ったその他の自動化例
他にもHRMOSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
たとえば、履歴書の情報を基にHRMOSに従業員を自動登録したり、従業員登録後にチャットツールに通知したりすることも可能です。
ぜひこちらもチェックしてみてくださいね！
Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの効率化を図りたい方
・Google Workspaceで管理する従業員データの他のシステムへの連携を検討している方
2. HRMOSを使用して人事労務の管理を行っている企業
・新入社員の情報登録に手間を取られている方
・勤怠管理の準備や労務の手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、HRMOSの社員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・このフローでは、HRMOSにはユーザー登録日が入社日として反映されます。
HRMOSの情報を用いてNDAを作成しGMOサインで送付する
試してみる
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSとGMOサインを利用し、NDA締結業務に手間を感じている人事・法務担当者の方
- 候補者や業務委託先との契約手続きを効率化し、コア業務に集中したい採用担当者の方
- 契約業務の属人化を防ぎ、ペーパーレス化を推進したいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの情報をもとにNDAの作成から送付までが自動化され、手作業での書類作成や情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記に伴う氏名や住所の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、契約業務の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOS、GMOサイン、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、Chrome拡張機能トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定し、特定の社員情報を起点にフローを開始させます。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、HRMOSの情報を用いてNDAの雛形から書類を作成します。
- 続いて、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、API連携の準備をします。
- その後、生成した書類をGMOサインに登録するため、「封筒用文書の登録」アクションを設定します。
- 最後に、GMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、登録した文書を署名依頼先へ自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際は、事前に用意した雛形書類を連携し、置換対象の文字列と、HRMOSから取得した置換後の文字列をそれぞれ任意で設定してください。
- GMOサインでアクセストークンを生成するアクションでは、ご自身のGMOサインアカウントのシークレットキーや顧客IDを設定してください。
- GMOサインで文書を登録するアクションでは、認証情報に加えて、前のオペレーションで取得したアクセストークンなどを設定してください。
- GMOサインで署名依頼を送るアクションでは、アクセストークン、封筒名、送信担当者名、文書リスト、自社署名情報などを実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加する
試してみる
■概要
HRMOSで社員情報を管理しつつ、kintoneでも関連情報を管理している場合、新しい社員が入社するたびに両方のツールへ手入力するのは手間がかかり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローは、HRMOSの社員情報を簡単な操作でkintoneに自動で追加するものであり、二重入力といった面倒な転記作業から解放され、人事関連業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSとkintoneの両方で社員情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい方
- 手作業でのデータ移管による入力ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 人事関連の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの情報を簡単な操作でkintoneへ自動で追加できるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクローム拡張機能トリガー機能を選択し、HRMOSの社員詳細ページから起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、HRMOSから取得した情報をkintoneの対応するフィールドにマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneにレコードを追加する際、HRMOSの社員詳細ページから取得したどの情報を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかを任意で設定できます。氏名や部署、入社日など、必要な情報だけを連携させることが可能です。
■注意事項
HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してDiscordに通知する
試してみる
■概要
HRMOS勤怠で前日の勤怠漏れを検知してDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用することで、プログラミングの知識がなくてもアプリ同士を簡単に連携できます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 勤怠管理ツールとしてHRMOS勤怠を導入している企業
・HRMOS勤怠を利用しているが、社員の勤怠漏れが頻繁に発生してお困りの方
2. 社内コミュニケーションツールとしてDiscordを利用中の方へ
・従業員の勤怠漏れを見逃さず、しっかり管理したいと考えているマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、HRMOS勤怠で打刻漏れがあったことを迅速に検知できるため、勤怠管理が効率化され、適切な対応を素早く行うことが可能になります。
勤怠漏れが発生しても、早期に発見することで打刻漏れによる影響を最小限に抑えることができます。
また、各メンバーへの通知が自動で行われるため、情報共有が円滑になり、業務の効率が向上します。
手動での通知作業を省けるため、作業時間の短縮にもつながります。
■注意事項
・HRMOS勤怠とDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・DiscordでWebhookURLを取得する方法はこちらをご参照ください。
Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録する
試してみる
■概要
Notionで管理している従業員情報を、HRMOSへ手作業で登録し直していませんか？ このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されるだけで、HRMOSへの情報登録が自動で完了するため、こうした課題をスムーズに解消できます。人事情報の管理業務を効率化し、より正確なデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとHRMOSで従業員情報を管理し、手作業での転記に手間を感じている人事担当者の方
- 複数のSaaS間で従業員データを連携させ、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 入社手続きなど、従業員情報に関わる定型業務の自動化を検討しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録をトリガーにHRMOSへ自動で従業員情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力内容の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとHRMOSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成の条件に合致する場合のみ後続の処理に進ませます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、従業員の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、取得した情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータベース（データソース）を任意で選択することが可能です
- HRMOSへの登録内容では、固定のテキストを入力したり、前段のNotionから取得した従業員情報などを項目に合わせて設定したりといった柔軟なカスタムが可能です
■注意事項
- Notion、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HRMOSの雇用契約書をダウンロードして、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSで管理している従業員の雇用契約書を、一件ずつ手作業でダウンロードして管理するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、複数の従業員分をまとめて処理する際には、ダウンロード漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、HRMOSから雇用契約書を自動でダウンロードし、Google Driveの指定フォルダへ格納する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSで行う雇用契約書のダウンロードやファイル管理を手作業で行っている人事労務担当の方
- HRMOSとGoogle Driveを併用しており、手動での書類連携に非効率を感じている方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの雇用契約書をダウンロードしGoogle Driveに格納する作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な書類管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定します。
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の雇用条件を取得」アクションを設定します。
- さらに、同じくHRMOSの「社員の雇用条件通知書・雇用契約書を取得」アクションで対象の書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSの設定では、トリガーとして起動するページのURLサンプルや、アクションで対象とする社員IDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDやファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- HRMOS、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社手続きでは、複数のSaaSへの情報登録が必要となり、手間がかかりがちです。
特に、クラウドサインで雇用契約を締結した後、その内容をHRMOSに従業員情報として手作業で転記するのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約完了をきっかけに、HRMOSへの従業員情報の登録までを自動で実行するため、入社手続きを円滑に進められるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとHRMOSを利用した入社手続きを手作業で行っている方
- 雇用契約後の従業員情報の転記作業に時間がかかり、効率化をしたいと考えている方
- 手作業による情報登録での入力ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結をトリガーにHRMOSへの従業員登録が自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、分岐機能を設定し、特定の契約書のみを対象にするなどの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」「書類の添付ファイルを取得」アクションを順に設定します。
- そして、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、取得した契約書ファイルから従業員情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の種類（例：「雇用契約書」というファイル名を含むなど）に応じて、後続の処理を実行するかどうかを任意に設定できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書ファイルから読み取りたい情報（氏名、住所、入社日など）の抽出項目を任意でカスタムできます。
- 「社員を登録」では、前段のオペレーションで取得した契約情報やOCRで抽出した値を変数として引用・設定できます。
■注意事項
- クラウドサインとHRMOSをYoomと連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
入力フォームに新入社員情報が入力されたら、HRMOSに登録し、その内容をSlackにも通知する
試してみる
■概要
Yoomの入力フォームに新入社員情報が入力されたら、HRMOSに社員情報を登録して、その内容をSlackにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入社管理を行う方
・企業の人事部や総務部のご担当者
・企業から入社手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を数多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
新しい従業員の入社手続きは人事労務の中で重要な仕事ではあるものの、人事労務管理ツールへの登録などは手間のかかる作業です。更に、社内で別のコミュニケーションツールも平行で運用している場合、毎回人事労務管理ツールに入力した情報を別のコミュニケーションツールにも手動で通知する必要があります。
この非効率な業務状況を打開したい方にこのフローは最適です。このフローを使うとYoomの入力フォームに新入社員情報が入力された時点で、HRMOSに対して社員情報を自動で登録されてSlackにも手入力することなく通知することができます。
■注意事項
・HRMOS、SlackのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
Zoomでミーティングが作成されたら、HRMOSで社員の雇用条件を取得する
試してみる
■概要
Zoomでの面接やミーティング設定後、参加者の情報をHRMOSで都度確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Zoomで新しいミーティングが作成されると、自動でHRMOSから関連する社員情報を検索・取得し、指定した宛先にメールで通知します。ZoomとHRMOSを連携させることで、人事関連のコミュニケーションを円滑にし、手作業による確認の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとHRMOSを利用し、社内ミーティングを頻繁に行う人事・採用担当者の方
- ミーティング参加者の情報を手作業で確認しており、業務の非効率性を感じているマネージャーの方
- Zoomでの予定作成を起点として、HRMOSのデータと連携した業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングを作成するだけで、HRMOSの社員情報取得から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の検索ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHRMOSの「社員を検索」アクションを設定し、対象となる社員を検索します。
- 続けて、HRMOSの「社員の雇用条件を取得」アクションを設定し、詳細な情報を取得します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を関係者に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSの「社員の雇用条件を取得」アクションでは、取得したい情報の条件として、固定の値を設定したり、前段のオペレーションで取得したアウトプットを変数として設定したりすることが可能です。
- メール送信のアクションでは、送信先アドレスを任意で設定できるだけでなく、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
- Zoom、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
履歴書をOCRで読み取りHRMOSに従業員を登録する
試してみる
■概要
履歴書をOCRで読み取りHRMOSに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HRMOSで人事業務を行う方
・人事情報の一元管理でHRMOSを活用している方
・HRMOSへの従業員情報の登録を手動で行う方
2.新卒や中途採用を担当している方
・内定者への入社手続きを行う方
・採用後の従業員情報の登録で履歴書のデータを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
HRMOSは採用活動や人事業務を効率化できるシステムで、データの一元管理に役立ちます。
しかし、採用活動における新入社員の登録作業は手動で行う必要があり、誤入力や登録漏れが発生する恐れがあります。
このフローは、フォームから送信された履歴書をOCRで読み取り、そのデータをHRMOSに自動で登録することができるため、手動作業を効率化することが可能です。
履歴書のデータを元に登録作業をシームレスに行えるため、正確なデータをHRMOSに登録して管理することができます。
HRMOSへの登録作業を自動化することで、誤入力や登録漏れの心配もなくなり、入社手続きをスムーズに進めることができます。
■注意事項
・HRMOSとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
HRMOSの緊急連絡先更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、従業員エンゲージメント向上施策といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Google スプレッドシート以外のツールからも更新できますか？
A：
はい、業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、普段使用しているツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：データ不備の場合、フローはどうなりますか？
A：
社員IDがHRMOSに存在しない場合や、必須項目が空欄のままになっている場合はフローがエラーになり、「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがあります」などのメッセージが画面に表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：この自動化フローの実行にかかるコストはどれくらいですか？
A：
HRMOSとGoogle スプレッドシートはフリープランから利用できるツールです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、今回のフローの場合、社員の緊急連絡先情報を更新の1タスク消費となりますので、毎月100件の登録までは無料プランで利用可能です。
