・
.jpg)
「毎月発生する発注書の更新作業、もっと楽にできないかな…」
「複数の発注書情報を一つひとつ手作業で更新するのは時間がかかるし、入力ミスも心配…」
このように、クラウド型業務・経営管理システムboardでの定期的な発注書更新業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、指定した日時にGoogle スプレッドシートなどの情報をもとに、board上の発注書を一括で自動更新できる仕組みがあれば、こうした定型的な更新作業から解放され、請求管理や顧客とのコミュニケーションといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはboardの発注書を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、boardの発注書を一括で自動更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
boardのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からboardを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【全曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法は「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
まず、テストで使用する発注書一覧をGoogle スプレッドシートで作成しましょう。
データを正しく紐づけるため【発注No】を必須で入力してください。
▼今回テストで使用する発注書
作成が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から作成したテストシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回は発注Noが入力されているレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300件）取得され、「取得した値」に追加されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得したレコードの数だけループ処理を行って、発注書を更新する設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目(発注Noや小計)を設定しましょう。
『＋取得した値を追加』をクリックし項目を増やす事も可能です。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
「発注の一覧を取得」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「APIキー」は、https://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「発注No」は、取得した値から【ループ変数】を引用しましょう。
下へスクロールし「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、発注一覧が取得されます。
内容を確認し「完了」を押してください。
「発注書の更新」をクリックしてください。
再度、boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう
「APIキー」は、前ステップと同様にhttps://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「発注書ID」は、発注の一覧を取得アクションで取得した【発注情報ID】を設定しましょう。取得した値から引用できます。
その他、連携する項目を【ループ変数】を活用し設定してください。
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に発注書が更新されるので、boardを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
最後に、更新されたことを知らせる通知の設定をしていきます。
「メールを送る」を、クリックしてください。
「To」は、通知先のメールアドレスを設定します。
「CC」や「BCC」も任意で設定可能です。
なお、最後にメール送信テストを行うので、受信可能なアドレスを入力しておきましょう。
「件名」と「本文」は、取得した値や日付を引用し設定できます。
用途に合わせ固定値と変数(取得した値)を組み合わせて、自由に作成してみましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、boardの発注書を一括で自動更新するフローの連携手順になります！
boardの発注書更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な更新作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純な更新作業から解放され、請求管理や顧客対応といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：好きなタイミングで手動実行できますか？
A：
はい、実行可能です。
今回はスケジュールトリガーでフローボットを進めましたが、業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、「スケジュールトリガー」→「手動起動」に変更することもできます。
詳しい設定方法と手動起動については、以下のページをご確認ください。
Q：更新できる具体的な項目は？
A：
発注日・納期・備考・金額情報のほか、表示設定、納品場所、明細行（日付、数量、単価など）といった発注内容に関する主要な項目を更新できます。
Q：発注Noが存在しない場合どうなりますか？
A：
入力ミスや不備としてエラーが発生し、Yoomに登録しているメールアドレス宛に通知が送信されます。
また、Yoom画面上にも「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.avif)
