「Google スプレッドシートで管理している申請情報を、freee会計と同期させるのが大変…」
「申請内容の変更があるたびにfreee会計を開いて、該当の申請を探し更新する作業に追われて本来の業務が進まない…」
このように各種申請の更新作業における手間の多さや、それに伴うヒューマンエラーにお悩みではありませんか？
もしGoogle スプレッドシートの情報が更新された際、freee会計の各種申請内容を自動更新できる仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
これにより月次決算や予実管理といった、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
freee会計の各種申請を更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計で各種申請を更新する
試してみる
Google スプレッドシートの情報をもとにfreee会計の各種申請を更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計で各種申請を更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／freee会計
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとfreee会計のマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とfreee会計のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計で各種申請を更新する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートとfreee会計のマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
freee会計とYoomのマイアプリ登録
右上の検索窓からfreee会計を検索しましょう。
お使いのアカウントでログインしてください。
一番下までスクロールし「許可する」をクリックするとfreee会計のマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計で各種申請を更新する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
まずfreee会計でテスト用の申請を作成し、下書き保存してください。
今回は例として、以下のような申請を作成しました。
次に、申請管理用のGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
今回は、I列の「金額」を3000円から4000円に修正したことをトリガーとして、freee会計側の申請も自動修正されるよう設定していきます。
※Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は
【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項をご参照ください。
↓
用意できたらYoomの設定画面に戻り「行が更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「行が更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、連携するスプレッドシートIDを候補から選択してください。
シートIDも同様に選択します。
最後にテーブル範囲を選択してテストしましょう。
今回の「一意の値が入った列」は
各種申請IDが入ったD列、「更新を検知したい列」は
金額が入ったI列としました。
※
各種申請IDは申請ごとに必ず違うIDが付くため、ユニークキーとして用いることができます。
成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※
取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：freee会計のアクション設定
先ほど取得したGoogle スプレッドシートの申請情報をもとに、freee会計の申請を修正します。「各種申請を更新」をクリック。
※
freee会計と連携して出来ることもご参照ください。
ステップ3と同様、アクションは「各種申請を更新」のまま「次へ」をクリックします。
Google スプレッドシートから取得した値を設定して、各項目を埋めていきましょう。必須項目以外は空欄でも問題ありません。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の申請情報を反映できます。
ステータスは「申請中」または「下書き」から選択してください。今回は下書きを修正する想定なので「下書き」を選択しています。
申請項目は予め設定されています。今回は金額の修正という内容になっていますね！
テストするにあたり、申請項目でtitleも設定しないとエラーとなってしまいます。
そのため修正するか否かに関わらず、titleは必ず設定するようにしましょう。
「+ 申請項目を追加」をクリックすると枠を増やすことができるので、ここに入力していきます。
この項目ID・項目タイプはあくまでエラー回避のために設定するので、titleに該当するIDと「title」というタイプ名を固定値で直接入力してOKです。
項目の値は毎回異なるため、変数として反映されるよう取得した値を用いて設定してください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google スプレッドシートの修正点に合わせて、freee会計の申請内容も自動で修正されました！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計で各種申請を更新する方法でした！
freee会計を活用したその他の自動化例
Yoomでは、freee会計を活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、freee会計に関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
SalesforceやHubSpotと連携し、freee会計の請求発行や取引先登録を自動化できます。
例えば、OCRによるデータ入力、経費申請のNotion記録、未払情報の自動督促メールやSlack通知まで対応し、経理実務をスマートに統合します。
Discordで請求書が投稿されたら、OCRしてfreee会計にデータを反映する
試してみる
■概要
Discordで受け取る請求書を都度ダウンロードし、内容を確認してfreee会計へ手入力する作業に手間を感じていませんか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordに投稿された請求書のOCR処理からfreee会計へのデータ登録までを自動化できるため、請求書処理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordとfreee会計を利用して請求書処理を行っている経理担当者の方
・請求書のOCR処理を手作業で行っており、一連の業務を自動化したいと考えている方
・請求書の転記作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務効率を改善したい方
■注意事項
・Discord、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計に取引先情報も更新するフローです。
HubSpotに取引が作成されたら、freee会計にも取引先を作成する
試してみる
HubSpotに新しい取引が作成されたら、freee会計にも取引先を作成するフローです。
LINEでメッセージが投稿されたら、freee会計で取引先を作成する
試してみる
■概要
「LINE公式アカウントにメッセージが投稿されたら、freee会計で取引先を作成する」ワークフローは、YoomのAPI連携やAIを駆使したシンプルな自動化です。
LINEで得た顧客情報を一度の操作でfreee会計へ反映し、入力漏れを防止できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINE公式アカウントで受信した顧客情報を、手作業でfreee会計に都度登録している方
・取引先マスタの更新作業に時間を取られ、経理処理の効率化を図りたい方
・LINEとfreee会計の連携を試してみたいワークフロー初心者の方
・顧客情報の入力漏れや転記ミスによるトラブルを防ぎたい経営者やチームリーダーの方
■注意事項
・freee会計、LINEのそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceの商談フェーズが特定のフェーズに更新されたら、会社情報を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行する
試してみる
Salesforceの商談フェーズが特定のフェーズに更新されたら、会社情報を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行するフローです。
■注意事項
・Salesforce、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
freee会計に各種申請などが作成されたら、Notionのページを作成する
試してみる
freee会計に各種申請などが作成されたら、Notionのページを作成するフローです。
freee会計に経費申請が作成されたら、Gmailでメールを送信する
試してみる
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Gmailに申請内容を送信するフローです。
指定日時にfreee会計から支払い期日の過ぎた取引情報を取得し、催促メールを送信する
試してみる
■概要
支払い期日を過ぎた取引先への督促連絡は、件数が増えるほど確認やメール作成に時間がかかり、対応漏れのリスクも伴う重要な業務です。このワークフローを活用すれば、指定した日時にfreee会計から支払い期日の過ぎた取引情報を自動で取得し、催促メールを送信する一連の流れを自動化できます。手間のかかるfreee会計を利用した督促業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee会計で多数の取引を管理しており、督促業務に追われている経理担当者の方
・督促メールの送信漏れや遅延をなくし、効率的に債権回収を行いたいと考えている方
・手作業で行っているfreee会計での督促連絡を自動化したいと考えている経営者の方
■注意事項
・freee会計とYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
指定日時にfreee会計から申請一覧を取得してSlackに通知する
試してみる
■概要
freee会計で提出された各種申請を都度確認し、関係者に共有する作業は手間がかかる上に、見落としのリスクも伴います。
特に、定期的にfreee会計から申請の一覧を取得して確認する業務は、定型的でありながらも重要な作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にfreee会計から各種申請の一覧を自動で取得し、Slackに通知することが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee会計で提出される申請の一覧を定期的に確認している経理や総務担当者の方
・申請の承認漏れや確認の遅延を防ぎ、業務を効率化したいと考えているチームリーダーの方
・Slackを活用して、チーム内での申請に関する情報共有を円滑に進めたいと考えている方
■注意事項
・freee会計、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
指定日時にfreee会計から請求書一覧を取得して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
freee会計に登録された請求書情報を、定期的にMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にfreee会計から請求書一覧を自動で取得し、Microsoft Excelのシートへ追加する処理を自動化できるため、毎月のレポート作成などの定型業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee会計とMicrosoft Excelを用いた請求書管理を手作業で行っている経理担当者の方
・指定日時に請求書データを自動で集計し、チームの生産性を高めたいと考えている方
・請求書管理の定型業務を自動化し、コア業務へ集中できる環境を構築したい方
■注意事項
・freee会計、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
freee会計の各種申請更新を自動化することで、
これまで手作業で行っていた情報転記や更新作業の手間をなくし、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより経理担当者は単純な申請管理業務から解放され、より専門性が求められるコア業務に集中できる環境が整いますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Google スプレッドシートの特定の項目タイプのみをfreee会計で修正できますか？
A：
分岐設定を追加することで可能です。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
例えば分岐条件を「項目タイプがamount(特定のタイプ名)という値と等しい場合」に設定すると、特定の項目タイプの申請のみを修正対象とすることができます。
Q：ユニークキーとなる「各種申請ID」はどこで確認できますか？
A：
freee会計の申請詳細ページのURLから確認できます。例えば以下のようなURLの場合、1234567が各種申請IDです。
https://secure.freee.co.jp/approval_requests/1234567
Q：更新完了をSlackなどで通知できますか？
A：
可能です。例えばSlackに通知したい場合「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションを追加しましょう。
