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「検収完了のメールは来たのに、boardのステータス更新を忘れてしまった…」
「毎月の締処理で、大量の検収書とメールの内容を一つひとつ突き合わせる作業に時間がかかりすぎている…」
このように、請求・発注管理ツール「board」における検収書のステータス管理で、手作業による更新漏れや確認作業の煩雑さにお悩みではありませんか？
もし、取引先から検収完了のメールを受信するだけで、自動的にboard上の該当する検収書のステータスが更新される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
更新漏れのリスクをなくし、より迅速で正確な月次決算業務に時間を充てることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboard上の検収書ステータスを管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
メール受信をトリガーにboardの検収書を更新するフローを作ってみよう
それではここから、Gmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／board
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Gmailとboardをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
boardのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からboardを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Gmailと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
次にフローボットを起動するための「キーワード」を設定してください。
今回のテストでは、件名の単語やフレーズでメールを検索する【subject:】という演算子を活用しました。
※演算子について
ここで、連携したGmailアドレスにテストメールを送信しておきましょう。
以下2点を含めたメールを作成してください。
▼今回テストで使用する検収書
完了したらYoomの設定画面に戻り、「テスト」を行ってください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メールの内容が反映していればOKです。「保存する」を押して次に進みましょう！
ステップ4：AI機能でテキストから項目を抽出する
「テキスト抽出」をクリックしてください。
変換タイプは 「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 が、デフォルトで設定されています。
抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動するので、「変更」から任意の変換タイプを選択してください。
詳しくは、テキストからデータ抽出の設定方法についてもご参照ください。
「対象のテキスト」は、取得した値からAIに抽出させるテキストを設定しましょう。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「抽出したい項目」は、テキストの中からどの項目を抽出するかを入力します。
今回のテストでは【発注No】を抽出します。
「指示内容」は、AIに対して抽出する際の条件や指示を自由に記入できます。
設定が完了したら「テスト」を実行してください。
指定した項目が抽出されていれば、テスト成功です。
「完了」を押して次へ進みましょう。
ステップ5：boardの発注一覧を取得する
「発注の一覧を取得」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「APIキー」は、https://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「発注No」は前ステップで抽出した発注Noを、取得した値から設定しましょう。
完了したら下へスクロールし「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、発注情報が取得されます。
内容を確認し「完了」を押してください。
ステップ6：boardの検収書を自動更新する
「検収書を更新」をクリックしてください。
再度、boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「APIキー」は、ステップ5と同様の設定をしてください。
「検収書ID」は、取得した値から引用し設定可能です。
「検収日」は、日付を活用し設定してください。
「備考」に検収完了メールを入力しておくと、確認時もスムーズです。
取得した値から引用しておきましょう。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に検収書が自動更新されるので、boardを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ7：メールを送る
最後に検収書の更新を知らせるメールの設定を行いましょう。
「メールを送る」をクリックしてください。
Gmailと連携するアカウントに間違いがないか確認しましょう。
「To」は、任意のメールアドレスを設定してください。
「CC」「BCC」「差出人の名前」も任意で設定できます。
なお、メール送信テストを行うので受信可能なメールアドレスを設定してください。
「件名」と「本文」は、取得した値を引用し設定できます。
必要に応じて内容や使用する値を自由に変更してください。
入力が完了したら「次へ」進みましょう。
先ほど設定した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上がGmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新するフローの連携手順になります！
board APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先を取得し発注書の作成とメールの送信を自動化したり、指定日時にboardで請求リストを取得し、Google スプレッドシートに追加したりできます。また、boardで案件の受注が確定したら、見積書を取得してSlackで通知したり、kintoneでレコードが登録されたら、boardに発注を自動登録したりすることも可能です。さらに、boardの失注案件を自動で一括削除したり、boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成したりといった、営業・管理業務の自動化も行えます。
まとめ
boardの検収書更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた、検収完了メールの確認からboardのステータス変更までの一連の業務をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、経理担当者は更新漏れを気にすることなく、請求書発行などの次のアクションにスムーズに移ることができ、月次決算の早期化にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Gmail以外のメール（例：Outlook）でも同じことは可能ですか？
A：
可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、普段使用しているメールツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：この自動化で消費するYoomのタスク数はどれくらいですか？
A：
今回のフローの場合、
の5タスク消費となります。なお、AIを使用した「データの抽出」はテキストの文字数によって消費タスク数が変動するのでご注意ください。
Q：自動化が失敗したらどうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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