■概要
定期的に発生するboardの発注書更新作業に、手間や時間を取られていませんか？ 特に複数の発注情報を手作業で一つひとつ更新するのは、入力ミスなどのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートの情報を基に、boardの発注書を自動で一括更新することが可能です。これにより、面倒な転記作業から解放され、正確かつ効率的な発注管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardでの発注書作成・更新業務に多くの時間を費やしている購買・経理担当者の方
- Google スプレッドシートとboardで発注情報を管理しており、自動化による効率化を目指している方
- 手作業による発注書情報の転記ミスや更新漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にGoogle スプレッドシートからboardへ情報が自動で同期されるため、これまで手作業で行っていた発注書の更新作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な発注管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとboardをYoomと連携します。
- トリガーで「スケジュールトリガー」を設定し、指定した日時になるとフローが起動するようにします。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、発注書情報を取得します。
- 次に、「繰り返し処理」を設定し、取得した情報を1件ずつ処理できるようにします。
- 繰り返し処理の中で、boardの「発注の一覧を取得」アクションを設定し、更新対象の発注書を特定します。
- 続けて、boardの「発注書の更新」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を基に発注書を更新します。
- 最後に、「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を担当者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や時間帯を業務に合わせて任意で設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得するアクションでは、発注情報を管理しているファイルやシートを任意で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知を受け取りたい担当者のメールアドレスや、件名、本文の内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- ・boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- あらかじめGoogle スプレッドシートにboardの「発注No」を記載してください。
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